पापो (https://papo.global/) में केवल एक इनबॉक्स तक सीमित पहुंच वाले एजेंट को आमंत्रित करने के लिए, आपको एक कस्टम भूमिका बनानी होगी जो दृश्यमान मॉड्यूल को प्रतिबंधित करे और एजेंट को विशेष रूप से उस इनबॉक्स के लिए जिम्मेदार टीम से जोड़ना होगा, यह सुनिश्चित करते हुए कि वह केवल उस चैनल की बातचीत देखे।
यह कॉन्फ़िगरेशन तब आदर्श है जब आपको किसी बाहरी एजेंट, पार्टनर या तृतीय-पक्ष टीम को केवल किसी विशिष्ट ग्राहक या विभाग की बातचीत तक पहुंच की आवश्यकता हो, बिना खाते के अन्य इनबॉक्स देखे।
कॉन्फ़िगरेशन का सारांश
| चरण | क्या करें |
|---|---|
| कस्टम भूमिका | एक प्रोफ़ाइल बनाएँ जो केवल बातचीत मॉड्यूल (और अन्य आवश्यक) तक पहुंच की अनुमति दे, रिपोर्ट, सेटिंग्स या कानबन जैसे मॉड्यूल को ब्लॉक करे। |
| समर्पित टीम | एक टीम बनाएँ जिसमें केवल वे एजेंट हों जो उस इनबॉक्स को देख सकें। |
| इनबॉक्स से जुड़ाव | एजेंट को व्यक्तिगत रूप से जोड़ने के बजाय टीम को वांछित इनबॉक्स से लिंक करें। |
| एजेंट को आमंत्रित करना | एजेंट को कस्टम भूमिका के साथ आमंत्रित करें और उसे बनाई गई टीम में शामिल करें। |
एजेंट को केवल एक इनबॉक्स तक कैसे सीमित करें
पापो टीमों और भूमिकाओं के माध्यम से बातचीत तक पहुंच व्यवस्थित करता है। किसी एजेंट को एक विशिष्ट इनबॉक्स तक सीमित करने के लिए, आप इन दो सुविधाओं को जोड़ते हैं:
- कस्टम भूमिका – परिभाषित करती है कि एजेंट किन मॉड्यूल तक पहुंच सकता है (उदा.: केवल बातचीत, रिपोर्ट या सेटिंग्स तक पहुंच के बिना)।
- इनबॉक्स से जुड़ी टीम – एजेंट को एक टीम में रखा जाता है जो विशेष रूप से उस इनबॉक्स से जुड़ी होती है जिसे उसे संभालना है।
इस प्रकार, भले ही खाते में अन्य इनबॉक्स हों, एजेंट केवल उस टीम की बातचीत देखेगा जिससे वह संबंधित है।
चरण-दर-चरण
1. प्रतिबंधित पहुंच के साथ कस्टम भूमिका बनाएँ
कस्टम भूमिका आपको यह नियंत्रित करने देती है कि एजेंट प्लेटफ़ॉर्म के किन मॉड्यूल को देखता है। न्यूनतम पहुंच के लिए:
- साइड मेनू में सेटिंग्स पर जाएँ।
- कस्टम भूमिकाएँ तक स्क्रॉल करें और कस्टम भूमिका जोड़ें पर क्लिक करें।
- एक नाम दें (उदा.: “एकल इनबॉक्स एजेंट”)।
- अनुमतियों में, केवल सेवा के लिए आवश्यक मॉड्यूल चुनें, जैसे बातचीत। आवश्यकतानुसार रिपोर्ट, सेटिंग्स, कानबन या संपर्क जैसे मॉड्यूल को अनचेक रखें।
- भूमिका सहेजें।
महत्वपूर्ण: कस्टम भूमिका मॉड्यूल की दृश्यता को नियंत्रित करती है, लेकिन यह प्रतिबंधित नहीं करती कि कौन से इनबॉक्स दिखाई देते हैं। इनबॉक्स का प्रतिबंध टीम से जुड़ाव द्वारा किया जाता है।
2. इनबॉक्स के लिए एक समर्पित टीम बनाएँ
- अभी भी सेटिंग्स में, टीम (या समूह) अनुभाग पर जाएँ।
- एक नई टीम बनाएँ जिसका नाम इनबॉक्स की पहचान करे (उदा.: “ग्राहक X सहायता”)।
- टीम में केवल उन एजेंटों को जोड़ें जिन्हें उस इनबॉक्स तक पहुंचनी चाहिए। यदि एजेंट अभी तक खाते में नहीं है, तो आप उसे बाद में आमंत्रित कर सकते हैं।
3. टीम को इनबॉक्स से जोड़ें
- सेटिंग्स → इनबॉक्स पर जाएँ।
- उस इनबॉक्स का पता लगाएँ जो एजेंट के लिए एकमात्र दृश्यमान होगा।
- इनबॉक्स की सेटिंग्स पर क्लिक करें और सहयोगी पर जाएँ।
- व्यक्तिगत एजेंटों का चयन करने के बजाय, आपके द्वारा बनाई गई टीम चुनें।
- परिवर्तन सहेजें।
उस क्षण से, टीम के सभी सदस्य केवल उस इनबॉक्स की बातचीत देखेंगे। यदि एजेंट एक से अधिक टीमों में है, तो वह उन सभी टीमों के इनबॉक्स देखेगा जिनसे वह जुड़ा है — इसलिए, उसे एक ही टीम में रखें।
4. सही भूमिका और टीम के साथ एजेंट को आमंत्रित करें
- यदि एजेंट अभी तक खाते में नहीं है, तो सेटिंग्स → एजेंट (या उपयोगकर्ता) पर जाएँ और एजेंट आमंत्रित करें विकल्प का उपयोग करें।
- आमंत्रण में, चरण 1 में बनाई गई कस्टम भूमिका चुनें।
- एजेंट के आमंत्रण स्वीकार करने के बाद, टीम प्रबंधन पर जाएँ और उसे चरण 2 की समर्पित टीम में जोड़ें।
यदि एजेंट पहले से खाते में मौजूद है, तो भूमिका बदलने के लिए उसकी प्रोफ़ाइल संपादित करें और सुनिश्चित करें कि वह केवल वांछित इनबॉक्स की टीम में है।
यह कॉन्फ़िगरेशन किसके लिए उपयोगी है
- व्हाइट लेबल पुनर्विक्रेता जिन्हें प्रत्येक अंतिम ग्राहक के एजेंटों को केवल उनके स्वयं के इनबॉक्स तक पहुंच देनी होती है, बिना अन्य ग्राहकों का डेटा उजागर किए।
- संवेदनशील डेटा वाले संचालन (वित्तीय, कानूनी) जिन्हें विभागों के बीच पूर्ण अलगाव की आवश्यकता होती है।
- तृतीय-पक्ष टीमें जो किसी विशिष्ट परियोजना या अभियान पर काम करती हैं और शेष संचालन तक पहुंच नहीं होनी चाहिए।
- फ्रैंचाइज़ी या इकाइयाँ जो एक ही पापो खाता साझा करती हैं, लेकिन प्रत्येक स्टोर के इनबॉक्स के बीच अलगाव की आवश्यकता होती है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या एजेंट अभी भी अन्य इनबॉक्स का सारांश देख सकता है?
नहीं। इनबॉक्स का सारांश (खुले, हल किए गए, असाइन नहीं किए गए) केवल उन इनबॉक्स के लिए प्रदर्शित होता है जिन तक एजेंट की पहुंच है। चूंकि वह एक ही टीम से जुड़ा है, वह केवल उस इनबॉक्स का सारांश देखेगा।
क्या मैं एजेंट को बातचीत पढ़ने तक सीमित कर सकता हूँ, लेकिन जवाब देने से रोक सकता हूँ?
कस्टम भूमिका मॉड्यूल को नियंत्रित करने की अनुमति देती है, लेकिन बातचीत मॉड्यूल के भीतर अधिक विस्तृत अनुमतियाँ (जैसे केवल पढ़ने के लिए) मानक भूमिकाओं द्वारा कवर नहीं की जाती हैं। इस स्तर के विवरण के लिए, प्लेटफ़ॉर्म दस्तावेज़ में उन्नत अनुमति विकल्प देखें।
और यदि एजेंट गलती से किसी अन्य टीम में चला जाए तो?
जब तक वह केवल एक टीम में है, वह केवल संबंधित इनबॉक्स देखेगा। यदि उसे दूसरी टीम में जोड़ा जाता है, तो वह उस नई टीम के इनबॉक्स भी देखेगा। इसलिए, सेटिंग्स में समय-समय पर टीमों की संरचना की समीक्षा करें।
क्या यह प्रतिबंध सभी चैनलों (व्हाट्सएप, ईमेल, चैट) के लिए काम करता है?
हाँ। टीम + इनबॉक्स का तर्क पापो में कॉन्फ़िगर किए गए किसी भी चैनल के लिए समान है: व्हाट्सएप, इंस्टाग्राम, फेसबुक, टेलीग्राम, ईमेल, एसएमएस या वेबसाइट विजेट।
क्या मुझे प्रत्येक एजेंट के लिए एक कस्टम भूमिका बनानी होगी?
नहीं। एक ही भूमिका कई एजेंटों को सौंपी जा सकती है। एक “प्रतिबंधित एजेंट” भूमिका बनाएँ और उन सभी के लिए पुन: उपयोग करें जिन्हें एक ही इनबॉक्स तक सीमित पहुंच होनी चाहिए।
क्या एजेंट अभी भी संपर्क या कानबन मॉड्यूल तक पहुंच सकता है?
यह उन अनुमतियों पर निर्भर करता है जो आप कस्टम भूमिका में परिभाषित करते हैं। अधिकतम प्रतिबंध के लिए, बातचीत को छोड़कर सभी मॉड्यूल अनचेक करें। इस प्रकार, एजेंट संपर्क, कानबन, रिपोर्ट या सेटिंग्स नहीं देखेगा।
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