Papo (https://papo.global/) पर प्रत्येक टीम या इनबॉक्स के लिए अलग-अलग सेवा समय निर्धारित करने के लिए, आप वांछित इनबॉक्स में सीधे कार्य समय कॉन्फ़िगर करते हैं और उससे केवल जिम्मेदार टीम को जोड़ते हैं। इस तरह, प्रत्येक टीम अपने स्वयं के कार्य समय के साथ काम करती है, और किसी विभाग के समय के बाहर प्राप्त संदेश अन्य के संचालन को प्रभावित नहीं करते।
जब किसी कंपनी में कई टीमें होती हैं — जैसे बिक्री, सहायता और वित्त — तो प्रत्येक के कार्य समय अलग हो सकते हैं। Papo आपको प्रत्येक चैनल या विभाग के लिए अलग इनबॉक्स बनाने देता है और प्रत्येक में वे दिन और समय निर्धारित करने देता है जब मानव सहायता सक्रिय रहती है। इस अवधि के बाहर, सिस्टम स्वचालित रूप से एक व्यक्तिगत अनुपस्थिति संदेश भेजता है और बातचीत को कतार में रखता है, बिना किसी एजेंट को सौंपे, अगली पाली शुरू होने तक।
| सुविधा | क्या करती है | विभिन्न टीमों के लिए लाभ |
|---|---|---|
| प्रति इनबॉक्स सेवा समय | किसी विशिष्ट इनबॉक्स के कार्य दिन और समय निर्धारित करता है। | प्रत्येक टीम (जैसे बिक्री, सहायता) का अपना कार्य समय हो सकता है, बिना दूसरों से टकराव के। |
| व्यक्तिगत अनुपस्थिति संदेश | जब संदेश उस इनबॉक्स के समय के बाहर आता है तो ग्राहक को स्वचालित पाठ भेजा जाता है। | विभाग के समय को स्पष्ट रूप से बताता है, अपेक्षाओं को प्रबंधित करता है और ग्राहक की चिंता कम करता है। |
| इनबॉक्स से टीम जोड़ना | इनबॉक्स तक पहुँच केवल चुनी गई टीम के सदस्यों तक सीमित करता है। | यह सुनिश्चित करता है कि बातचीत सही विशेषज्ञों तक पहुँचे और अन्य विभागों के एजेंटों को गलत तरीके से सूचना न मिले। |
| असाइनमेंट नियंत्रण | समय के बाहर की बातचीत एजेंटों को वितरित नहीं की जाती; अगली पाली तक कतार में रहती है। | यह SLA प्रभावित होने से बचाता है और आराम के दौरान टीम को सूचनाएँ मिलने से रोकता है। |
इनबॉक्स के अनुसार सेवा समय कैसे काम करता है
तर्क सरल है: आपके द्वारा बनाया गया प्रत्येक इनबॉक्स (WhatsApp, Instagram, ई-मेल, आदि) का अपना कार्य समय हो सकता है। जब नया संदेश आता है, तो Papo उस विशिष्ट इनबॉक्स का समय जाँचता है।
- समय के अंदर: बातचीत सामान्य वितरण प्रवाह का पालन करती है — रोटेशन या मैन्युअल नियमों के अनुसार संबंधित टीम के एजेंट को सौंपी जाती है।
- समय के बाहर: सिस्टम तुरंत उस इनबॉक्स के लिए कॉन्फ़िगर किया गया अनुपस्थिति संदेश भेजता है और बातचीत को सामान्य कतार में “अपठित” के रूप में रखता है। यह तभी किसी एजेंट को सौंपी जाएगी जब उस इनबॉक्स का सेवा समय फिर शुरू होगा।
इस प्रकार, यदि बिक्री टीम 9 बजे से 18 बजे तक काम करती है और सहायता टीम 8 बजे से 20 बजे तक, तो प्रत्येक का अपना सेवा प्रवाह होगा, बिना एक-दूसरे में हस्तक्षेप किए।
प्रत्येक टीम के लिए अलग समय कॉन्फ़िगर करने के चरण
स्वतंत्र समय वाले इनबॉक्स बनाने और उन्हें सही टीमों से जोड़ने के लिए इन चरणों का पालन करें।
1. प्रत्येक टीम के लिए अलग इनबॉक्स बनाएँ
सेटिंग्स → इनबॉक्स पर जाएँ और टीम द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक चैनल के लिए नया इनबॉक्स जोड़ें (जैसे “WhatsApp बिक्री”, “Instagram सहायता”)। निर्माण के दौरान, आप चैनल चुन सकते हैं और फिर एजेंट या टीमें जोड़ सकते हैं। यदि आपने अभी तक टीमें नहीं बनाई हैं, तो आप यह बाद में कर सकते हैं।
2. इनबॉक्स का सेवा समय निर्धारित करें
इनबॉक्स सूची में, जिस इनबॉक्स को कॉन्फ़िगर करना है उसे खोजें और उसकी सेटिंग्स पर जाएँ। सेवा समय (या समान) अनुभाग खोजें। इसमें आप यह कर सकेंगे:
- सप्ताह के वे दिन चुनें जिनमें टीम सेवा देती है।
- प्रत्येक दिन के लिए, कार्य शुरू और समाप्ति का समय निर्धारित करें।
- जिन दिनों सेवा नहीं है (जैसे शनिवार और रविवार) उन्हें अनचेक छोड़ दें।
3. अनुपस्थिति संदेश को व्यक्तिगत बनाएँ
उसी स्थान पर, समय के बाहर ग्राहकों को भेजे जाने वाले स्वचालित संदेश के लिए एक फ़ील्ड है। ऐसा पाठ बनाएँ जिसमें शामिल हो:
- संपर्क के लिए धन्यवाद।
- जानकारी कि टीम सेवा समय के बाहर है।
- उस विभाग का कार्य समय।
- वापसी की अपेक्षा (जैसे “हम वापस आते ही जवाब देंगे, सोमवार को 9 बजे से।”)।
बिक्री टीम के लिए उदाहरण:
“नमस्ते! हमारी बिक्री टीम से संपर्क करने के लिए धन्यवाद। हमारा सेवा समय सोमवार से शुक्रवार, 9 बजे से 18 बजे तक है। आपका संदेश प्राप्त हो गया है और हम जल्द से जल्द जवाब देंगे। फिर मिलते हैं!”
परिवर्तन सहेजें।
4. इनबॉक्स से टीम जोड़ें
इनबॉक्स की सेटिंग्स में ही, सहयोगी (या समान) टैब पर जाएँ। वांछित टीम चुनें (जैसे “बिक्री टीम”) या एजेंटों को अलग-अलग जोड़ें। केवल इन सहयोगियों को इस इनबॉक्स की बातचीत तक पहुँच होगी। टीमें बनाने और प्रबंधित करने के लिए, खाता सेटिंग्स में विशेष टीमें अनुभाग का उपयोग करें।
5. शेष टीमों के लिए प्रक्रिया दोहराएँ
जितने इनबॉक्स आवश्यक हों, बनाएँ, प्रत्येक के अपने समय और अनुपस्थिति संदेश के साथ। इस तरह, सहायता टीम का विस्तारित कार्य समय हो सकता है, जबकि वित्त टीम केवल व्यावसायिक समय में काम करती है, उदाहरण के लिए।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या मैं एक ही WhatsApp नंबर का उपयोग करके बिक्री और सहायता के लिए अलग समय रख सकता हूँ?
सीधे एक ही नंबर पर नहीं। आदर्श यह है कि प्रत्येक टीम के लिए अलग इनबॉक्स बनाएँ, प्रत्येक को अलग चैनल से जोड़ें (जैसे बिक्री के लिए एक WhatsApp नंबर और सहायता के लिए दूसरा)। इस तरह, प्रत्येक इनबॉक्स का अपना सेवा समय होगा।
यदि कोई ग्राहक किसी विशिष्ट टीम के समय के बाहर संदेश भेजता है तो क्या होता है?
बातचीत उस टीम के इनबॉक्स में दर्ज होती है, ग्राहक को व्यक्तिगत अनुपस्थिति संदेश मिलता है और बातचीत किसी एजेंट को नहीं सौंपी जाती। यह उस इनबॉक्स की अगली पाली शुरू होने तक वितरण की प्रतीक्षा करेगी।
क्या अनुपस्थिति संदेश प्रत्येक इनबॉक्स के लिए अलग हो सकता है?
हाँ। प्रत्येक इनबॉक्स अपना अनुपस्थिति संदेश कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देता है, जो उस इनबॉक्स के निर्धारित समय के बाहर संदेश आने पर स्वचालित रूप से भेजा जाएगा।
क्या यह एजेंट रोटेशन को प्रभावित करता है?
नहीं। रोटेशन (स्वचालित वितरण) केवल इनबॉक्स के सेवा समय के दौरान होता है। इसके बाहर, बातचीत किसी को नहीं सौंपी जाती, जिससे पाली फिर शुरू होने पर आगमन क्रम सुरक्षित रहता है।
क्या इनबॉक्स से जोड़ने से पहले टीम बनाना आवश्यक है?
अनिवार्य रूप से नहीं। आप इनबॉक्स के सहयोगी टैब में एजेंटों को अलग-अलग जोड़ सकते हैं। हालाँकि, टीमें बनाना प्रबंधन को आसान बनाता है, क्योंकि यह एक बार में सदस्यों को जोड़ने या हटाने की अनुमति देता है, और परिवर्तन उन सभी इनबॉक्स में दिखता है जहाँ वह टीम जुड़ी है।
मैं कैसे जाँचूँ कि कॉन्फ़िगरेशन सही है?
जुड़े चैनल (जैसे WhatsApp) पर उस इनबॉक्स के लिए निर्धारित समय के बाहर संदेश भेजें। आपको स्वचालित रूप से अनुपस्थिति संदेश मिलना चाहिए, और पाली शुरू होने तक बातचीत किसी भी एजेंट को सौंपी हुई नहीं दिखनी चाहिए।
यह भी पढ़ें
- विशिष्ट टीमों से इनबॉक्स कैसे जोड़ें?
- किसी विशिष्ट चैनल की बातचीत को टीम को स्वचालित रूप से सौंपने के लिए नियम कैसे कॉन्फ़िगर करें
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