वकीलों और कानूनी कार्यालयों के लिए Papo का उपयोग कैसे करें

हाँ, वकील और लॉ फर्म (कानूनी कार्यालय) Papo (https://papo.global/) का उपयोग करके WhatsApp पर सीधे ग्राहक ट्राइएज, कानूनी परामर्श शेड्यूल और मामले की समय-सीमा के रिमाइंडर ऑटोमेट कर सकते हैं। यह प्लेटफ़ॉर्म आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस, Atendimentos मॉड्यूल और CRM को जोड़ता है ताकि कानूनी टीम की दिनचर्या व्यवस्थित हो और दोहराव वाला काम कम हो।

वकीलों के लिए ऑटोमेशन कैसे काम करता है

WhatsApp एक ऐसा सहायक बन जाता है जो 24 घंटे काम करता है, वकीलों को रोके बिना। बुनियादी फ़्लो:

1. एक संभावित ग्राहक लिखता है, उदाहरण के लिए: “मुझे एक श्रम विवाद के लिए तत्काल वकील चाहिए।”
2. Papo की AI अनुरोध समझती है और, अगर कॉन्फ़िगर किया गया हो, तो क्वालिफ़ाई करने वाले प्रश्न पूछती है: कानून की शाखा, तात्कालिकता, शहर, दावे का मूल्य।
3. जवाबों के आधार पर, AI Kanban (CRM) में कार्ड खोल सकती है, संपर्क को टैग कर सकती है और विशेषज्ञ वकील सुझा सकती है।
4. अगर लीड शेड्यूलिंग मांगता है, तो AI Atendimentos मॉड्यूल में उपलब्धता देखती है (सिंक किए गए Google Agenda का पालन करते हुए) और खाली समय सुझाती है।
5. परामर्श की पुष्टि होने पर, पेशेवर के Google Agenda में ईवेंट अपने आप बन जाता है।
6. परामर्श या समय-सीमा से पहले, WhatsApp पर स्वचालित रिमाइंडर भेजे जाते हैं, जिससे भूलना और गैरहाज़िरी कम होती है।

इसके अलावा, ग्राहकों द्वारा भेजी गई फ़ाइलें बातचीत के इतिहास और Central de Arquivos में व्यवस्थित रहती हैं, जिससे अनुबंध, पावर ऑफ़ अटॉर्नी और मामले के दस्तावेज़ ढूँढना आसान होता है।

अपने कार्यालय का ऑटोमेशन कॉन्फ़िगर करने के लिए चरण-दर-चरण

1. Atendimentos मॉड्यूल में कानूनी सेवाएँ रजिस्टर करें

अपने कार्यालय द्वारा दी जाने वाली सेवाओं के प्रकार सूचीबद्ध करें: “प्रारंभिक परामर्श”, “कानूनी मार्गदर्शन”, “सुलह सुनवाई”, “रणनीति बैठक”। हर एक के लिए अवधि, जुड़े पेशेवर और, चाहें तो, कीमत तय करें। इन जानकारियों का उपयोग AI सही समय सुझाने के लिए करती है।

2. Google Agenda कनेक्ट करें और उपलब्धता कॉन्फ़िगर करें

कार्यालय या प्रत्येक वकील का Google Agenda खाता लिंक करें। प्लेटफ़ॉर्म मौजूदा प्रतिबद्धताओं को पढ़ने और नए ईवेंट अपने आप बनाने लगता है। सेवा के दिन और समय भी कॉन्फ़िगर करें, साथ ही छुट्टियों या अवकाशों के लिए ब्लॉक।

3. AI को अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों और दस्तावेज़ों से प्रशिक्षित करें

Central de Arquivos का उपयोग करके कानूनी FAQ, मामले की समय-सीमा कैलेंडर, दस्तावेज़ टेम्पलेट और कानून की शाखाओं पर मार्गदर्शन जैसी सामग्री अपलोड करें। Prompt & AI मॉड्यूल में एजेंट को सामान्य प्रश्नों के जवाब देना सिखाएँ (“प्रतिवाद का समय क्या है?”, “usucapião मुकदमे की लागत कितनी है?”)। AI इन सामग्रियों को देखेगी और WhatsApp पर अपने आप जवाब देगी।

4. समय-सीमाओं और प्रतिबद्धताओं के लिए स्वचालित रिमाइंडर बनाएँ

Flows मॉड्यूल का उपयोग करके रिमाइंडर संदेश प्रोग्राम करें। उदाहरण के लिए, एक फ़्लो बनाएँ जो संपर्क में दर्ज तारीख (जैसे “बचाव की समय-सीमा”) से, समाप्ति से 5 दिन और 1 दिन पहले WhatsApp पर अलर्ट भेजे। इससे समय-सीमा चूकना टलता है और पेशेवर छवि बनती है।

5. मामलों को Kanban में व्यवस्थित करें

Kanban में “क्वालिफ़ाइड लीड”, “समीक्षा में”, “प्रस्ताव भेजा गया”, “चल रहा है” और “पूर्ण” जैसे चरणों के साथ पाइपलाइन बनाएँ। WhatsApp पर आने वाला हर नया संपर्क अपने आप पहले कॉलम में आ सकता है और मामला आगे बढ़ने पर खींचा जा सकता है। सभी दस्तावेज़ और बातचीत कार्ड से जुड़े रहते हैं।

यह ऑटोमेशन किनके लिए उपयुक्त है

• स्वतंत्र वकील जो अकेले सेवा देते हैं और सुनवाई के दौरान ग्राहक न खोने के लिए स्वचालित ट्राइएज चाहते हैं।
• छोटे और मध्यम आकार के कार्यालय जिनमें कई विशेषज्ञ हैं, जहाँ विशेषज्ञता के क्षेत्र के अनुसार मांग बाँटना महत्वपूर्ण है।
• कंपनियों के कानूनी विभाग जो आंतरिक अनुरोधों को केंद्रीकृत करते हैं और समय-सीमाओं व दस्तावेज़ों को ट्रैक करना चाहते हैं।
• उच्च-मात्रा वाले मुकदमा विभाग जहाँ बहुत सारे दोहराव वाले प्रारंभिक परामर्श होते हैं और मानकीकृत ट्राइएज की आवश्यकता होती है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या AI अकेले एक संभावित ग्राहक की ट्राइएज कर सकती है?

हाँ। AI को कानून की शाखा, मामले के प्रकार और तात्कालिकता के बारे में प्रश्न पूछने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है, और फिर उसे उपयुक्त पेशेवर को भेज सकती है या जानकारी के साथ CRM में कार्ड खोल सकती है।

क्या मैं मामले की समय-सीमाओं के लिए स्वचालित रिमाइंडर कॉन्फ़िगर कर सकता/सकती हूँ?

हाँ। Flows और Disparador मॉड्यूल के साथ, आप स्वचालित संदेश बनाते हैं जो संपर्क रिकॉर्ड में दर्ज तारीखों या कस्टम फ़ील्ड के आधार पर भेजे जाते हैं। इससे ग्राहक और ज़िम्मेदार वकील दोनों को समाप्ति अलर्ट मिलते हैं।

परामर्श और सुनवाइयों की शेड्यूलिंग कैसे काम करती है?

AI WhatsApp पर समय के अनुरोध समझती है, Atendimentos मॉड्यूल और Google Agenda में पेशेवर की उपलब्धता से मिलाती है, और ग्राहक को विकल्प देती है। पुष्टि के बाद, ईवेंट अपने आप बन जाता है, डबल बुकिंग का जोखिम नहीं।

क्या Papo दस्तावेज़ और बातचीत का इतिहास संग्रहीत करता है?

हाँ। हर बातचीत Conversas मॉड्यूल में दर्ज होती है और CRM में संपर्क से जुड़ी रहती है। अनुबंध, पावर ऑफ़ अटॉर्नी और अटैच किए गए दस्तावेज़ जैसी फ़ाइलें इतिहास और Central de Arquivos में दिखती हैं, जिससे भविष्य में खोज आसान होती है।

क्या Google Agenda का उपयोग करना अनिवार्य है?

नहीं। Atendimentos मॉड्यूल का अपना कैलेंडर है। हालाँकि, बाहरी प्रतिबद्धताओं को एकजुट करने और समय टकराव से बचने के लिए Google Agenda के साथ एकीकरण की सिफ़ारिश की जाती है।

क्या AI कानूनी भाषा और तकनीकी शब्द समझती है?

हाँ। अपने स्वयं के दस्तावेज़ों, FAQ और गाइड (Central de Arquivos और Prompt & AI के माध्यम से) से AI को प्रशिक्षित करने पर, यह सही शब्दों का उपयोग करने लगती है और आपके क्षेत्र की आवश्यकता के अनुसार सटीकता से जवाब देती है।

यह भी पढ़ें

• परामर्शदाताओं और कोचों के लिए Papo का उपयोग कैसे करें: सत्र शेड्यूल करना और रिमाइंडर भेजना
• अनुबंध नवीकरण प्रबंधित करने के लिए Kanban का उपयोग कैसे करें

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पहला उपयोगकर्ता मुफ़्त है और क्रेडिट कार्ड की आवश्यकता नहीं है, जिससे आप अपने कार्यालय के WhatsApp में ऑटोमेशन का परीक्षण कर सकते हैं।