इनबॉक्स में व्यू और फ़िल्टर का उपयोग कैसे करें?

अपने एकीकृत इनबॉक्स में बातचीत को कुशलतापूर्वक व्यवस्थित करने और खोजने के लिए, Papo (https://papo.global/) "मेरे", "असाइन नहीं किए गए" और "सभी" जैसे पूर्वनिर्धारित दृश्य प्रदान करता है, साथ ही एजेंट, टीम, टैग और बातचीत की स्थिति जैसे मानदंडों के आधार पर कस्टम फ़िल्टर बनाने की अनुमति भी देता है। यह कार्यक्षमता ग्राहक सेवा को प्राथमिकता देने, कार्यों को वितरित करने और आपकी टीम के कार्यप्रवाह को व्यवस्थित रखने के लिए आवश्यक है।

WhatsApp, Instagram और ईमेल जैसे विभिन्न चैनलों से बड़ी संख्या में संदेशों को प्रबंधित करना एक चुनौती हो सकता है। एक अव्यवस्थित इनबॉक्स धीमी प्रतिक्रिया समय, निराश ग्राहकों और छूटे हुए व्यावसायिक अवसरों की ओर ले जाता है। Papo का दृश्य और फ़िल्टर सिस्टम इस परिदृश्य में व्यवस्था लाने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिससे टीम का प्रत्येक सदस्य सबसे महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान केंद्रित कर सके और यह सुनिश्चित हो सके कि कोई भी बातचीत छूटे नहीं।

पूर्वनिर्धारित फ़िल्टर: आवश्यक दृश्य

Papo का इनबॉक्स पहले से ही तीन मुख्य फ़िल्टर के साथ आता है जो आपकी ग्राहक सेवा के संगठन का आधार बनते हैं। एक कुशल कार्यप्रवाह के लिए प्रत्येक के उद्देश्य को समझना पहला कदम है।

मेरे दृश्य अधिकांश एजेंटों के लिए शुरुआती बिंदु है, क्योंकि यह उनकी जिम्मेदारियों को अलग करता है। असाइन नहीं किए गए अनुभाग एक छँटाई क्षेत्र के रूप में कार्य करता है, जहाँ प्रबंधक या स्वयं टीम नई बातचीत को संभालने के लिए ले सकती है। सभी दृश्य टीम लीडर और प्रशासकों के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है जिन्हें समग्र कार्यभार और सेवा की गुणवत्ता की निगरानी करने की आवश्यकता होती है।

कस्टम फ़िल्टर कैसे बनाएं और सहेजें

मानक दृश्यों के अलावा, Papo आपको अपने संचालन की विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अपने स्वयं के फ़िल्टर बनाने और सहेजने की अनुमति देता है। यह जटिल मानदंडों के आधार पर बातचीत को सेगमेंट करने और उन्हें केवल एक क्लिक के साथ एक्सेस करने के लिए उपयोगी है।

आप निम्नलिखित मानदंडों को मिलाकर फ़िल्टर बना सकते हैं:

• एजेंट: टीम के एक या अधिक विशिष्ट सदस्यों की बातचीत देखें।
• टीम: "बिक्री" या "समर्थन" जैसी ग्राहक सेवा टीम द्वारा फ़िल्टर करें।
• इनबॉक्स: किसी विशिष्ट चैनल की बातचीत को अलग करें (उदाहरण: केवल Instagram या केवल WhatsApp)।
• स्थिति: खुली, प्रतीक्षा में या हल की गई बातचीत द्वारा फ़िल्टर करें।
• टैग (लेबल): एक या अधिक टैग के साथ चिह्नित बातचीत खोजें, जैसे तत्काल, लंबित बजट या बिक्री के बाद।

कस्टम फ़िल्टर बनाने के लिए चरण-दर-चरण प्रक्रिया

1. Papo प्लेटफ़ॉर्म पर अपने इनबॉक्स तक पहुँचें।
2. फ़िल्टर विकल्प का पता लगाएं, जिसे आमतौर पर फ़नल आइकन या "फ़िल्टर करें" बटन द्वारा दर्शाया जाता है।
3. फ़िल्टर पैनल में, उन मानदंडों का चयन करें जिन्हें आप लागू करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, आप इनबॉक्स = "बिक्री - WhatsApp" और टैग = "हॉट लीड" चुन सकते हैं।
4. फ़िल्टर लागू करने के लिए क्लिक करें। बातचीत की सूची तुरंत अपडेट हो जाएगी ताकि केवल वही परिणाम दिखाए जा सकें जो आपके मानदंडों से मेल खाते हैं।
5. फ़िल्टर के इस संयोजन का फिर से उपयोग करने में सक्षम होने के लिए, "फ़िल्टर सहेजें" या "दृश्य सहेजें" जैसा कोई विकल्प देखें।
6. अपने फ़िल्टर को एक स्पष्ट और वर्णनात्मक नाम दें, जैसे "WhatsApp की हॉट लीड्स"।
7. सहेजने के बाद, आपका कस्टम फ़िल्टर त्वरित पहुँच सूची में उपलब्ध होगा, जिससे आप विभिन्न दृश्यों के बीच आसानी से स्विच कर सकेंगे।

कस्टम फ़िल्टर के व्यावहारिक उदाहरण

फ़िल्टर की शक्ति को दर्शाने के लिए, यहाँ कुछ उदाहरण दिए गए हैं कि विभिन्न टीमें उनका उपयोग कैसे कर सकती हैं:

• ग्राहक सेवा प्रबंधकों के लिए: स्थिति = "खुली" और एक समय मानदंड (उदाहरण: "24 घंटे से अधिक पहले बनाई गई") के साथ एक फ़िल्टर बनाएं ताकि उन बातचीत की पहचान की जा सके जिन्हें हल होने में समय लग रहा है और SLA (सेवा स्तर समझौता) की निगरानी की जा सके।
• बिक्री टीमों के लिए: टैग = "फ़ॉलो-अप" और एजेंट = "मेरा उपयोगकर्ता" के साथ एक फ़िल्टर ताकि प्रत्येक विक्रेता उन सभी लीड्स को तुरंत देख सके जिन्हें फ़ॉलो-अप संपर्क की आवश्यकता है।
• तकनीकी सहायता के लिए: इनबॉक्स = "समर्थन - ईमेल" और टैग = "बग रिपोर्ट किया गया" को मिलाकर एक फ़िल्टर ताकि ईमेल द्वारा प्राप्त सभी तकनीकी टिकटों को एक ही स्थान पर व्यवस्थित किया जा सके।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

मैं खुद को या किसी अन्य एजेंट को बातचीत कैसे असाइन करूं?

किसी बातचीत के भीतर, आपको उसे किसी एजेंट को असाइन करने का विकल्प मिलेगा। अपना नाम चुनने पर, बातचीत आपके "मेरे" दृश्य में चली जाएगी। यदि आप इसे किसी अन्य सहकर्मी को असाइन करते हैं, तो वह उनके "मेरे" इनबॉक्स में दिखाई देगी।

क्या मैं एक ही फ़िल्टर में कई मानदंडों को जोड़ सकता हूँ?

हाँ। कस्टम फ़िल्टर की शक्ति कई मानदंडों को संयोजित करने की क्षमता में निहित है। उदाहरण के लिए, आप खुली सभी बातचीत को फ़िल्टर कर सकते हैं, जिसमें तत्काल टैग हो, Instagram चैनल पर हो और जो किसी विशिष्ट टीम को असाइन की गई हो।

कस्टम फ़िल्टर कौन बना और देख सकता है?

आमतौर पर, सभी उपयोगकर्ता अपने स्वयं के उपयोग के लिए फ़िल्टर बना सकते हैं। आपके खाते की सेटिंग्स के आधार पर, पूरे टीम के साथ फ़िल्टर साझा करने के विकल्प हो सकते हैं, जिससे मानकीकृत दृश्य सभी के लिए सुलभ हो सकें। अनुमतियों के बारे में विवरण प्लेटफ़ॉर्म पर उपलब्ध हैं।

जब कोई बातचीत 'हल' हो जाती है तो क्या होता है?

जब किसी बातचीत को "हल" के रूप में चिह्नित किया जाता है, तो वह सक्रिय ग्राहक सेवा कतारों (जैसे "खुली" और "मेरे") से बाहर निकल जाती है। इसे हटाया नहीं जाता है और यह संपर्क के इतिहास में बनी रहती है, जिसे खोज के माध्यम से या "हल की गई" स्थिति के लिए फ़िल्टर लागू करके पाया जा सकता है।

फ़िल्टर कई चैनलों को प्रबंधित करने में कैसे मदद करते हैं?

यदि आपकी कंपनी WhatsApp, Instagram और ईमेल के माध्यम से सेवा प्रदान करती है, तो इनबॉक्स बहुत व्यस्त हो सकता है। "इनबॉक्स" मानदंड का उपयोग करके, आप प्रत्येक चैनल के लिए अलग-अलग दृश्य बना सकते हैं। यह टीमों या एजेंटों को किसी विशिष्ट चैनल में विशेषज्ञता प्राप्त करने की अनुमति देता है, जिससे ध्यान और दक्षता में सुधार होता है।

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