हाँ, Papo (https://papo.global/) में केवल ईमेल चैनल के लिए कस्टम अनुपस्थिति संदेश कॉन्फ़िगर करना संभव है। यह सुविधा ईमेल इनबॉक्स के कार्य समय का उपयोग करती है: जब कोई संदेश कार्य समय के बाहर आता है, तो प्रेषक को स्वचालित रूप से जवाब मिलता है जिसमें जवाब देने की समय-सीमा और वापसी के समय की जानकारी होती है, और बातचीत किसी एजेंट को सौंपे बिना कतार में रहती है।
ईमेल सर्वर के सामान्य ऑटो-रिप्लाई से अलग, Papo में अनुपस्थिति संदेश आपके मल्टी-चैनल संचालन के साथ एकीकृत होता है। आप वे दिन और समय निर्धारित करते हैं जब आपकी टीम ईमेल का जवाब देती है और एक टेक्स्ट लिखते हैं जो केवल तब भेजा जाएगा जब संपर्क उस अवधि के बाहर हो। इससे ग्राहक को पता रहता है कि जवाब कब मिलेगा, और आपकी टीम को आराम के दौरान परेशान नहीं किया जाता।
| स्थिति | Papo में व्यवहार | ईमेल पर प्रभाव |
|---|---|---|
| ईमेल कार्य समय के भीतर | बातचीत इनबॉक्स में आती है और सामान्य वितरण (रोटेशन या मैन्युअल) के लिए आगे बढ़ती है। | ग्राहक को उपलब्ध एजेंट द्वारा सेवा मिलती है, बिना स्वचालित संदेश के। |
| ईमेल कार्य समय के बाहर | अनुपस्थिति संदेश स्वचालित रूप से भेजा जाता है। | प्रेषक को तुरंत जवाब मिलता है जिसमें अनुपस्थिति और जवाब देने की समय-सीमा बताई जाती है। |
| कार्य समय के बाहर प्राप्त बातचीत | सामान्य कतार में “अपठित” रहती है, किसी एजेंट को नहीं सौंपी जाती। | लीड बिना जवाब नहीं रहता, और टीम को शिफ्ट के बाहर सूचनाएँ नहीं मिलतीं। |
| कार्य समय शुरू होने पर | बातचीत फिर से वितरण के लिए उपलब्ध हो जाती है। | मानव सेवा Papo में पहले से दर्ज पूरे इतिहास के साथ शुरू होती है। |
ईमेल के लिए अनुपस्थिति संदेश कैसे काम करता है
Papo कनेक्टेड इनबॉक्स में आने वाले प्रत्येक नए ईमेल के लिए वर्तमान समय की जाँच करता है। यदि संदेश उस इनबॉक्स के लिए कॉन्फ़िगर किए गए कार्य समय के भीतर प्राप्त होता है, तो वह सामान्य प्रवाह में जाता है: कतार में आता है और किसी एजेंट को सौंपा जा सकता है। यदि यह समय के बाहर आता है, तो दो कार्य होते हैं:
- प्लेटफ़ॉर्म आपके द्वारा निर्धारित अनुपस्थिति संदेश तुरंत भेजता है।
- बातचीत इनबॉक्स में बनी रहती है, लेकिन अगली शिफ्ट शुरू होने तक किसी भी एजेंट को नहीं सौंपी जाती।
इससे यह सुनिश्चित होता है कि हर ईमेल को तेज़ प्रारंभिक जवाब मिले, भले ही टीम ऑनलाइन न हो, और प्रतिक्रिया समय (SLA) की गिनती तभी शुरू हो जब मानव सेवा वास्तव में शुरू हो सके।
ईमेल अनुपस्थिति संदेश कॉन्फ़िगर करने के लिए चरण-दर-चरण
शुरू करने से पहले, यह आवश्यक है कि ईमेल चैनल पहले से Papo से कनेक्ट हो। यदि नहीं है, तो पहले कनेक्शन गाइड का पालन करें।
-
ईमेल चैनल कनेक्ट करें।
सेटिंग्स → इनबॉक्स → इनबॉक्स जोड़ें पर जाएँ, ईमेल चुनें और अपने प्रदाता का SMTP डेटा भरें। इस इनबॉक्स को संभालने वाले एजेंट्स को संबद्ध करें। -
ईमेल इनबॉक्स की सेटिंग्स पर जाएँ।
सेटिंग्स के अंदर, वह ईमेल इनबॉक्स खोजें जिसे आप कस्टमाइज़ करना चाहते हैं। कार्य समय का विकल्प आपकी इंस्टॉलेशन के आधार पर खाता स्तर पर या प्रति इनबॉक्स दिख सकता है। ईमेल के लिए विशेष अनुपस्थिति संदेश पाने के लिए, प्रति इनबॉक्स कॉन्फ़िगरेशन का उपयोग करें। -
समय-सारणी निर्धारित करें।
सप्ताह के उन दिनों को चिह्नित करें जब आपकी टीम ईमेल का जवाब देती है और प्रत्येक शिफ्ट का प्रारंभ और समाप्ति समय बताएं। बिना चिह्नित दिन (जैसे शनिवार और रविवार) दर्शाते हैं कि उन दिनों ईमेल सेवा नहीं है। -
कस्टम अनुपस्थिति संदेश लिखें।
उसी स्थान पर, वह टेक्स्ट लिखें जो स्वचालित रूप से भेजा जाएगा। एक अच्छे संदेश में शामिल होता है:- संपर्क के लिए धन्यवाद।
- जानकारी कि टीम कार्य समय के बाहर है।
- वे दिन और समय जब ईमेल का जवाब दिया जाता है।
- जवाब मिलने की अनुमानित समय-सीमा (उदा.: “कार्य समय शुरू होने के 2 घंटे के भीतर हम जवाब देंगे”)।
उदाहरण:
“नमस्ते! आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। इस समय हम अपने ईमेल सेवा समय के बाहर हैं, जो सोमवार से शुक्रवार, सुबह 9 बजे से शाम 6 बजे तक है। आपका संदेश प्राप्त हो गया है और हमारी टीम लौटते ही जवाब देगी। धन्यवाद!” -
सहेजें और परीक्षण करें।
परिवर्तन सहेजने के बाद, कॉन्फ़िगर किए गए समय के बाहर कनेक्टेड इनबॉक्स पर एक परीक्षण ईमेल भेजें और पुष्टि करें कि स्वचालित जवाब सही ढंग से पहुँच रहा है।
यह किनके लिए उपयुक्त है
ईमेल चैनल के लिए विशिष्ट अनुपस्थिति संदेश कॉन्फ़िगर करना किसी भी ऐसे संचालन के लिए उपयोगी है जो:
- ईमेल के माध्यम से व्यावसायिक या सहायता संपर्क प्राप्त करता है और जवाब की अपेक्षाएँ स्पष्ट करना चाहता है।
- विभिन्न चैनलों के लिए अलग-अलग सेवा समय रखता है (उदा.: WhatsApp रात 8 बजे तक, ईमेल शाम 6 बजे तक)।
- रात में या सप्ताहांत पर लिखने वाले ग्राहकों को तुरंत जवाब मिलने से वंचित नहीं रखना चाहता।
- चाहता है कि टीम आराम बाधित किए बिना अन्य कार्यों पर ध्यान दे, और ग्राहक अनुभव पेशेवर बना रहे।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या ईमेल का अनुपस्थिति संदेश WhatsApp से अलग हो सकता है?
हाँ। यदि आप प्रति इनबॉक्स कार्य समय कॉन्फ़िगर करते हैं, तो प्रत्येक चैनल का अपना संदेश हो सकता है। बस ईमेल इनबॉक्स की सेटिंग्स पर जाएँ और इच्छित टेक्स्ट निर्धारित करें, जबकि WhatsApp या अन्य इनबॉक्स के संदेश अलग हो सकते हैं।
कार्य समय के बाहर आने वाले ईमेल का क्या होता है?
वे इनबॉक्स की सामान्य कतार में रहते हैं, किसी एजेंट को सौंपे बिना। प्रेषक को अनुपस्थिति संदेश स्वचालित रूप से मिलता है, और बातचीत अगले कार्य समय शुरू होने तक वितरण की प्रतीक्षा करती है।
क्या इस संदेश के लिए अलग ऑटोमेशन बनाना होगा?
नहीं। अनुपस्थिति संदेश उसी स्थान पर कॉन्फ़िगर किया जाता है जहाँ आप ईमेल इनबॉक्स का कार्य समय निर्धारित करते हैं। किसी अतिरिक्त फ़्लो या ऑटोमेशन नियम की आवश्यकता नहीं है।
क्या मैं संदेश में अपना कार्य समय शामिल कर सकता/सकती हूँ?
हाँ, और यह अत्यधिक अनुशंसित है। अपनी टीम के ईमेल जवाब देने के दिन और समय बताना ग्राहक की अपेक्षा को स्पष्ट करने में मदद करता है और जवाब की प्रतीक्षा में बेचैनी कम करता है।
क्या संदेश सभी ईमेल को भेजा जाता है या केवल नए संपर्कों को?
अनुपस्थिति संदेश कार्य समय के बाहर प्राप्त किसी भी ईमेल को भेजा जाता है, चाहे प्रेषक आपके डेटाबेस में नया संपर्क हो या पहले से मौजूद।
संदेश काम कर रहा है या नहीं, इसका परीक्षण कैसे करें?
कॉन्फ़िगर की गई समय-सारणी के बाहर के समय में इनबॉक्स से कनेक्टेड पते पर एक परीक्षण ईमेल भेजें। यदि सब कुछ सही है, तो आपको आपके द्वारा निर्धारित टेक्स्ट के साथ स्वचालित जवाब मिलेगा।
यह भी पढ़ें
मुफ्त शुरू करें और अपना ईमेल अनुपस्थिति संदेश कॉन्फ़िगर करें →
Papo के साथ, आप मुफ्त में परीक्षण कर सकते हैं और ईमेल सेवा को स्वचालित जवाबों के साथ व्यवस्थित कर सकते हैं जो आपके समय की जानकारी देते हैं।