हाँ, आप Papo (https://papo.global/) में Flows मॉड्यूल का उपयोग करके बातचीत का दैनिक सारांश ईमेल से भेजना स्वचालित कर सकते हैं। प्लेटफ़ॉर्म पहले से ही बातचीत का विश्लेषण और सारांश बनाने वाले आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस को एक शेड्यूल्ड ईमेल भेजने की क्रिया के साथ जोड़ता है, जिससे हर दिन प्रबंधक के इनबॉक्स में बिना किसी मैन्युअल काम के रिपोर्ट पहुँचती है।
इस ऑटोमेशन से ऑपरेशन का ज़िम्मेदार व्यक्ति सेवा में क्या हुआ इसका समेकित दृश्य पाता है: बातचीत की मात्रा, मुख्य विषय, हॉट लीड्स और ग्राहकों की भावना तक। यह सब Papo की AI द्वारा स्वचालित रूप से निकाला जाता है और स्पष्ट प्रारूप में ईमेल से भेजा जाता है।
| चरण | क्रिया | कहाँ कॉन्फ़िगर करें |
|---|---|---|
| 1 | ईमेल क्रेडेंशियल (SMTP) कॉन्फ़िगर होना | सेटिंग्स → इनबॉक्स |
| 2 | दैनिक ट्रिगर (शेड्यूलिंग) वाला Flow बनाएं | Flows मॉड्यूल |
| 3 | दिन का सारांश बनाने के लिए AI क्रिया जोड़ें | Flow में एक्शन नोड (AI/प्रोसेसिंग) |
| 4 | सारांश के साथ ईमेल भेजने की क्रिया शामिल करें | Flow में ईमेल एक्शन नोड |
| 5 | फ़्लो सक्रिय करें और परीक्षण करें | Flows मॉड्यूल |
स्वचालित दैनिक सारांश कैसे काम करता है
Papo पहले से ही रीयल-टाइम में बातचीत का विश्लेषण करने के लिए आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस का उपयोग करता है — लीड्स को स्कोर करता है, विषयों को वर्गीकृत करता है और Capitão असिस्टेंट के माध्यम से इनसाइट्स देता है। दैनिक फ़्लो बस इन जानकारियों को इकट्ठा करने का शेड्यूल बनाता है और उन्हें ईमेल से भेजता है।
- शेड्यूल्ड ट्रिगर: Flow आपके निर्धारित समय पर दिन में एक बार स्वचालित रूप से शुरू होता है (जैसे 20:00, काम के बाद)।
- संग्रह और सारांशीकरण: एक AI क्रिया उस अवधि की बातचीत देखती है और सबसे प्रासंगिक डेटा के साथ सारांश बनाती है: कुल सपोर्ट इंटरैक्शन, लंबित बातचीत, सबसे अधिक स्कोर वाले लीड्स, सबसे अधिक लगाए गए टैग और प्रमुख भावना का विश्लेषण तक।
- ईमेल भेजना: बनाया गया टेक्स्ट ईमेल के बॉडी में डाला जाता है और प्लेटफ़ॉर्म में पहले से कॉन्फ़िगर SMTP क्रेडेंशियल का उपयोग करके प्रबंधक (या प्राप्तकर्ता सूची) को भेजा जाता है।
नतीजा एक दैनिक रिपोर्ट है जो बिना किसी के स्प्रेडशीट संकलित किए या दर्जनों चैट पढ़े ही पहुँच जाती है।
फ़्लो बनाने के लिए चरण-दर-चरण
पूर्व-आवश्यकता: ईमेल भेजने का क्रेडेंशियल
फ़्लो बनाने से पहले, भेजने के लिए Papo में एक ईमेल बॉक्स कॉन्फ़िगर होना ज़रूरी है। सेटिंग्स → इनबॉक्स में जाएँ, ईमेल प्रकार का बॉक्स जोड़ें और अपने SMTP सर्वर की जानकारी (सर्वर, पोर्ट, उपयोगकर्ता और पासवर्ड) दें। डिलीवरेबिलिटी सुनिश्चित करने के लिए Amazon SES या SendGrid जैसी सेवाओं का उपयोग करने की सलाह दी जाती है।
1. नया Flow बनाएं
साइड मेनू में Flows मॉड्यूल पर जाएँ और नया फ़्लो बनाने के लिए क्लिक करें। “दैनिक बातचीत सारांश” जैसा वर्णनात्मक नाम दें।
2. शेड्यूल्ड ट्रिगर कॉन्फ़िगर करें
ट्रिगर नोड जोड़ें और शेड्यूलिंग विकल्प (दैनिक) चुनें। वह समय तय करें जब सारांश बनाया और भेजा जाना चाहिए — उदाहरण के लिए, शाम 7 बजे, दिन की सेवा समाप्त होने के तुरंत बाद।
3. सारांशीकरण के लिए AI क्रिया जोड़ें
एक एक्शन नोड डालें जो Papo की आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस का उपयोग करता है। AI के लिए प्रॉम्प्ट कॉन्फ़िगर करें ताकि वह:
- पिछले 24 घंटों की बातचीत पर विचार करे।
- खुली, हल की गई और लंबित बातचीत की संख्या जैसे मेट्रिक्स निकाले।
- सबसे अधिक लीड स्कोर वाले संपर्कों (हॉट कस्टमर) की सूची बनाए।
- सबसे अधिक आने वाले टैग समूहित करे (जैसे “बजट”, “तकनीकी सपोर्ट”)।
- वैकल्पिक रूप से, समग्र भावना विश्लेषण शामिल करे।
AI एक संरचित टेक्स्ट लौटाएगा जो ईमेल बॉडी के रूप में काम करेगा।
4. ईमेल भेजने की क्रिया जोड़ें
AI नोड के बाद, ईमेल भेजें प्रकार का दूसरा एक्शन नोड जोड़ें। पूर्व-आवश्यकता में कॉन्फ़िगर किया गया क्रेडेंशियल चुनें, प्राप्तकर्ता (प्रबंधक) का पता दें और पिछले चरण में बनाए गए सारांश वाले वेरिएबल को संदेश की सामग्री के रूप में उपयोग करें। आप “सेवा सारांश – {{data}}” जैसा निश्चित विषय भी सेट कर सकते हैं।
5. सक्रिय करें और परीक्षण करें
फ़्लो सहेजें और सक्रिय करें। परीक्षण के लिए, आप मैन्युअल निष्पादन बाध्य कर सकते हैं (यदि उपलब्ध हो) या अगले निर्धारित समय का इंतज़ार कर सकते हैं। जाँचें कि ईमेल सही ढंग से पहुँचता है और सामग्री दिन की बातचीत को दर्शाती है। प्रबंधक को ठीक वही जानकारी चाहिए, इसके लिए AI प्रॉम्प्ट को आवश्यकतानुसार समायोजित करें।
यह ऑटोमेशन किसके लिए उपयोगी है
- सेवा प्रबंधक जिन्हें दिन में कई बार प्लेटफ़ॉर्म में लॉगिन किए बिना ऑपरेशन पर नज़र रखनी होती है।
- बिक्री सुपरवाइज़र जो जानना चाहते हैं कि कौन से लीड्स सबसे हॉट हैं और कौन से सौदे आगे बढ़े।
- व्यवसाय के मालिक जो सेवा आउटसोर्स करते हैं लेकिन इंटरैक्शन की गुणवत्ता और मात्रा का दैनिक सारांश चाहते हैं।
- मल्टी-चैनल ऑपरेशन (WhatsApp, Instagram, ईमेल) जो सब कुछ एक ही सुबह की रिपोर्ट में समेकित करना चाहते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
फ़्लो बनाने से पहले ईमेल क्रेडेंशियल कॉन्फ़िगर होना ज़रूरी है?
हाँ। सारांश भेजना Papo में कॉन्फ़िगर SMTP वाले ईमेल बॉक्स पर निर्भर करता है। इसके बिना, फ़्लो संदेश नहीं भेज पाएगा।
AI सारांश स्वचालित रूप से बनाता है या मुझे हर विवरण प्रोग्राम करना होगा?
Papo की AI पहले से ही रीयल-टाइम में बातचीत का विश्लेषण करती है (स्कोर, टैग, असिस्टेंट)। फ़्लो में, आप केवल प्रॉम्प्ट के माध्यम से बताते हैं कि सारांश में क्या शामिल करना है। प्लेटफ़ॉर्म जानकारी एकत्र करने और प्रारूपित करने का काम करता है।
क्या मैं ईमेल की सामग्री को अनुकूलित कर सकता हूँ?
हाँ। ईमेल बॉडी AI द्वारा बनाए गए टेक्स्ट से बनती है। आप विशिष्ट मेट्रिक्स, अभिवादन या यहाँ तक कि सबसे हॉट लीड्स वाली तालिका शामिल करने के लिए प्रॉम्प्ट समायोजित कर सकते हैं।
अगर उस दिन कोई बातचीत न हो तो क्या होगा?
फ़्लो सामान्य रूप से चलेगा, लेकिन सारांश बताएगा कि कोई गतिविधि नहीं हुई। आप एक वैकल्पिक शर्त कॉन्फ़िगर कर सकते हैं ताकि बातचीत न होने पर ईमेल न भेजा जाए, जिससे खाली संदेशों से बचा जा सके।
क्या मैं सारांश एक से अधिक प्राप्तकर्ताओं को भेज सकता हूँ?
हाँ। ईमेल क्रिया में, कई पते (कॉमा से अलग) दे सकते हैं या पूर्वनिर्धारित संपर्क सूची का उपयोग कर सकते हैं, बशर्ते भेजने वाला क्रेडेंशियल वॉल्यूम संभाल सके।
क्या फ़्लो AI क्रेडिट खर्च करता है?
सारांश बनाने में Papo की AI प्रोसेसिंग का उपयोग होता है, जो प्लेटफ़ॉर्म के प्लान में शामिल है। उपयोग सीमाओं के विवरण सीधे वेबसाइट पर देखे जा सकते हैं।
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मुफ़्त शुरू करें और अपनी रिपोर्ट स्वचालित करें →
पहला उपयोगकर्ता मुफ़्त होने के कारण, आप दैनिक सारांश फ़्लो का परीक्षण कर सकते हैं और बिना शुरुआती लागत के अपना ऑपरेशन स्केल कर सकते हैं।