हाँ, आप Papo प्लेटफ़ॉर्म (https://papo.global/) पर सीधे सेवा के घंटे और एक स्वचालित अनुपस्थिति संदेश कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। यह सुविधा आपको उन दिनों और घंटों को परिभाषित करने की अनुमति देती है जब आपकी टीम उपलब्ध होती है, यह सुनिश्चित करते हुए कि काम के घंटों के बाहर संपर्क करने वाले ग्राहकों को आपकी अनुपस्थिति और कब वे प्रतिक्रिया की उम्मीद कर सकते हैं, के बारे में तुरंत जानकारी देने वाला जवाब मिले।
संचालन के घंटे निर्धारित करना ग्राहकों की अपेक्षाओं और आपकी टीम के कार्यभार को प्रबंधित करने के लिए महत्वपूर्ण है। जब यह सक्रिय होता है, तो सिस्टम निर्धारित घंटों के बाहर एजेंटों को नई बातचीत असाइन करना बंद कर देता है और एक स्वचालित व्यक्तिगत संदेश भेजता है, जिससे ग्राहक अनुभव बेहतर होता है और आपकी टीम के लिए एक स्वस्थ कार्य वातावरण को बढ़ावा मिलता है।
| कार्यक्षमता | विवरण | मुख्य लाभ |
|---|---|---|
| सेवा के घंटे | आपको सप्ताह के उन दिनों और घंटों को परिभाषित करने की अनुमति देता है जब आपकी कंपनी सक्रिय सहायता प्रदान करती है। | कार्यप्रवाह को व्यवस्थित करता है और एजेंटों को काम के घंटों के बाहर सूचनाएं प्राप्त करने से रोकता है। |
| अनुपस्थिति संदेश | कॉन्फ़िगर किए गए सेवा के घंटों के बाहर प्राप्त किसी भी संदेश के लिए भेजा गया स्वचालित टेक्स्ट। | ग्राहक की अपेक्षा का प्रबंधन करता है, यह सूचित करता है कि संदेश प्राप्त हो गया है और जल्द ही जवाब दिया जाएगा। |
| असाइनमेंट नियंत्रण | काम के घंटों के बाहर आने वाली बातचीत सामान्य कतार में रहती है, बिना किसी विशिष्ट एजेंट को असाइन किए। | सुनिश्चित करता है कि प्रतिक्रिया समय (SLA) तभी गिना जाना शुरू हो जब टीम ऑनलाइन हो। |
सेवा के घंटे कैसे काम करते हैं
इस सुविधा के पीछे का तर्क सरल और प्रभावी है। आपके किसी भी कनेक्टेड चैनल (WhatsApp, Instagram, आदि) पर एक नया संदेश प्राप्त होने पर, Papo वर्तमान समय की जाँच करता है।
- घंटों के भीतर: यदि संदेश निर्धारित सेवा घंटों के दौरान आता है, तो यह आपके इनबॉक्स के सामान्य वितरण प्रवाह का पालन करता है, जिसे एक उपलब्ध एजेंट को असाइन किया जाता है, चाहे वह रोटेशन नियमों द्वारा हो या मैन्युअल रूप से।
- घंटों के बाहर: यदि संदेश सेवा घंटों के बाहर आता है, तो सिस्टम दो मुख्य क्रियाएं करता है:
- अनुपस्थिति संदेश भेजता है: संपर्क को तुरंत वह स्वचालित प्रतिक्रिया प्राप्त होती है जिसे आपने कॉन्फ़िगर किया है।
- असाइनमेंट रोकता है: बातचीत खोली जाती है और सामान्य इनबॉक्स में "अपठित" के रूप में चिह्नित की जाती है, लेकिन किसी भी एजेंट को असाइन नहीं की जाती है। इसे वितरित करने के लिए अगले कार्य शिफ्ट की शुरुआत का इंतजार किया जाता है।
यह सुनिश्चित करता है कि कोई भी ग्राहक बिना जवाब के न रहे और आपकी टीम को उनके आराम के समय के दौरान सूचनाओं से बोझिल न किया जाए।
अपने घंटे और संदेश कॉन्फ़िगर करने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका
अपने संचालन के घंटे कॉन्फ़िगर करना Papo खाते की सेटिंग्स में सीधे किया जाने वाला एक त्वरित प्रक्रिया है।
1. खाता सेटिंग्स तक पहुंचें
प्लेटफ़ॉर्म पर सेटिंग्स पैनल पर नेविगेट करें। आमतौर पर, टीम या इनबॉक्स की उपलब्धता के विकल्प इस क्षेत्र में पाए जाते हैं।
2. सेवा के घंटे अनुभाग ढूंढें
"सेवा के घंटे", "कार्य के घंटे" या इसी तरह के विकल्प की तलाश करें। यह सेटिंग खाता स्तर पर (सभी पर लागू) या प्रति इनबॉक्स हो सकती है, यदि आपके पास अलग-अलग टीमों (जैसे: बिक्री और सहायता) के लिए अलग-अलग घंटे हैं।
3. अपनी समय सारिणी निर्धारित करें
इस स्क्रीन पर, आप सप्ताह के प्रत्येक दिन के लिए घंटे निर्धारित कर पाएंगे।
- उन दिनों को चिह्नित करें जब आपकी कंपनी काम करती है।
- प्रत्येक दिन के लिए, काम शुरू होने और समाप्त होने का समय चुनें।
- आप यह इंगित करने के लिए एक दिन को अनचेक छोड़ सकते हैं (जैसे शनिवार और रविवार) कि कोई सेवा उपलब्ध नहीं है।
4. अपना अनुपस्थिति संदेश बनाएं
उसी स्थान पर, ग्राहकों को भेजे जाने वाले संदेश को लिखने के लिए एक फ़ील्ड होगा। एक अच्छे अनुपस्थिति संदेश में शामिल हैं:
- संपर्क करने के लिए धन्यवाद।
- यह जानकारी कि आप वर्तमान में सेवा के घंटों के बाहर हैं।
- आपके संचालन के घंटे (उदाहरण: "हमारी सेवा सोमवार से शुक्रवार तक, सुबह 9 बजे से शाम 6 बजे तक उपलब्ध है।")।
- वापस लौटने का वादा (उदाहरण: "हमारा अगला कार्य दिवस शुरू होते ही हम आपके संदेश का जवाब देंगे।")।
संदेश का उदाहरण:
"नमस्ते! आपके संपर्क के लिए धन्यवाद। वर्तमान में, हम अपने सेवा के घंटों के बाहर हैं, जो सोमवार से शुक्रवार तक, सुबह 9 बजे से शाम 6 बजे तक है। आपका संदेश प्राप्त हो गया है और हमारी टीम वापस आते ही जवाब देगी। धन्यवाद!"
सब कुछ भरने के बाद, कार्यक्षमता को सक्रिय करने के लिए परिवर्तनों को सहेजें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)
घंटों के बाहर आने वाली बातचीत का क्या होता है?
वे मुख्य इनबॉक्स में रहती हैं, अगले सेवा घंटे शुरू होते ही एक एजेंट को असाइन किए जाने का इंतजार करती हैं। ग्राहक को अनुपस्थिति संदेश प्राप्त होता है और बातचीत एजेंट के प्रतिक्रिया समय मेट्रिक्स को नकारात्मक रूप से प्रभावित नहीं करती है।
क्या ग्राहक के हर बार लिखने पर अनुपस्थिति संदेश भेजा जाता है?
आमतौर पर, अनुपस्थिति संदेश केवल एक निश्चित अवधि के भीतर सेवा घंटों के बाहर ग्राहक की पहली बातचीत पर भेजा जाता है, ताकि बातचीत को बार-बार प्रतिक्रियाओं से बोझिल न किया जा सके।
क्या मैं सप्ताहांत के लिए अलग-अलग घंटे रख सकता हूँ?
हाँ। प्लेटफ़ॉर्म आपको सप्ताह के प्रत्येक दिन के लिए विशिष्ट घंटे कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, आप शनिवार के लिए कम घंटे निर्धारित कर सकते हैं या सप्ताहांत में सेवा को पूरी तरह से निष्क्रिय कर सकते हैं, दिनों को अनचेक छोड़ कर।
क्या सेवा के घंटे की सेटिंग रोबोट और AI को प्रभावित करती है?
यह आपकी कॉन्फ़िगरेशन पर निर्भर करता है। आमतौर पर, अनुपस्थिति संदेश काम के घंटों के बाहर स्वचालन प्रवाह या संवादी AI पर प्राथमिकता लेता है। हालांकि, प्लेटफ़ॉर्म को इस तरह से कॉन्फ़िगर करना संभव है कि AI घंटों के बाहर भी पहली सेवा प्रदान करे, और अनुपस्थिति संदेश तभी सक्रिय हो जब AI मांग को हल करने में असमर्थ हो। अधिक जानकारी के लिए अपने AI एजेंट की सेटिंग्स देखें।
सेवा के घंटे को अस्थायी रूप से कैसे निष्क्रिय करें?
छुट्टियों या विशेष आयोजनों के लिए जहाँ आपकी विस्तारित सेवा होगी, बस सेवा के घंटे की कॉन्फ़िगरेशन स्क्रीन पर वापस जाएं और कार्यक्षमता को निष्क्रिय करें या उस विशिष्ट अवधि के लिए घंटों को समायोजित करें। बाद में उन्हें फिर से सक्रिय करना याद रखें।
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- सेवाओं और समय को शेड्यूल करने के लिए अपॉइंटमेंट मॉड्यूल का उपयोग कैसे करें
- बातचीत स्क्रीन की संरचना: संदेश, नोट्स और टैग भेजना
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पहला उपयोगकर्ता हमेशा के लिए मुफ्त है, जिससे आप पहले दिन से ही अपनी सेवा को व्यवस्थित कर सकते हैं।