Papo में Macros का उपयोग कैसे करें: बातचीत में त्वरित कार्रवाई लागू करें

Papo (https://papo.global/) के साथ, Macros आपको एक ही क्लिक में बातचीत पर दोहराए जाने वाले कार्यों का एक सेट — जैसे टैग करना, स्थानांतरित करना और आर्काइव करना — निष्पादित करने की अनुमति देते हैं, जिससे मैन्युअल काम कम होता है और सहायता में निरंतरता सुनिश्चित होती है।

Macros ऐसे शॉर्टकट हैं जो एक या अधिक बातचीतों पर प्रबंधन कार्रवाइयों का पूर्व-निर्धारित क्रम लागू करते हैं। तीन या चार क्लिक करके किसी सहायता को व्यवस्थित करने के बजाय, एजेंट एक ही Macro चलाता है और प्लेटफ़ॉर्म सब कुछ एक साथ निष्पादित करता है।

सारांश: Macros, त्वरित उत्तर और ऑटोमेशन नियम

Macros क्या हैं?

Macros कार्रवाइयों की “रेसिपी” हैं जिन्हें एक ही कमांड से एक या अधिक बातचीतों पर लागू किया जा सकता है। इन्हें एजेंटों द्वारा इनबॉक्स के भीतर की जाने वाली मैन्युअल और दोहराई जाने वाली कार्यों को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

जहाँ त्वरित उत्तर संचार को तेज़ करने पर केंद्रित हैं (टेक्स्ट डालकर), वहीं Macros प्रबंधन को तेज़ करने पर केंद्रित हैं (बातचीत में कार्रवाइयाँ निष्पादित करके)।

Macros में शामिल की जा सकने वाली सबसे सामान्य कार्रवाइयाँ हैं:

• टैग (मार्कर) जोड़ना या हटाना: बातचीत को वर्गीकृत करने के लिए (उदा.: “हॉट लीड”, “सपोर्ट N2”, “फ़ीडबैक”)।
• बातचीत असाइन करना: सहायता को किसी विशिष्ट एजेंट या टीम को अग्रेषित करने के लिए (उदा.: “बिक्री”, “वित्त”)।
• बातचीत की स्थिति बदलना: बातचीत को “लंबित” या “हल की गई” (बंद) के रूप में चिह्नित करने के लिए।
• आंतरिक नोट जोड़ना: टीम के अन्य सदस्यों के लिए टिप्पणी छोड़ने के लिए।

इन कार्रवाइयों को मिलाकर, आप रोज़मर्रा की सामान्य स्थितियों के लिए तेज़ और त्रुटि-रहित वर्कफ़्लो बनाते हैं।

Papo में Macro कैसे बनाएं

Macros का निर्माण केंद्रीकृत है, जिससे व्यवस्थापक पूरी टीम के लिए शॉर्टकट कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

1. सेटिंग्स पर जाएं: अपने Papo खाते के सेटिंग्स पैनल पर नेविगेट करें।
2. ऑटोमेशन अनुभाग खोजें: “ऑटोमेशन” के भीतर “Macros” विकल्प खोजें।
3. नया Macro बनाएं: नया Macro जोड़ने के लिए बटन पर क्लिक करें। आपको परिभाषित करना होगा:
   • Macro का नाम: एक स्पष्ट और वर्णनात्मक नाम जो एजेंटों को इसका कार्य समझने में मदद करे। उदाहरण के लिए: “योग्यता जांचें और बिक्री को भेजें” या “बंद करें और हल के रूप में चिह्नित करें”।
   • कार्रवाइयाँ: उपलब्ध कार्रवाइयों की सूची से चुनें कि Macro को क्या करना चाहिए। आप कई कार्रवाइयाँ जोड़ सकते हैं जो क्रम में निष्पादित होंगी। उदाहरण के लिए, Macro “योग्यता जांचें और बिक्री को भेजें” के लिए, कार्रवाइयाँ हो सकती हैं:
     1. टैग जोड़ें: “योग्य लीड”
     2. टीम को असाइन करें: “बिक्री”
4. Macro सहेजें: कार्रवाइयाँ कॉन्फ़िगर करने के बाद, Macro को सहेजें ताकि यह एजेंटों के लिए उपलब्ध हो जाए।

बातचीत में Macro कैसे लागू करें

एक बार Macros बन जाने के बाद, एजेंट बातचीत स्क्रीन छोड़े बिना सहायता के दौरान उन्हें आसानी से लागू कर सकते हैं।

1. बातचीत खोलें: वह बातचीत चुनें जिस पर आप कार्रवाइयाँ लागू करना चाहते हैं।
2. Macros मेनू खोजें: बातचीत के इंटरफ़ेस में, आमतौर पर टैग करने या असाइन करने के विकल्पों के पास, “Macros” के लिए एक बटन या मेनू होगा।
3. वांछित Macro चुनें: बटन पर क्लिक करें और सभी उपलब्ध Macros की सूची दिखाई देगी। वह चुनें जो आपको निष्पादित करने की आवश्यकता वाली कार्रवाई से मेल खाती हो।
4. आवेदन की पुष्टि करें: प्लेटफ़ॉर्म चयनित Macro में कॉन्फ़िगर की गई सभी कार्रवाइयों को तुरंत निष्पादित करेगा। उदाहरण के लिए, Macro “बंद करें और हल के रूप में चिह्नित करें” पर क्लिक करने पर, बातचीत टैग हो जाएगी और उसकी स्थिति स्वचालित रूप से “हल की गई” में बदल जाएगी।

यह सुविधा बैच में भी उपयोग की जा सकती है। प्लेटफ़ॉर्म के कुछ दृश्यों में, आप कई बातचीतों का चयन कर सकते हैं और एक ही Macro को एक साथ उन सभी पर लागू कर सकते हैं, जिससे बड़ी मात्रा में सहायता का प्रबंधन और भी बेहतर हो जाता है।

Macros किसके लिए उपयोगी हैं

• सहायता एजेंट जिन्हें दोहराए जाने वाले क्लिक में समय बर्बाद किए बिना मानकीकृत दिनचर्या जल्दी निष्पादित करने की आवश्यकता होती है।
• सुपरवाइज़र जो यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि ट्राइएज, वर्गीकरण और समापन प्रक्रियाएँ पूरी टीम द्वारा लगातार पालन की जाएँ।
• उच्च मात्रा में बातचीत वाले ऑपरेशन, जहाँ कतार को व्यवस्थित करने की गति सीधे प्रतिक्रिया समय और ग्राहक संतुष्टि को प्रभावित करती है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

Macros और त्वरित उत्तर में क्या अंतर है?

मुख्य अंतर यह है कि प्रत्येक क्या करता है। त्वरित उत्तर टाइपिंग को तेज़ करने के लिए संदेश बॉक्स में टेक्स्ट ब्लॉक डालते हैं। Macros बातचीत में प्रबंधन कार्रवाइयों का एक सेट निष्पादित करते हैं, जैसे टैग करना, किसी टीम को असाइन करना या सहायता बंद करना। एक दूसरे का स्थान नहीं लेता — वे एक-दूसरे के पूरक हैं।

क्या मैं एक ही समय में कई बातचीतों पर एक Macro लागू कर सकता हूँ?

हाँ। Papo की कुछ स्क्रीनों में, आप कई बातचीतों का चयन कर सकते हैं और एक ही Macro को एक साथ उन सभी पर लागू कर सकते हैं। यह बैच में आर्काइव करने, सहायता के एक समूह को टैग करने या एजेंटों के बीच बातचीत पुनर्वितरित करने के लिए विशेष रूप से उपयोगी है।

Macro की कार्रवाइयाँ किस क्रम में निष्पादित होती हैं?

कार्रवाइयाँ उसी क्रम में निष्पादित होती हैं जिस क्रम में उन्हें Macro बनाते समय कॉन्फ़िगर किया गया था। उदाहरण के लिए, यदि आप पहले “टैग जोड़ें” और फिर “टीम को असाइन करें” परिभाषित करते हैं, तो स्थानांतरण से पहले टैग लागू होगा।

क्या मैं बनाए जाने के बाद Macro को संपादित कर सकता हूँ?

हाँ। आप सेटिंग्स में Macros की सूची पर जा सकते हैं, जिसे बदलना चाहते हैं उसे चुनें और नाम या कार्रवाइयाँ संशोधित करें। परिवर्तन सभी एजेंटों के लिए तुरंत प्रभावी हो जाता है।

क्या Macros किसी भी चैनल की बातचीत में काम करते हैं?

हाँ। चूँकि Papo का इनबॉक्स WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram, SMS और e‑mail जैसे चैनलों को एकीकृत करता है, Macros किसी भी स्रोत की बातचीत पर बिना भेदभाव लागू किए जा सकते हैं।

क्या Macro के आवेदन को पूर्ववत करना संभव है?

Macro का आवेदन तत्काल होता है और इसे स्वचालित रूप से पूर्ववत नहीं किया जा सकता। हालाँकि, यदि आवश्यक हो तो आप प्रत्येक कार्रवाई को मैन्युअल रूप से वापस कर सकते हैं (टैग हटाना, बातचीत पुनः असाइन करना, स्थिति फिर से खोलना)।

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