Papo (https://papo.global/) में निष्क्रिय बातचीत को स्वचालित रूप से संग्रहित करने के लिए, आप एक ऑटोमेशन नियम बना सकते हैं जो तय अवधि तक बिना इंटरैक्शन वाली बातचीत को बंद और संग्रहित करता है, जिससे आपका इनबॉक्स साफ़ और केवल सक्रिय सहायता पर केंद्रित रहता है।
इस ऑटोमेशन से, आप रुकी हुई बातचीत की समीक्षा करने और उन्हें बंद करने का मैन्युअल काम खत्म कर देते हैं, जिससे आपकी टीम केवल वही देखती है जिस पर वास्तव में ध्यान देने की ज़रूरत है। यह नियम निष्क्रियता ट्रिगर पर आधारित होता है और बिना मानवीय हस्तक्षेप के संग्रहण क्रिया करता है।
सारांश: मैन्युअल संग्रहण बनाम ऑटोमेशन नियम
| तरीका | यह कैसे काम करता है | कब उपयोग करें |
|---|---|---|
| मैन्युअल संग्रहण | एक एजेंट इनबॉक्स की समीक्षा करता है, रुकी हुई बातचीत पहचानता है और उन्हें एक-एक करके संग्रहित करता है। | बहुत कम वॉल्यूम वाले संचालन में या जब आपको हर बंद करने पर पूरा नियंत्रण चाहिए। |
| ऑटोमेशन नियम | सिस्टम निष्क्रियता की निगरानी करता है और तय समय मानदंड पूरा करने वाली बातचीत को स्वतः संग्रहित कर देता है। | मध्यम और उच्च वॉल्यूम वाले संचालन में, जहाँ मैन्युअल रूप से इनबॉक्स व्यवस्थित रखना अव्यावहारिक और गलतियों की संभावना वाला होता है। |
स्वचालित संग्रहण नियम कैसे काम करता है
नियम Papo के ऑटोमेशन मॉड्यूल के सशर्त तर्क का उपयोग करता है: जब कोई बातचीत बिना किसी इंटरैक्शन (ग्राहक या एजेंट का नया संदेश) के एक निश्चित समय तक पहुँच जाती है, तो सिस्टम उसे संग्रहित करने की क्रिया करता है। आप निष्क्रियता के दिनों की संख्या तय करते हैं और वैकल्पिक रूप से चैनल, टैग या अन्य मानदंडों से फ़िल्टर कर सकते हैं।
नियम बनाने के लिए चरण-दर-चरण
1. ऑटोमेशन मॉड्यूल पर जाएँ
Papo पैनल में, सेटिंग्स में जाएँ और ऑटोमेशन पर क्लिक करें। यह वह केंद्र है जहाँ आप सहायता में क्रियाओं को स्वचालित करने वाले सभी नियम प्रबंधित करते हैं।
2. नया नियम शुरू करें
नया नियम जोड़ने के बटन पर क्लिक करें। एक वर्णनात्मक नाम दें, जैसे “7 दिनों से निष्क्रिय बातचीत संग्रहित करें”। इससे पहचान और भविष्य के समायोजन आसान होते हैं।
3. निष्क्रियता ट्रिगर तय करें
वह इवेंट चुनें जो ऑटोमेशन शुरू करता है। निष्क्रियता के आधार पर संग्रहण के लिए, बिना इंटरैक्शन वाली बातचीत से संबंधित ट्रिगर चुनें। फिर समय की शर्त कॉन्फ़िगर करें:
- निष्क्रियता अवधि: तय करें कि बातचीत को निष्क्रिय माने जाने के लिए कितने दिन (या घंटे) तक कोई संदेश न आए (उदा: 7 दिन)। आप अतिरिक्त शर्तें जोड़ सकते हैं, जैसे कोई विशिष्ट टैग (उदा: “हल हो गया”) या स्रोत चैनल, ताकि यह परिष्कृत हो कि कौन-सी बातचीत संग्रहित होंगी।
4. “बातचीत संग्रहित करें” क्रिया चुनें
क्रियाओं के सेक्शन में, बातचीत संग्रहित करें (या समकक्ष बंद करने की क्रिया) चुनें। उस क्षण से, तय निष्क्रियता समय तक पहुँचने वाली हर बातचीत स्वतः संग्रह में चली जाएगी और इनबॉक्स खाली होगा।
5. नियम सहेजें और सक्रिय करें
सेटिंग्स की समीक्षा करें, सहेजें और सुनिश्चित करें कि नियम सक्रिय है। अब आपका इनबॉक्स व्यवस्थित रहेगा और किसी को रुकी हुई बातचीत की चिंता नहीं करनी पड़ेगी।
यह ऑटोमेशन किसके लिए उपयुक्त है
- उच्च सहायता वॉल्यूम वाली टीमें: यदि आपके इनबॉक्स में प्रतिदिन दर्जनों या सैकड़ों बातचीत आती हैं, तो नियम पहले से हल या छोड़ी गई बातचीत को कार्य-सूची में जगह लेने से रोकता है।
- SLA और उत्पादकता को प्राथमिकता देने वाले संचालन: एजेंट निष्क्रिय बातचीत खंगालने में समय नहीं गँवाते; ध्यान केवल उन ग्राहकों पर रहता है जिन्हें अभी उत्तर चाहिए।
- कई चैनल उपयोग करने वाली कंपनियाँ: आप प्रत्येक चैनल के लिए अलग नियम बना सकते हैं (उदा: WhatsApp 5 दिन बाद संग्रहित करे, ईमेल 10 दिन बाद), और संग्रहण नीति को हर संदर्भ के अनुसार ढाल सकते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या नियम उन बातचीत को संग्रहित करता है जो ग्राहक के उत्तर की प्रतीक्षा में हैं?
हाँ, बशर्ते कॉन्फ़िगर की गई निष्क्रियता अवधि पूरी हो जाए। यदि आप ऐसी बातचीत सुरक्षित रखना चाहते हैं जिनमें ग्राहक ने अभी उत्तर नहीं दिया है, तो अवधि बढ़ा सकते हैं या ऐसा टैग उपयोग कर सकते हैं जो संग्रहण रोके (उदा: “ग्राहक की प्रतीक्षा में”)।
क्या मैं अलग-अलग चैनलों के लिए अलग समय-सीमाएँ तय कर सकता हूँ?
हाँ। प्रत्येक चैनल के लिए एक नियम बनाएँ, “स्रोत इनबॉक्स” शर्त और संबंधित निष्क्रियता अवधि का उपयोग करें। इस तरह, उदाहरण के लिए, WhatsApp 3 दिन बाद संग्रहित कर सकता है, जबकि ईमेल 7 दिन बाद।
यदि संग्रहण के बाद ग्राहक नया संदेश भेजे तो क्या होता है?
बातचीत स्वतः फिर से खुल जाती है और नए इंटरैक्शन के रूप में इनबॉक्स में दिखाई देती है। पिछला इतिहास सुरक्षित रहता है।
क्या केवल उन बातचीत को संग्रहित करना संभव है जिन पर पहले से कोई विशिष्ट टैग है?
हाँ। नियम में टैग की शर्त जोड़ें। उदाहरण के लिए: केवल “हल हो गया” टैग वाली बातचीत को संग्रहित करें जो 5 दिनों से निष्क्रिय हैं।
क्या संग्रहण नियम रिपोर्ट या मेट्रिक्स को प्रभावित करता है?
संग्रहण डेटा मिटाता नहीं है। बातचीत संग्रह में उपलब्ध रहती हैं और ऐतिहासिक रिपोर्ट में गिनी जाती रहती हैं। केवल इनबॉक्स का दृश्य साफ़ होता है।
ऑटोमेशन नियम बनाने के लिए विशेष अनुमति चाहिए?
अनुमतियाँ आपके Papo खाते की एक्सेस कॉन्फ़िगरेशन के अनुसार होती हैं। आम तौर पर, एडमिन और मैनेजर को ऑटोमेशन मॉड्यूल तक पहुँच होती है। यदि आपको विकल्प दिखाई न दे, तो खाते के ज़िम्मेदार व्यक्ति से संपर्क करें।
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निष्क्रिय बातचीत के संग्रहण को स्वचालित करें और बिना मैन्युअल प्रयास के अपना संचालन व्यवस्थित रखें।