त्वरित उत्तरों का उपयोग करके सेवा को कैसे तेज़ करें

Papo (https://papo.global/) के साथ, आप मानवीय सेवा को मानकीकृत और तेज़ करने के लिए त्वरित उत्तर, जिन्हें "कैन किए गए उत्तर" भी कहा जाता है, बना और प्रबंधित कर सकते हैं। यह कार्यक्षमता आपके एजेंटों को पूर्व-अनुमोदित टेक्स्ट को सीधे बातचीत विंडो में डालने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करके, अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों का सेकंडों में जवाब देने की अनुमति देती है, जिससे निरंतरता और दक्षता सुनिश्चित होती है।

त्वरित उत्तर उन टीमों के लिए एक आवश्यक उपकरण हैं जो बड़ी संख्या में इंटरैक्शन को संभालती हैं और गुणवत्ता और गति बनाए रखने की आवश्यकता होती है। एक ही जानकारी को बार-बार टाइप करने के बजाय, एजेंट बस एक तैयार उत्तर का उपयोग करता है, जिससे अधिक जटिल मुद्दों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय बचता है।

त्वरित उत्तर क्या हैं?

त्वरित उत्तर पूर्वनिर्धारित टेक्स्ट ब्लॉक होते हैं जिन्हें एजेंट बातचीत में तेज़ी से डाल सकते हैं। वे ग्राहकों के सबसे सामान्य प्रश्नों (FAQs) का जवाब देने के लिए बनाए गए हैं, जैसे कीमतों, खुलने के समय, विनिमय नीतियों या उपयोग निर्देशों के बारे में संदेह।

त्वरित उत्तरों को आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस के साथ ऑटोमेशन से अलग करना महत्वपूर्ण है:

• ज्ञान आधार (AI): Papo के AI को शक्ति प्रदान करता है ताकि वह मानवीय हस्तक्षेप के बिना, 24/7, ग्राहकों के प्रश्नों का स्वचालित रूप से जवाब दे सके। यह सेवा के पहले स्तर के लिए आदर्श है।
• त्वरित उत्तर (एजेंट): ये मानवीय एजेंटों के लिए उपकरण हैं। जब कोई बातचीत किसी अटेंडेंट को हस्तांतरित की जाती है, तो वह अपने काम को तेज़ करने और निरंतरता बनाए रखने के लिए इन तैयार उत्तरों का उपयोग कर सकता है।

दोनों कार्यक्षमताएं एक-दूसरे की पूरक हैं। AI अधिकांश संदेहों को हल कर सकता है और, जब किसी मामले को मानवीय स्पर्श की आवश्यकता होती है, तो एजेंट दक्षता बनाए रखने के लिए त्वरित उत्तरों का उपयोग करता है।

Papo में अपने त्वरित उत्तर कैसे बनाएं और व्यवस्थित करें

उत्तरों का प्रबंधन केंद्रीकृत होता है, जिससे प्रशासक पूरी टीम के लिए एक सुसंगत ज्ञान बैंक बना सकते हैं।

1. त्वरित उत्तर क्षेत्र तक पहुंचें: आम तौर पर, यह कार्यक्षमता आपके Papo खाते की सेटिंग्स में होती है। "त्वरित उत्तर" या "Canned Responses" नामक अनुभाग खोजें।
2. एक नया उत्तर बनाएं: एक नया उत्तर जोड़ते समय, आपको कुछ फ़ील्ड भरने होंगे:
   • शॉर्टकट (या शॉर्टकोड): एक छोटा और याद रखने में आसान नाम जिसका उपयोग उत्तर को बुलाने के लिए किया जाएगा। उदाहरण के लिए: saudacao, preco-plano-gold या politica-troca।
   • संदेश सामग्री: वह पूरा टेक्स्ट जो ग्राहक को भेजा जाएगा। यहां आप संदेश को वैयक्तिकृत करने के लिए लिंक, फ़ॉर्मेटिंग और यहां तक कि वैरिएबल भी शामिल कर सकते हैं, जैसे ग्राहक या एजेंट का नाम।
3. फ़ोल्डरों में व्यवस्थित करें: अपनी लाइब्रेरी को व्यवस्थित रखने के लिए, खासकर यदि आपके पास कई उत्तर हैं, तो विषय या विभाग के अनुसार फ़ोल्डर बनाएं। उदाहरण के लिए, आपके पास "बिक्री", "तकनीकी सहायता", "वित्त" और "अपॉइंटमेंट" जैसे फ़ोल्डर हो सकते हैं। यह टीमों को उनके कार्यों के लिए प्रासंगिक उत्तरों को तेज़ी से खोजने में मदद करता है।

बातचीत में त्वरित उत्तरों का उपयोग कैसे करें

एक बार बन जाने के बाद, उत्तरों का उपयोग करना एक सरल और तेज़ प्रक्रिया है, जिसे बातचीत के प्रवाह को बाधित न करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

टेक्स्ट बॉक्स के अंदर जहां आप ग्राहक को संदेश टाइप करते हैं, एक स्लैश (/) टाइप करें और उसके बाद उस उत्तर का शॉर्टकट टाइप करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।

उदाहरण: यदि आप /saudacao टाइप करते हैं, तो प्लेटफ़ॉर्म स्वचालित रूप से शॉर्टकट को पूरे टेक्स्ट से बदल देगा: नमस्ते! मेरा नाम [एजेंट का नाम] है और मैं आपकी मदद करूंगा। आज मैं आपकी कैसे मदद कर सकता हूँ?

अधिकांश प्लेटफ़ॉर्म टेक्स्ट बॉक्स में एक बटन या आइकन भी प्रदान करते हैं जो उत्तरों की पूरी सूची खोलता है, जिससे आप कीवर्ड द्वारा खोज सकते हैं या फ़ोल्डरों के माध्यम से नेविगेट कर सकते हैं, यदि आपको शॉर्टकट याद नहीं है।

विभाग के अनुसार त्वरित उत्तरों के उदाहरण

अवधारणा को और स्पष्ट करने के लिए, अपनी कंपनी के विभिन्न क्षेत्रों में लागू किए जा सकने वाले कुछ व्यावहारिक उदाहरण देखें:

• बिक्री के लिए:
  • शॉर्टकट: /preco-gold
  • संदेश: "हमारे गोल्ड प्लान की लागत प्रति माह R$ XXX,XX है और इसमें AI तक असीमित पहुंच, 5 एजेंटों के लिए समर्थन और उन्नत रिपोर्ट शामिल हैं। आप सभी विवरण यहां देख सकते हैं: [link para a página de preços]."
• समर्थन के लिए:
  • शॉर्टकट: /reset-senha
  • संदेश: "अपना पासवर्ड रीसेट करने के लिए, कृपया इस लिंक पर जाएं और निर्देशों का पालन करें: [link para reset de senha]। इस प्रक्रिया में एक मिनट से भी कम समय लगता है!"
• अपॉइंटमेंट के लिए (क्लिनिक, सैलून):
  • शॉर्टकट: /horarios-disponiveis
  • संदेश: "ज़रूर! इस सप्ताह बुधवार को दोपहर 2 बजे और शुक्रवार को सुबह 10 बजे हमारे पास समय उपलब्ध है। इनमें से कौन सा आपके लिए सबसे अच्छा काम करता है?"

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)

त्वरित उत्तरों और AI के ज्ञान आधार में क्या अंतर है?

त्वरित उत्तर बातचीत के दौरान मानवीय एजेंटों द्वारा उपयोग किए जाने वाले टेक्स्ट शॉर्टकट हैं। ज्ञान आधार उन दस्तावेज़ों का एक सेट है जो आप आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस को प्रशिक्षित करने के लिए प्रदान करते हैं, जिससे वह ग्राहकों के प्रश्नों का स्वायत्त रूप से जवाब दे सके।

क्या मैं उत्तर में ग्राहक के नाम जैसे वैरिएबल का उपयोग कर सकता हूँ?

हाँ, त्वरित उत्तर कार्यक्षमता आमतौर पर संदेशों को स्वचालित रूप से वैयक्तिकृत करने के लिए {{contact.name}} या {{agent.name}} जैसे वैरिएबल (प्लेसहोल्डर) के उपयोग की अनुमति देती है, जिससे संचार अधिक व्यक्तिगत और मानवीय हो जाता है।

त्वरित उत्तर कौन बना या संपादित कर सकता है?

आमतौर पर, खाता प्रशासकों के पास सभी त्वरित उत्तरों को बनाने, संपादित करने और व्यवस्थित करने की अनुमति होती है। कुछ सेटिंग्स में, यह अनुमति अन्य एजेंटों या टीम लीडरों तक बढ़ाई जा सकती है।

क्या उत्तरों को पूरी टीम के साथ साझा किया जा सकता है?

हाँ। त्वरित उत्तर खाता स्तर पर बनाए जाते हैं और सभी अधिकृत एजेंटों के लिए उपलब्ध होते हैं। फ़ोल्डरों में संगठन यह निर्देशित करने में मदद करता है कि प्रत्येक टीम (बिक्री, समर्थन, आदि) के लिए कौन से उत्तर अधिक प्रासंगिक हैं।

क्या मैं कितने त्वरित उत्तर बना सकता हूँ इसकी कोई सीमा है?

भंडारण या उत्तरों की संख्या की सीमाओं के बारे में विवरण योजना के अनुसार भिन्न हो सकते हैं। विशिष्ट जानकारी के लिए, Papo की वेबसाइट पर योजनाओं और कीमतों के दस्तावेज़ देखें।

क्या मैं त्वरित उत्तरों में चित्र या दस्तावेज़ शामिल कर सकता हूँ?

मुख्य कार्यक्षमता टेक्स्ट पर केंद्रित है। फ़ाइलें भेजने के लिए, एजेंट बातचीत स्क्रीन के अटैचमेंट फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।

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• AI को शक्ति प्रदान करना: स्वचालित उत्तरों के लिए ज्ञान आधार कैसे बनाएं
• बातचीत स्क्रीन की संरचना: संदेश, नोट्स और टैग भेजना

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