मैक्रोज़ क्या हैं और दोहराई जाने वाली कार्रवाइयों को तेज़ करने के लिए उनका उपयोग कैसे करें

Papo (https://papo.global/) के साथ, आप केवल एक क्लिक से दोहराई जाने वाली कार्रवाइयों के एक सेट को निष्पादित करने के लिए मैक्रोज़ बना और उपयोग कर सकते हैं, जिससे आपके एजेंटों का मैन्युअल काम तेज़ हो जाता है। एक मैक्रो एक शॉर्टकट के रूप में काम करता है जो, उदाहरण के लिए, एक टैग जोड़ सकता है, बातचीत को दूसरी टीम को असाइन कर सकता है और उसे बंद कर सकता है, यह सब एक साथ, आपकी ग्राहक सेवा प्रक्रियाओं में निरंतरता और दक्षता सुनिश्चित करता है।

मैक्रोज़ कार्यप्रवाहों को मानकीकृत करने और दिन भर दोहराई जाने वाली कार्यों में समय बचाने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण हैं। बातचीत को व्यवस्थित करने के लिए तीन या चार क्लिक करने के बजाय, आपका एजेंट एक ही मैक्रो को सक्रिय करता है और प्लेटफ़ॉर्म पूर्वनिर्धारित कार्रवाइयों के अनुक्रम को निष्पादित करता है।

मैक्रोज़ की भूमिका को बेहतर ढंग से समझने के लिए, Papo में उपलब्ध अन्य स्वचालन उपकरणों के साथ उनकी तुलना करना उपयोगी है।

मैक्रोज़ क्या हैं?

मैक्रोज़ कार्रवाइयों की "रेसिपी" हैं जिन्हें एक ही कमांड से एक या अधिक बातचीत पर लागू किया जा सकता है। इन्हें उन मैन्युअल और दोहराई जाने वाली कार्यों को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जो एजेंट इनबॉक्स के भीतर करते हैं।

जबकि त्वरित उत्तर संचार (टेक्स्ट डालना) को तेज़ करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं, मैक्रोज़ प्रबंधन (बातचीत पर कार्रवाइयां निष्पादित करना) को तेज़ करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं।

एक मैक्रो में शामिल की जा सकने वाली सबसे आम कार्रवाइयां हैं:

• टैग (मार्कर) जोड़ना या हटाना: बातचीत को वर्गीकृत करने के लिए (उदा: "हॉट लीड", "सपोर्ट N2", "फीडबैक")।
• बातचीत असाइन करना: ग्राहक सेवा को किसी विशिष्ट एजेंट या टीम को अग्रेषित करने के लिए (उदा: "बिक्री", "वित्त")।
• बातचीत की स्थिति बदलना: बातचीत को "लंबित" या "समाधानित" (बंद) के रूप में चिह्नित करने के लिए।
• एक आंतरिक नोट जोड़ना: टीम के अन्य सदस्यों के लिए एक टिप्पणी छोड़ने के लिए।

इन कार्रवाइयों को मिलाकर, आप रोज़मर्रा की सामान्य स्थितियों के लिए तेज़ और त्रुटि-मुक्त कार्यप्रवाह बनाते हैं।

Papo में मैक्रो कैसे बनाएं

मैक्रोज़ का निर्माण केंद्रीकृत है, जिससे प्रशासक पूरी टीम के लिए शॉर्टकट कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

1. सेटिंग्स एक्सेस करें: अपने Papo खाते के सेटिंग्स पैनल पर नेविगेट करें।
2. स्वचालन अनुभाग ढूंढें: "स्वचालन" के भीतर "मैक्रोज़" विकल्प या इसी तरह के क्षेत्र की तलाश करें।
3. एक नया मैक्रो बनाएं: एक नया मैक्रो जोड़ने के लिए बटन पर क्लिक करें। आपको परिभाषित करना होगा:
   • मैक्रो का नाम: एक स्पष्ट और वर्णनात्मक नाम जो एजेंटों को इसके कार्य को समझने में मदद करे। उदाहरण के लिए: "योग्य बनाएं और बिक्री को भेजें" या "बंद करें और समाधानित के रूप में चिह्नित करें"।
   • कार्य: उपलब्ध कार्यों की सूची में से चुनें कि मैक्रो को क्या करना चाहिए। आप कई कार्य जोड़ सकते हैं जो अनुक्रम में निष्पादित होंगे। उदाहरण के लिए, "योग्य बनाएं और बिक्री को भेजें" मैक्रो के लिए, कार्य हो सकते हैं:
     1. टैग जोड़ें: "योग्य लीड"
     2. टीम को असाइन करें: "बिक्री"
4. मैक्रो सहेजें: कार्रवाइयों को कॉन्फ़िगर करने के बाद, मैक्रो को सहेजें ताकि यह एजेंटों के लिए उपलब्ध हो सके।

बातचीत में मैक्रो कैसे लागू करें

एक बार मैक्रोज़ बन जाने के बाद, एजेंट बातचीत स्क्रीन से बाहर निकले बिना, ग्राहक सेवा के दौरान उन्हें आसानी से लागू कर सकते हैं।

1. बातचीत खोलें: वह बातचीत चुनें जिस पर आप कार्रवाइयां लागू करना चाहते हैं।
2. मैक्रोज़ मेनू का पता लगाएं: बातचीत इंटरफ़ेस के भीतर, आमतौर पर टैग करने या असाइन करने के विकल्पों के पास, "मैक्रोज़" के लिए एक बटन या मेनू होगा।
3. वांछित मैक्रो चुनें: बटन पर क्लिक करें और सभी उपलब्ध मैक्रोज़ की एक सूची दिखाई देगी। वह चुनें जो आपको निष्पादित करने की आवश्यकता वाली कार्रवाई से मेल खाता हो।
4. आवेदन की पुष्टि करें: प्लेटफ़ॉर्म चयनित मैक्रो में कॉन्फ़िगर की गई सभी कार्रवाइयों को तुरंत निष्पादित करेगा। उदाहरण के लिए, "बंद करें और समाधानित के रूप में चिह्नित करें" मैक्रो पर क्लिक करने पर, बातचीत को टैग किया जाएगा और उसकी स्थिति स्वचालित रूप से "समाधानित" में बदल जाएगी।

इस कार्यक्षमता का उपयोग बैच में भी किया जा सकता है। प्लेटफ़ॉर्म के कुछ दृश्यों में, कई बातचीत का चयन करना और उन सभी पर एक साथ एक ही मैक्रो लागू करना संभव है, जिससे बड़ी मात्रा में ग्राहक सेवा के प्रबंधन को और भी अनुकूलित किया जा सके।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)

मैक्रोज़ और त्वरित उत्तरों में क्या अंतर है?

मुख्य अंतर यह है कि प्रत्येक क्या करता है। त्वरित उत्तर टाइपिंग को तेज़ करने के लिए संदेश बॉक्स में टेक्स्ट ब्लॉक डालते हैं। मैक्रोज़ बातचीत में प्रबंधन कार्रवाइयों का एक सेट निष्पादित करते हैं, जैसे टैग करना, एक टीम को असाइन करना या ग्राहक सेवा को बंद करना, यह सब एक ही क्लिक से।

क्या मैं ऐसे मैक्रोज़ बना सकता हूँ जो ग्राहक को संदेश भेजते हैं?

नहीं। मैक्रोज़ को संगठन और कार्यप्रवाह की आंतरिक कार्रवाइयों (टैग करना, असाइन करना, आदि) को निष्पादित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। पूर्वनिर्धारित संदेश भेजने के लिए, आपको त्वरित उत्तर कार्यक्षमता का उपयोग करना चाहिए।

मैक्रोज़ कौन बना और उपयोग कर सकता है?

आमतौर पर, प्रक्रियाओं के मानकीकरण को सुनिश्चित करने के लिए मैक्रोज़ का निर्माण और संपादन व्यवस्थापक अनुमतियों वाले उपयोगकर्ताओं तक सीमित होता है। बातचीत में मैक्रोज़ का अनुप्रयोग सभी ग्राहक सेवा एजेंटों के लिए उपलब्ध एक उपकरण है। अनुमतियों को खाता सेटिंग्स में समायोजित किया जा सकता है।

क्या मैक्रोज़ स्वचालित हैं?

नहीं, मैक्रोज़ अर्ध-स्वचालित हैं। उन्हें एक एजेंट द्वारा एक क्लिक से मैन्युअल रूप से सक्रिय करने की आवश्यकता होती है। हालांकि वे क्लिक के बाद स्वचालित रूप से कार्रवाइयां निष्पादित करते हैं, वे नई संदेश के आगमन जैसे ट्रिगर्स द्वारा ट्रिगर नहीं होते हैं। पूरी तरह से स्वचालित स्वचालन के लिए, आपको स्वचालन नियमों का उपयोग करना चाहिए।

क्या मैक्रो बनाने के बाद उसे संपादित करना संभव है?

हाँ। व्यवस्थापक किसी भी समय मैक्रोज़ अनुभाग तक पहुँच सकते हैं ताकि मौजूदा मैक्रो की कार्रवाइयों को संपादित, जोड़ा या हटाया जा सके, साथ ही उसे हटाया या नए बनाए जा सकें।

क्या मैं एक ही समय में कई बातचीत पर मैक्रो लागू कर सकता हूँ?

हाँ, Papo प्लेटफ़ॉर्म बैच में मैक्रोज़ के निष्पादन की अनुमति देता है। आप अपने इनबॉक्स में कई बातचीत का चयन कर सकते हैं और उन सभी पर एक साथ एक ही मैक्रो लागू कर सकते हैं, जो बड़े पैमाने पर ग्राहक सेवा को व्यवस्थित करने के लिए आदर्श है।

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• ग्राहक सेवा को तेज़ करने के लिए त्वरित उत्तरों का उपयोग कैसे करें
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