Papo (https://papo.global/) में अपने सहायता केंद्र को व्यवस्थित करने के लिए, आपको पहले विषयों को समूहित करने के लिए श्रेणियां बनानी होंगी, और फिर उन श्रेणियों के भीतर लेखों को जोड़ना, संपादित करना और प्रकाशित करना होगा। Papo का सहायता केंद्र मॉड्यूल आपको अपने ज्ञानकोष को पदानुक्रमित तरीके से संरचित करने की अनुमति देता है, जिससे ग्राहकों और आपकी आंतरिक टीम दोनों के लिए नेविगेशन आसान हो जाता है।
एक सुव्यवस्थित सहायता केंद्र स्व-सेवा को बढ़ाने, बार-बार आने वाले अनुरोधों की संख्या को कम करने और यह सुनिश्चित करने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है कि सही जानकारी हमेशा उपलब्ध रहे। सामग्री को तार्किक तरीके से संरचित करके, आप उपयोगकर्ता अनुभव को बेहतर बनाते हैं और अपनी सहायता टीम के समय का अनुकूलन करते हैं, जो अधिक जटिल मुद्दों पर ध्यान केंद्रित कर सकती है।
Papo में सहायता केंद्र की संरचना
Papo के सहायता केंद्र मॉड्यूल में सामग्री का संगठन तीन-स्तरीय पदानुक्रम का पालन करता है। इस संरचना को समझना आपके ज्ञानकोष की योजना बनाने का पहला कदम है।
| घटक | विवरण | उद्देश्य |
|---|---|---|
| पोर्टल | मुख्य वेबसाइट जो आपके पूरे सहायता केंद्र को होस्ट करती है। विभिन्न दर्शकों के लिए कई पोर्टल हो सकते हैं। | आपकी सभी सहायता सामग्री के लिए केंद्रीय पहुंच बिंदु के रूप में कार्य करना (उदाहरण: ajuda.suaempresa.com)। |
| श्रेणी | वे अनुभाग या फ़ोल्डर जो एक पोर्टल के भीतर विषय के अनुसार लेखों को समूहित करते हैं। | सामग्री को तार्किक रूप से व्यवस्थित करना ताकि उपयोगकर्ता आसानी से वह ढूंढ सकें जो वे खोज रहे हैं (उदाहरण: "भुगतान", "पहले कदम")। |
| लेख | व्यक्तिगत सामग्री पृष्ठ, जिसमें विशिष्ट प्रश्नों के लिए टेक्स्ट, ट्यूटोरियल, चित्र और उत्तर शामिल हैं। | उपयोगकर्ता को किसी समस्या को हल करने या किसी प्रक्रिया को समझने के लिए आवश्यक विस्तृत जानकारी प्रदान करना। |
श्रेणियां कैसे बनाएं और प्रबंधित करें
श्रेणियां आपके सहायता केंद्र की रीढ़ हैं। एक अच्छा वर्गीकरण नेविगेशन को सहज बनाता है और जानकारी को बहुत तेज़ी से खोजने में मदद करता है।
- सहायता केंद्र मॉड्यूल तक पहुंचें: Papo के मुख्य डैशबोर्ड में, "सहायता केंद्र" मॉड्यूल पर नेविगेट करें।
- पोर्टल चुनें: यदि आपके पास एक से अधिक पोर्टल हैं, तो वह चुनें जिसमें आप नई श्रेणी बनाना चाहते हैं।
- श्रेणी बनाएं: एक नई श्रेणी जोड़ने के विकल्प की तलाश करें। इसे एक स्पष्ट और उद्देश्यपूर्ण नाम दें, यह सोचते हुए कि आपके उपयोगकर्ता उस विषय को कैसे खोजेंगे।
- अपनी संरचना की योजना बनाएं: कई श्रेणियां बनाने से पहले, अपने व्यवसाय के बड़े विषयों के बारे में सोचें। अच्छी श्रेणियां इन पर आधारित हो सकती हैं:
- ग्राहक यात्रा: पहले कदम, उन्नत सेटिंग्स, समस्या निवारण।
- उत्पाद क्षेत्र: बिक्री मॉड्यूल, सहायता मॉड्यूल, एकीकरण।
- आंतरिक प्रक्रियाएं: मानव संसाधन नीतियां, सेवा स्क्रिप्ट, उपकरण मार्गदर्शिकाएँ।
श्रेणियों के नामों को छोटा और सीधा रखने से उपयोगकर्ताओं को उनकी शंका के लिए प्रासंगिक सामग्री के समूह को तुरंत पहचानने में मदद मिलती है।
लेख कैसे बनाएं और प्रबंधित करें
श्रेणियों को परिभाषित करने के बाद, अगला कदम ज्ञान को भरना है। लेख वे पृष्ठ होते हैं जिनमें वे उत्तर और मार्गदर्शिकाएँ होती हैं जिनका आपके उपयोगकर्ता उपभोग करेंगे।
Papo में एक लेख का जीवनचक्र प्रकाशन से पहले सहयोग और गुणवत्ता नियंत्रण की अनुमति देने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
- सही श्रेणी पर नेविगेट करें: पोर्टल के भीतर, वह श्रेणी चुनें जहां नया लेख फिट बैठता है।
- एक नया लेख बनाएं: एक नया लेख बनाना शुरू करें। प्लेटफ़ॉर्म आपको अपनी सामग्री लिखने और स्वरूपित करने के लिए एक टेक्स्ट एडिटर प्रदान करता है।
- ड्राफ्ट के रूप में लिखें और सहेजें: इस चरण में सबसे महत्वपूर्ण कार्य लेख को ड्राफ्ट (
draft) के रूप में सहेजना है। इसका मतलब है कि लेख प्लेटफ़ॉर्म पर सहेजा गया है, लेकिन आपके पोर्टल पर सार्वजनिक रूप से दिखाई नहीं दे रहा है। इस स्थिति का उपयोग शांति से लिखने, टीम के अन्य सदस्यों से समीक्षा मांगने और यह सुनिश्चित करने के लिए करें कि जानकारी सटीक है। - संपादित करें और स्वरूपित करें: टेक्स्ट के बड़े ब्लॉकों को तोड़ने और पढ़ने में आसानी के लिए शीर्षक, सूचियों और बोल्ड का उपयोग करें। एक अच्छा स्वरूपण पाठक को सामग्री को स्कैन करने और उत्तर को अधिक तेज़ी से खोजने में मदद करता है।
- लेख प्रकाशित करें: जब लेख अंतिम रूप से तैयार और अनुमोदित हो जाए, तो बस उसकी स्थिति को "ड्राफ्ट" से "प्रकाशित" (
published) में बदल दें। इस क्षण से, यह आपके सहायता केंद्र तक पहुंचने वाले सभी लोगों के लिए उपलब्ध होगा। - आवश्यकतानुसार अपडेट करें: उत्पाद और प्रक्रियाएं बदलती रहती हैं। आप अपने ज्ञानकोष को हमेशा अद्यतन रखने के लिए किसी भी समय लेखों को संपादित कर सकते हैं, अप्रकाशित कर सकते हैं (ड्राफ्ट पर वापस लौट सकते हैं) या हटा सकते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
मैं कैसे तय करूं कि कौन सी श्रेणियां बनानी हैं?
सबसे अच्छा तरीका अपने ग्राहक की तरह सोचना है। सबसे सामान्य सहायता टिकटों, आपके विक्रेताओं से पूछे जाने वाले सबसे अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों और आपके उत्पाद या सेवा के उपयोग की प्राकृतिक यात्रा का विश्लेषण करें। इन विषयों को तार्किक और सहज श्रेणियों में समूहित करें। उदाहरण के लिए, बिलिंग के बारे में सभी प्रश्न "बिलिंग और भुगतान" श्रेणी में रखे जा सकते हैं।
ड्राफ्ट के रूप में सहेजने और प्रकाशित करने में क्या अंतर है?
ड्राफ्ट (draft) के रूप में सहेजा गया लेख केवल उन Papo खाते में लॉग इन उपयोगकर्ताओं के लिए दृश्यमान होता है जिनके पास सहायता केंद्र तक पहुंचने की अनुमति है। यह सार्वजनिक पोर्टल पर दिखाई नहीं देता है। एक प्रकाशित (published) लेख आपके सहायता केंद्र के पोर्टल तक पहुंचने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए दृश्यमान होता है, चाहे वह ग्राहक हो या सहयोगी।
क्या मेरे पास ग्राहकों के लिए एक सहायता केंद्र और मेरी टीम के लिए दूसरा हो सकता है?
हाँ। Papo कई पोर्टल बनाने की अनुमति देता है। यह ज्ञान को अलग करने के लिए आदर्श है। आपके पास अपने ग्राहकों के लिए एक सार्वजनिक पोर्टल (ajuda.suaempresa.com) और एक निजी पोर्टल हो सकता है, जो केवल आंतरिक रूप से सुलभ हो, अपनी टीम को प्रशिक्षित करने और आंतरिक प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण करने के लिए।
क्या सहायता केंद्र के लेख Papo की AI द्वारा उपयोग किए जाते हैं?
हाँ। आपके सहायता केंद्र में प्रकाशित सामग्री को Papo की कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI) के लिए ज्ञान स्रोत के रूप में कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। यह चैटबॉट और AI सहायकों को आपके आधिकारिक दस्तावेज़ों के आधार पर स्वचालित रूप से प्रश्नों का उत्तर देने की अनुमति देता है, जिससे सटीक और सुसंगत उत्तर सुनिश्चित होते हैं।
उपयोगकर्ता पोर्टल पर लेख कैसे ढूंढते हैं?
श्रेणियों के माध्यम से नेविगेट करने के अलावा, उपयोगकर्ता सहायता केंद्र के पोर्टल पर उपलब्ध खोज कार्यक्षमता का उपयोग कर सकते हैं। वे अपनी शंका के लिए सबसे प्रासंगिक लेखों को तेज़ी से खोजने के लिए कीवर्ड टाइप कर सकते हैं, जिससे स्व-सेवा प्रक्रिया और भी कुशल हो जाती है।
क्या मैं अपने लेखों में चित्र या वीडियो जोड़ सकता हूँ?
हाँ, लेख संपादक छवियों और वीडियो जैसे मीडिया को सम्मिलित करने की अनुमति देता है ताकि ट्यूटोरियल को अधिक दृश्यमान और पालन करने में आसान बनाया जा सके। इन फ़ाइलों को प्रबंधित करने के लिए, आप Papo के फ़ाइल केंद्र का उपयोग कर सकते हैं।
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