पापो (https://papo.global/) में सेवा के दौरान बातचीत को दूसरे एजेंट को स्थानांतरित करने के लिए, बातचीत खोलें और साइड पैनल में असाइनमेंट विकल्पों का उपयोग करें। आप मैन्युअल रूप से एक विशिष्ट एजेंट को निर्दिष्ट कर सकते हैं, बातचीत को एक टीम की कतार में भेज सकते हैं, और अगले एजेंट को संदर्भ देने के लिए एक वैकल्पिक आंतरिक नोट जोड़ सकते हैं। ये क्रियाएँ ग्राहक के लिए अदृश्य हैं और टीम के लिए इतिहास को व्यवस्थित रखती हैं।
स्थानांतरण के तरीकों का सारांश
| क्रिया | कैसे करें | इसके लिए आदर्श |
|---|---|---|
| एजेंट को असाइन करें | बातचीत के साइड पैनल में, "एजेंट असाइन किया गया" फ़ील्ड को सहकर्मी के नाम में बदलें। | किसी विशिष्ट व्यक्ति को मामला सौंपें, जैसे विशेषज्ञ या निरंतरता के लिए जिम्मेदार। |
| टीम को असाइन करें | उसी पैनल में, "टीम असाइन की गई" फ़ील्ड में वांछित टीम का चयन करें। | किसी विभाग को अग्रेषित करें, जैसे बिक्री, समर्थन या वित्त, बिना एजेंट चुने। |
| आंतरिक नोट जोड़ें | स्थानांतरित करने से पहले, बातचीत में संदर्भ के साथ एक निजी टिप्पणी दर्ज करें। | सभी स्थानांतरणों के लिए, ताकि अगले एजेंट को शुरू से शुरू न करना पड़े। |
बातचीत को दूसरे एजेंट को कैसे स्थानांतरित करें
स्थानांतरण सीधे सेवा स्क्रीन पर किया जाता है, बातचीत छोड़े बिना।
- जिस बातचीत को स्थानांतरित करना चाहते हैं उसे खोलें।
- दाएँ साइड पैनल में, एजेंट असाइन किया गया फ़ील्ड ढूंढें।
- फ़ील्ड पर क्लिक करें और उस एजेंट का नाम चुनें जिसे सेवा संभालनी चाहिए।
- बातचीत आपकी कतार से निकल जाती है और चुने गए एजेंट के इनबॉक्स में चली जाती है।
स्थानांतरित करने से पहले, आप बातचीत में ही एक आंतरिक नोट जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए: "ग्राहक बिल की देय तिथि बदलना चाहता है। मैंने डेटा की पुष्टि कर ली है।" इस तरह, सहकर्मी को संदर्भ के साथ मामला मिलता है और प्रश्न दोहराने की आवश्यकता नहीं होती।
टीम को कैसे स्थानांतरित करें
जब विषय को किसी विशिष्ट विभाग की आवश्यकता हो, तो टीम असाइनमेंट का उपयोग करें।
- बातचीत खुली रहने पर, साइड पैनल में टीम असाइन की गई फ़ील्ड ढूंढें।
- उपयुक्त टीम चुनें, जैसे बिक्री, समर्थन या वित्त।
- बातचीत उस टीम की साझा कतार में प्रवेश करती है।
यदि टीम के लिए स्वचालित असाइनमेंट सक्षम है, तो पापो बातचीत को ऑनलाइन और उपलब्ध सदस्य को बारी-बारी से सौंपता है। अन्यथा, टीम का कोई भी सदस्य मैन्युअल रूप से संभाल सकता है।
स्थानांतरण में आंतरिक नोट कैसे मदद करता है
आंतरिक नोट उस बातचीत के भीतर एक निजी संदेश की तरह काम करता है। यह केवल टीम के लिए दिखाई देता है, ग्राहक के लिए कभी नहीं। स्थानांतरित करते समय, आप नोट का उपयोग इसके लिए कर सकते हैं:
- जो पहले हल हो चुका है उसका सारांश दें।
- ग्राहक को अब क्या चाहिए यह समझाएं।
- तत्काल दृश्यता देने के लिए किसी सहकर्मी या टीम का उल्लेख करें।
- आंतरिक निर्णय या अनुमोदन दर्ज करें।
यह पुनः कार्य को कम करता है और ग्राहक को प्रत्येक नए एजेंट के लिए समान जानकारी दोहराने से बचाता है।
सेवा के दौरान कब स्थानांतरित करें
मैन्युअल स्थानांतरण तब समझ में आता है जब:
- मामले के लिए विशेषज्ञ की आवश्यकता हो, जैसे तकनीकी सहायता स्तर 2।
- सेवा को विभाग बदलने की आवश्यकता हो, जैसे पूर्व-बिक्री से बिक्री या समर्थन से वित्त।
- शिफ्ट परिवर्तन हो और कोई अन्य एजेंट अनुवर्ती कार्य जारी रखेगा।
- प्रतिक्रिया से पहले किसी प्रबंधक को कार्रवाई की समीक्षा या अनुमोदन करना हो।
- बातचीत गलत व्यक्ति तक पहुंच गई हो और सही टीम के पास जानी चाहिए।
आवर्ती और स्वचालित स्थानांतरणों के लिए, पापो स्वचालन नियम कॉन्फ़िगर करने की भी अनुमति देता है जो ट्रिगर्स के आधार पर बातचीत को टीम को सौंपते हैं, जैसे स्रोत इनबॉक्स या टैग।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
एजेंट को असाइन करने और टीम को असाइन करने में क्या अंतर है?
एजेंट को असाइन करने से वह व्यक्ति बातचीत का एकमात्र जिम्मेदार बन जाता है। टीम को असाइन करने से बातचीत एक साझा कतार में आ जाती है, जिसमें कोई भी उपलब्ध सदस्य मैन्युअल या स्वचालित रूप से संभाल सकता है।
जब बातचीत स्थानांतरित की जाती है तो क्या ग्राहक को सूचित किया जाता है?
नहीं। स्थानांतरण और आंतरिक नोट्स ग्राहक के लिए अदृश्य क्रियाएँ हैं। बातचीत उसी इतिहास में जारी रहती है, बिना किसी बाहरी सूचना के।
क्या मैं स्थानांतरित कर सकता हूँ और साथ ही संदर्भ छोड़ सकता हूँ?
हाँ। एजेंट या टीम बदलने से पहले, मामले के सारांश के साथ एक आंतरिक नोट जोड़ें। अगला एजेंट बातचीत के इतिहास में यह नोट देखेगा।
क्या मुझे मैन्युअल रूप से स्थानांतरित करने के लिए कुछ कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता है?
नहीं। असाइनमेंट विकल्प बातचीत के साइड पैनल में उपलब्ध हैं। अतिरिक्त कॉन्फ़िगरेशन केवल तब आवश्यक है जब आप स्वचालन के साथ स्वचालित स्थानांतरण बनाना चाहते हैं।
टीम को असाइन करने के बाद बातचीत कहाँ जाती है?
यह चयनित टीम की साझा कतार में प्रवेश करती है। यदि स्वचालित असाइनमेंट सक्रिय है, तो पापो इसे ऑनलाइन और उपलब्ध सदस्य को निर्देशित करता है; यदि नहीं, तो टीम का कोई भी सदस्य संभाल सकता है।
यह भी पढ़ें
- सेवा में सहयोग करने के लिए आंतरिक नोट्स का उपयोग कैसे करें?
- किसी विशिष्ट चैनल की बातचीत को टीम को स्वचालित रूप से असाइन करने के लिए नियम कैसे कॉन्फ़िगर करें
पहला उपयोगकर्ता मुफ्त है, बिना कार्ड के, और आप एक ही पैनल में एजेंटों के बीच बातचीत स्थानांतरित करने के लिए अपना व्हाट्सएप कनेक्ट कर सकते हैं।