Papo (https://papo.global/) में निष्क्रिय बातचीत को स्वचालित रूप से संग्रहीत करने के लिए, आप एक ऑटोमेशन नियम बनाते हैं जो एक निर्धारित अवधि तक बिना इंटरैक्शन वाली बातचीत को बंद करके संग्रह में ले जाता है, जिससे इनबॉक्स व्यवस्थित रहता है और टीम का ध्यान सक्रिय बातचीत पर बना रहता है।
इस ऑटोमेशन से, आप रुकी हुई बातचीत की समीक्षा करने और उन्हें मैन्युअल रूप से समाप्त करने का काम खत्म कर देते हैं। नियम निष्क्रियता की निगरानी करता है और बिना किसी मानवीय हस्तक्षेप के संग्रहीत करने की कार्रवाई करता है, जिससे सेवा कतार में केवल वही दिखता है जिस पर वास्तव में ध्यान देने की आवश्यकता है।
सारांश: मैन्युअल संग्रहण बनाम ऑटोमेशन नियम
| तरीका | यह कैसे काम करता है | कब उपयोग करें |
|---|---|---|
| मैन्युअल संग्रहण | एक एजेंट इनबॉक्स की समीक्षा करता है, रुकी हुई बातचीत की पहचान करता है और उन्हें एक-एक करके संग्रहीत करता है। | बहुत कम वॉल्यूम वाले संचालन या जब हर समापन पर पूरा नियंत्रण आवश्यक हो। |
| ऑटोमेशन नियम | सिस्टम बिना इंटरैक्शन का समय जांचता है और कॉन्फ़िगर किए गए मानदंड को पूरा करने वाली बातचीत को स्वतः संग्रहीत करता है। | मध्यम और उच्च वॉल्यूम वाले संचालन, जहां मैन्युअल रूप से इनबॉक्स व्यवस्थित रखना असंभव और गलतियों की संभावना वाला होता है। |
स्वचालित संग्रहण नियम कैसे काम करता है
नियम Papo के ऑटोमेशन मॉड्यूल के सशर्त लॉजिक का उपयोग करता है। जब कोई बातचीत बिना किसी नए संदेश (ग्राहक या एजेंट से) के निर्धारित समय तक पहुंच जाती है, तो सिस्टम उसे संग्रहीत करने की कार्रवाई करता है। आप निष्क्रियता की अवधि तय करते हैं और चाहें तो चैनल, टैग या अन्य मानदंडों से फ़िल्टर कर सकते हैं, जिससे यह परिष्कृत होता है कि कौन-सी बातचीत संग्रहीत होगी।
नियम बनाने के लिए चरण-दर-चरण
1. ऑटोमेशन मॉड्यूल पर जाएं
Papo पैनल में, सेटिंग्स → ऑटोमेशन पर जाएं। यह वह केंद्र है जहां आप सेवा में कार्रवाइयों को स्वचालित करने वाले सभी नियमों को प्रबंधित करते हैं।
2. नया नियम शुरू करें
नया नियम जोड़ने के बटन पर क्लिक करें। एक वर्णनात्मक नाम दें, जैसे “7 दिनों से निष्क्रिय बातचीत संग्रहीत करें”, ताकि पहचान और भविष्य के समायोजन आसान हों।
3. निष्क्रियता ट्रिगर निर्धारित करें
वह इवेंट चुनें जो ऑटोमेशन को ट्रिगर करता है। निष्क्रियता के आधार पर संग्रहण के लिए, बिना इंटरैक्शन वाली बातचीत से संबंधित ट्रिगर चुनें। फिर समय की शर्त कॉन्फ़िगर करें:
- निष्क्रियता की अवधि: तय करें कि बातचीत को निष्क्रिय माने जाने के लिए कितने दिन (या घंटे) तक कोई नया संदेश न आए (उदा: 7 दिन)।
आप अतिरिक्त शर्तें जोड़ सकते हैं, जैसे कोई विशिष्ट टैग (उदा: “हल हो गया”) या स्रोत चैनल, ताकि यह सीमित किया जा सके कि कौन-सी बातचीत नियम में आएगी।
4. “बातचीत संग्रहीत करें” कार्रवाई चुनें
कार्रवाइयों के सेक्शन में, बातचीत संग्रहीत करें (या समापन की समतुल्य कार्रवाई) चुनें। उस क्षण से, निर्धारित निष्क्रियता समय तक पहुंचने वाली हर बातचीत स्वतः संग्रह में चली जाएगी, जिससे इनबॉक्स खाली होगा।
5. नियम सहेजें और सक्रिय करें
सेटिंग्स की समीक्षा करें, सहेजें और सुनिश्चित करें कि नियम सक्रिय है। इनबॉक्स बिना मैन्युअल कार्रवाई के व्यवस्थित बना रहेगा।
यह ऑटोमेशन किसके लिए उपयुक्त है
- उच्च सेवा वॉल्यूम वाली टीमें: रोजाना दर्जनों या सैकड़ों बातचीत जमा नहीं होतीं; केवल सक्रिय बातचीत दिखती हैं।
- SLA और उत्पादकता को प्राथमिकता देने वाले संचालन: एजेंट निष्क्रिय बातचीत खंगालने में समय नहीं गंवाते और अपना प्रयास उन ग्राहकों पर केंद्रित करते हैं जो अभी जवाब का इंतजार कर रहे हैं।
- कई चैनल उपयोग करने वाली कंपनियां: प्रत्येक चैनल के लिए अलग नियम बनाए जा सकते हैं (उदा: WhatsApp 5 दिन बाद संग्रहीत करे, ईमेल 10 दिन बाद), जिससे संग्रहण नीति हर संदर्भ के अनुसार ढल जाती है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या नियम उन बातचीत को संग्रहीत करता है जो ग्राहक के जवाब का इंतजार कर रही हैं?
हां, बशर्ते कॉन्फ़िगर किया गया निष्क्रियता समय पूरा हो जाए। यदि आप ऐसी बातचीत को सुरक्षित रखना चाहते हैं जिनमें ग्राहक ने अभी जवाब नहीं दिया है, तो अवधि को अधिक बढ़ाएं या ऐसा टैग उपयोग करें जो बातचीत को नियम से बाहर रखे (उदा: “ग्राहक की प्रतीक्षा”)।
क्या मैं अलग-अलग चैनलों के लिए अलग समय-सीमाएं तय कर सकता हूं?
हां। प्रत्येक चैनल के लिए एक नियम बनाएं, “स्रोत इनबॉक्स” शर्त और संबंधित निष्क्रियता अवधि का उपयोग करें। इस तरह, WhatsApp 3 दिन बाद और ईमेल 7 दिन बाद संग्रहीत कर सकता है।
यदि संग्रहण के बाद ग्राहक नया संदेश भेजता है तो क्या होता है?
बातचीत स्वतः फिर से खुल जाती है और नए इंटरैक्शन के रूप में इनबॉक्स में वापस दिखने लगती है। पूरा पिछला इतिहास सुरक्षित रहता है।
क्या केवल उन बातचीत को संग्रहीत करना संभव है जिन पर पहले से कोई विशिष्ट टैग है?
हां। नियम में टैग की शर्त जोड़ें। उदाहरण के लिए, आप केवल “हल हो गया” टैग वाली उन बातचीत को संग्रहीत कर सकते हैं जो 5 दिनों से निष्क्रिय हैं।
क्या संग्रहण नियम रिपोर्ट या मेट्रिक्स को प्रभावित करता है?
नहीं। संग्रहण डेटा को नहीं मिटाता। बातचीत संग्रह में उपलब्ध रहती हैं और ऐतिहासिक रिपोर्ट में गिनी जाती रहती हैं। केवल इनबॉक्स का दृश्य साफ होता है।
ऑटोमेशन नियम बनाने के लिए विशेष अनुमति चाहिए?
ऑटोमेशन नियमों तक पहुंच की अनुमतियां आपके Papo खाते की भूमिका कॉन्फ़िगरेशन के अनुसार होती हैं। विशिष्ट अनुमतियों के विवरण सीधे प्लेटफ़ॉर्म पर देखे जा सकते हैं।
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