Papo का Chat Interno (https://papo.global/) कई एजेंट्स के साथ समूह चैट बनाने की सुविधा देता है, जिससे टीम का संवाद एक ही जगह केंद्रित हो जाता है। इस तरह, सेल्स, सपोर्ट और मार्केटिंग टीमें रीयल-टाइम में रणनीतियाँ तय कर सकती हैं, सवालों के जवाब पा सकती हैं और केस पर चर्चा कर सकती हैं, बिना बाहरी ऐप्स के बीच स्विच किए।
समूह चैट के साथ, आप सभी संबंधित लोगों के लिए बातचीत का संदर्भ उपलब्ध रखते हैं, शोर कम करते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि सही जानकारी सही लोगों तक पहुँचे। यह सब उसी प्लेटफ़ॉर्म के भीतर जहाँ ग्राहकों के साथ बातचीत होती है।
| सुविधा | विवरण |
|---|---|
| समूह बनाना | एक साथ कई एजेंट्स के साथ चैट शुरू करें, नाम और प्रतिभागी तय करें। |
| स्थायी इतिहास | समूह के सभी संदेश सहेजे जाते हैं और कभी भी देखे जा सकते हैं, बाद में जोड़े गए नए सदस्यों द्वारा भी। |
| बातचीत का अलगाव | समूह चैट ग्राहकों के साथ बातचीत से पूरी तरह स्वतंत्र हैं, जिससे चैनलों में भ्रम नहीं होता। |
| केंद्रीकरण | आंतरिक और बाहरी संवाद एक ही पैनल में, व्यक्तिगत WhatsApp, Telegram या ईमेल पर निर्भर हुए बिना। |
Chat Interno में समूह चैट कैसे काम करती हैं
Chat Interno Papo पैनल में एकीकृत इंस्टेंट मैसेंजर है। यह सपोर्ट इनबॉक्स से स्वतंत्र रूप से काम करता है, यानी समूहों में भेजे गए संदेश ग्राहकों को कभी नहीं दिखते।
समूह बनाते समय, आप चुनते हैं कि कौन से एजेंट्स भाग लेंगे। केवल वे सदस्य ही उस स्थान पर संदेश देख और भेज सकते हैं। इससे, उदाहरण के लिए, SDRs के लिए लीड्स पर जानकारी साझा करने हेतु “प्री-सेल्स” समूह बनाया जा सकता है, या सपोर्ट के लिए रीयल-टाइम में घटनाओं पर चर्चा करने हेतु “प्लांटाओ टेक्निको” समूह बनाया जा सकता है।
प्रत्येक समूह आंतरिक बातचीत की सूची में दिखता है, और आप टीम चैट और ग्राहक बातचीत के बीच फोकस खोए बिना तेज़ी से स्विच कर सकते हैं।
समूह चैट बनाने के लिए चरण-दर-चरण
1. सुनिश्चित करें कि एजेंट्स पंजीकृत हैं
कोई भी समूह बनाने से पहले, सभी प्रतिभागियों के पास प्लेटफ़ॉर्म तक पहुँच होनी चाहिए। एक एडमिन को:
- सेटिंग्स (गियर आइकन) पर जाएँ।
- एजेंट्स सेक्शन में जाएँ।
- “नया एजेंट जोड़ें” पर क्लिक करें।
- नाम, ईमेल भरें और भूमिका तय करें (सपोर्ट एजेंट या टीम एडमिनिस्ट्रेटर)।
- “एजेंट जोड़ें” पर क्लिक करें। सहकर्मी को पासवर्ड बनाने और प्लेटफ़ॉर्म एक्सेस करने के लिए ईमेल मिलेगा।
2. (वैकल्पिक) टीमें व्यवस्थित करें
टीमें बनाना प्रबंधन आसान बनाता है, लेकिन समूह चैट उपयोग करने के लिए यह अनिवार्य नहीं है। यदि चाहें, सेटिंग्स > टीमें में जाएँ, एक टीम बनाएँ और एजेंट्स जोड़ें। इससे समूह के प्रतिभागियों को चुनते समय मदद मिलती है, क्योंकि आप टीम के अनुसार फ़िल्टर कर सकते हैं।
3. Chat Interno में समूह बनाएँ
- Chat Interno मॉड्यूल में, नई समूह बातचीत शुरू करें।
- समूह को उद्देश्य बताने वाला नाम दें (जैसे: “वेंडास SP”, “सपोर्ट N2”, “कैंपेन ब्लैक फ्राइडे”)।
- समूह का हिस्सा बनने वाले एजेंट्स चुनें। केवल इन सदस्यों को संदेशों तक पहुँच होगी।
- समूह सक्रिय करने के लिए पहला संदेश भेजें। इसके बाद, सभी प्रतिभागी बातचीत कर सकते हैं, लिंक साझा कर सकते हैं और इतिहास देख सकते हैं।
4. समूह का दैनिक उपयोग करें
समूह आंतरिक बातचीत की सूची में उपलब्ध रहता है। आप प्लेटफ़ॉर्म छोड़े बिना टेक्स्ट संदेश भेज सकते हैं, केस पर चर्चा कर सकते हैं और कार्रवाइयाँ तय कर सकते हैं। पूरा इतिहास सुरक्षित रहता है, जिससे नए सदस्य जोड़े जाने पर वे स्वतः संदर्भ समझ सकते हैं।
समूह चैट से किसे लाभ होता है
- सेल्स टीमें जिन्हें तर्कों को संरेखित करना, लीड्स पर फीडबैक साझा करना और चल रही नेगोशिएशन को ट्रैक करना होता है, बिना अन्य विभागों को जानकारी उजागर किए।
- सपोर्ट टीमें जो तकनीकी सवालों को तेज़ी से एस्केलेट करने, समाधान साझा करने और सबसे आम चर्चाओं का रिकॉर्ड रखने के लिए तेज़ चैनल चाहती हैं।
- मार्केटिंग जो अभियानों पर चर्चा करना, क्रिएटिव्स स्वीकृत करना और ब्रीफिंग साझा करना निजी वातावरण में चाहती है, पूरे संदर्भ के साथ केंद्रित।
- कई विभागों वाली ऑपरेशन्स जो WhatsApp समूहों या समानांतर ईमेल की अव्यवस्था खत्म करना चाहती हैं, पेशेवर संवाद को उसी सपोर्ट टूल के भीतर रखते हुए।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या मैं एक साथ कई समूह बना सकता/सकती हूँ?
हाँ। आप कितने भी समूह बना सकते हैं, इसकी कोई सीमा नहीं है। प्रत्येक टीम, प्रोजेक्ट या विषय के लिए अलग समूह बनाए जा सकते हैं, सभी एक साथ सक्रिय।
मौजूदा समूह में नया सदस्य कैसे जोड़ूँ?
समूह में जाएँ, प्रतिभागी प्रबंधन विकल्पों में जाएँ और जिस एजेंट को शामिल करना है उसे चुनें। नए सदस्य को बातचीत के पूरे इतिहास तक तुरंत पहुँच मिल जाएगी।
समूह बातचीत का इतिहास सहेजा जाता है?
हाँ। समूहों में भेजे गए सभी संदेश संग्रहीत होते हैं और प्रतिभागियों द्वारा कभी भी देखे जा सकते हैं, बाद में शामिल होने वालों द्वारा भी।
क्या समूह बातचीत ग्राहकों को दिखती हैं?
नहीं। Chat Interno ग्राहकों के साथ बातचीत से पूरी तरह अलग है। समूह का कोई भी संदेश टीम के बाहर दिखाई नहीं देता।
समूह बातचीत और प्रति-टीम निजी चैनल में क्या अंतर है?
व्यवहार में, दोनों Chat Interno में समूह बातचीत ही हैं। अंतर संगठन का है: आप किसी विशिष्ट टीम (जैसे “वेंडास”) के लिए समूह बना सकते हैं और उसे उस टीम का निजी चैनल मान सकते हैं, या विशेष प्रोजेक्ट्स के लिए अस्थायी समूह बना सकते हैं। बनाने की सुविधा समान है।
समूह बनाने के लिए टीमें कॉन्फ़िगर होना ज़रूरी है?
नहीं। टीमें बनाना वैकल्पिक है और प्रबंधन आसान करने के लिए है। समूह बनाते समय आप एजेंट्स को अलग-अलग चुन सकते हैं, चाहे वे किसी टीम में हों या नहीं।
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पहला उपयोगकर्ता मुफ़्त है और क्रेडिट कार्ड की आवश्यकता नहीं है।