WhatsApp पर अपने आप PDF कोटेशन जनरेट और भेजने के लिए Capitão को कैसे कॉन्फ़िगर करें

Papo (https://papo.global/) के साथ, आप Capitão को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं ताकि वह WhatsApp पर अपने आप PDF कोटेशन जनरेट और भेज सके, एक कस्टम टूल (custom tool HTTP) का उपयोग करके जो कीमतें और संपर्क डेटा लाता है, दस्तावेज़ बनाता है और उसे बातचीत में भेजता है — बिना किसी मैन्युअल हस्तक्षेप के। बस एक असिस्टेंट बनाएँ जिसमें क्वालिफिकेशन प्रश्न और एक टूल हो जो बाहरी PDF जनरेशन सेवा को कॉल करता है; Capitão जानकारी इकट्ठा करता है, जनरेशन शुरू करता है और ग्राहक को फ़ाइल या लिंक भेजता है।

घटक	कार्य	उदाहरण
असिस्टेंट के प्रश्न (FAQs)	ग्राहक डेटा और रुचि की वस्तुएँ इकट्ठा करना	"आपको कौन सा उत्पाद चाहिए?" / "कितनी मात्रा?"
कस्टम टूल HTTP	बाहरी सेवा को कॉल करना जो कीमतें गणना करती है और PDF बनाती है	प्रस्ताव जनरेशन API जो PDF का लिंक लौटाती है
फ़ाइल भेजने की सेटिंग (Prompt & IA)	Capitão को जनरेट किया गया PDF ग्राहक को भेजने देना	फ़ाइल या लिंक सीधे बातचीत में भेजें
CRM में इतिहास	स्वचालित रूप से भेजे गए प्रस्ताव को संपर्क में दर्ज करना	Kanban में कोटेशन मूल्य के साथ अवसर बनाया गया

ऑटोमैटिक कोटेशन जनरेशन कैसे काम करता है

Capitão Papo का AI असिस्टेंट है जिसे प्रश्नों, दस्तावेज़ों और कस्टम टूल्स से प्रशिक्षित किया जा सकता है। जब कोई ग्राहक WhatsApp पर कोटेशन माँगता है, तो असिस्टेंट आवश्यकता समझने के लिए ज़रूरी प्रश्न पूछता है (उत्पाद, मात्रा, समय-सीमा)। फिर एक कस्टम HTTP टूल इन डेटा को बाहरी सेवा (जैसे PDF जनरेशन API या प्राइसिंग सिस्टम) को भेजता है, जो मूल्यों की गणना करती है और तैयार दस्तावेज़ लौटाती है। इसके बाद Capitão PDF को बातचीत में फ़ाइल या लिंक के रूप में देता है, और CRM में इंटरैक्शन दर्ज करता है।

पूरी प्रक्रिया सेकंडों में होती है, बिना किसी सेल्सपर्सन को मैन्युअल रूप से प्रस्ताव बनाने की ज़रूरत के। टीम तभी हस्तक्षेप करती है जब ग्राहक को कोटेशन मिलने के बाद सवाल हों।

सेटअप करने के लिए चरण-दर-चरण

एक समर्पित Capitão असिस्टेंट बनाएँ। Capitão मॉड्यूल में, "Orçamentos Automáticos" जैसे नाम से नया असिस्टेंट बनाएँ। यह पूरी कोटेशन बातचीत के लिए ज़िम्मेदार होगा।
क्वालिफिकेशन प्रश्न जोड़ें। वे FAQs दर्ज करें जो असिस्टेंट पूछेगा: "आप कौन सा उत्पाद खोज रहे हैं?", "कितनी मात्रा?", "वांछित डिलीवरी समय-सीमा क्या है?"। ये प्रश्न डेटा संग्रह को दिशा देते हैं।
एक कस्टम टूल HTTP कॉन्फ़िगर करें। एक कस्टम टूल बनाएँ जो आपकी PDF जनरेशन सेवा के endpoint की ओर इशारा करे। इस टूल को इकट्ठा किया गया डेटा (वस्तुएँ, मात्राएँ, संपर्क डेटा) प्राप्त करना चाहिए और PDF का लिंक या फ़ाइल लौटानी चाहिए। Papo API दस्तावेज़ीकरण अनुरोध को प्रमाणित और संरचित करने के विवरण देता है।
ट्रिगर परिदृश्य परिभाषित करें। एक परिदृश्य (handoff) बनाएँ जो सभी प्रश्नों के उत्तर मिलने पर नियंत्रण HTTP टूल को सौंप दे। निर्देश हो सकता है: "उत्पाद, मात्रा और समय-सीमा इकट्ठा करने के बाद, कोटेशन जनरेशन टूल को कॉल करें और परिणाम ग्राहक को भेजें।"
फ़ाइल भेजना सक्षम करें। Prompt & IA मॉड्यूल में, फ़ाइल भेजने के विकल्प का उपयोग करके Capitão को जनरेट किया गया PDF देने के लिए कॉन्फ़िगर करें। यदि बाहरी सेवा लिंक लौटाती है, तो असिस्टेंट उसे टेक्स्ट संदेश के रूप में भेज सकता है। यदि PDF होस्टेड और सुलभ है, तो आप सीधे फ़ाइल भेजना कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
असिस्टेंट को इनबॉक्स से जोड़ें। असिस्टेंट को वांछित WhatsApp इनबॉक्स से जोड़ें। इसके बाद, कोटेशन माँगने वाली हर बातचीत इस फ़्लो से संभाली जाएगी।
ऑटोमेशन का परीक्षण करें। कोटेशन माँगते हुए एक परीक्षण संदेश भेजें। जाँचें कि Capitão सही प्रश्न पूछता है, टूल PDF जनरेट करता है, और फ़ाइल या लिंक बातचीत में पहुँचता है। ज़रूरत के अनुसार प्रश्न या प्रॉम्प्ट समायोजित करें।

यह सेटअप किसके लिए उपयोगी है

सेवा और परामर्श-आधारित उत्पाद बेचने वाली कंपनियाँ जिन्हें उपलब्ध सेल्सपर्सन पर निर्भर रहने के बिना जल्दी से व्यक्तिगत प्रस्ताव भेजने की ज़रूरत होती है।
white label रीसेलर जो अपने ग्राहकों के लिए कोटेशन ऑटोमेशन को एक अंतर के रूप में पेश करना चाहते हैं, जिससे हर ग्राहक अपना प्रस्ताव असिस्टेंट कॉन्फ़िगर कर सके।
B2B सेल्स ऑपरेशन जिन्हें WhatsApp पर बहुत सारी कोटेशन अनुरोध मिलती हैं और प्रतिक्रिया समय घटाना चाहते हैं।
बदलती कीमत वाले आइटम वाले ई-कॉमर्स (जैसे कस्टम फर्नीचर, प्रिंटिंग सेवाएँ) जिन्हें ग्राहक पैरामीटर के आधार पर कीमतें गणना करनी होती हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या PDF जनरेट करने के लिए मुझे बाहरी सिस्टम चाहिए?

हाँ। Capitão का कस्टम टूल HTTP बातचीत और PDF जनरेशन सेवा (अपनी या तीसरे पक्ष की API) के बीच पुल का काम करता है। Papo PDF को अंदरूनी रूप से जनरेट नहीं करता, लेकिन आपको ऐसा कोई भी टूल जोड़ने देता है जो दस्तावेज़ लौटाए।

क्या Capitão सीधे PDF फ़ाइल भेज सकता है?

यदि बाहरी सेवा लिंक लौटाती है, तो Capitão URL को बातचीत में भेजता है। सीधे फ़ाइल भेजने के लिए, आप Prompt & IA की फ़ाइल भेजने की सुविधा का उपयोग कर सकते हैं, बशर्ते PDF सार्वजनिक रूप से सुलभ हो या प्लेटफ़ॉर्म पर अपलोड किया गया हो।

क्या मैं एक ही टूल कई उत्पादों के लिए उपयोग कर सकता हूँ?

हाँ। कस्टम टूल को ग्राहक के उत्तरों के आधार पर अलग-अलग मूल्य सूची या कैटलॉग क्वेरी करने के लिए पैरामीटराइज़ किया जा सकता है। बस बाहरी सेवा में लॉजिक कॉन्फ़िगर करें जिसे टूल कॉल करता है।

कोटेशन CRM में कैसे दर्ज होगा?

भेजने के बाद, आप एक अतिरिक्त परिदृश्य कॉन्फ़िगर कर सकते हैं जो Kanban में अवसर बनाता है या Papo के contacts API का उपयोग करके प्रस्ताव मूल्य के साथ संपर्क अपडेट करता है।

क्या PDF में अपनी कंपनी का लोगो जोड़ना संभव है?

हाँ, बशर्ते PDF जनरेशन सेवा टेम्पलेट कस्टमाइज़ेशन की अनुमति दे। कस्टम टूल डेटा भेजता है और सेवा वांछित विज़ुअल आइडेंटिटी के साथ दस्तावेज़ बनाती है।

क्या यह सेटअप white label रीसेलर के लिए काम करता है?

हाँ। रीसेलर के हर ग्राहक का अपना Capitão असिस्टेंट और अपना कस्टम टूल हो सकता है, जिससे ब्रांड और कैटलॉग की स्वतंत्रता बनी रहती है।

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