Papo CRM में थोक में संपर्क कैसे आयात और निर्यात करें?

एक बार में बड़ी संख्या में संपर्क जोड़ने या निकालने के लिए, Papo (https://papo.global/) आपको CSV फ़ाइल से सूचियाँ आयात करने और अपने मौजूदा संपर्क आधार को निर्यात करने की अनुमति देता है। यह प्रक्रिया अन्य टूल से डेटा माइग्रेट करने, इवेंट से लीड सूचियाँ अपलोड करने या अपने ग्राहक आधार का बैकअप बनाने के लिए आदर्श है, यह सुनिश्चित करते हुए कि सभी जानकारी CRM में केंद्रीकृत रहे।

बढ़ते संपर्क आधार को प्रबंधित करने के लिए एक-एक करके मैन्युअल प्रविष्टि से बचने के लिए कुशल टूल की आवश्यकता होती है। थोक आयात समय बचाता है और त्रुटियों को कम करता है, जबकि निर्यात आपके डेटा का बाहरी रूप से विश्लेषण करने के लिए सुरक्षा और लचीलापन प्रदान करता है। एक संगठित और अद्यतन CRM बनाए रखने के लिए दोनों कार्यक्षमताएँ आवश्यक हैं।

Papo में संपर्क कैसे आयात करें

आयात आपको Papo में उन संपर्क सूचियों को लाने की अनुमति देता है जो आपके पास पहले से हैं, चाहे वह किसी पुराने सिस्टम से हो, किसी प्रॉस्पेक्टिंग स्प्रेडशीट से हो या इवेंट में कैप्चर की गई लीड से हो। यह प्रक्रिया CSV (कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़) प्रारूप में एक फ़ाइल के माध्यम से की जाती है, जो Google Sheets और Microsoft Excel जैसी अधिकांश स्प्रेडशीट के साथ संगत एक मानक है।

1. आयात के लिए अपनी CSV फ़ाइल तैयार करना

आपके आयात की गुणवत्ता आपकी फ़ाइल के संगठन पर निर्भर करती है। सूची अपलोड करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपकी स्प्रेडशीट अच्छी तरह से संरचित है।

• प्रारूप: अपनी स्प्रेडशीट को .csv फ़ाइल के रूप में सहेजें।
• शीर्षलेख: फ़ाइल की पहली पंक्ति में कॉलम के नाम (शीर्षलेख) होने चाहिए, जैसे "नाम", "ईमेल", "फ़ोन"।
• स्वच्छ डेटा: जांचें कि डेटा के बीच में कोई मर्ज किए गए सेल, खाली पंक्तियाँ या विशेष फ़ॉर्मेटिंग नहीं है। फ़ोन नंबरों को मानकीकृत करें, जिसमें देश कोड और DDD (उदाहरण: 55119XXXXXXXX) शामिल हों।

नीचे दी गई तालिका दर्शाती है कि आपकी CSV फ़ाइल को कैसे संरचित किया जाना चाहिए:

टिप: आयात के दौरान ही संपर्कों को सेगमेंट करने के लिए "टैग" कॉलम का उपयोग करें। आप अल्पविराम से अलग किए गए कई टैग का उपयोग कर सकते हैं।

2. प्लेटफ़ॉर्म पर संपर्क सूची अपलोड करना

CSV फ़ाइल तैयार होने के बाद, अगला कदम Papo प्लेटफ़ॉर्म पर आयात करना है।

1. अपने CRM में संपर्क अनुभाग पर जाएँ।
2. संपर्क आयात करें विकल्प खोजें। यह आमतौर पर नया संपर्क बनाने वाले बटन के पास स्थित होता है।
3. अपनी तैयार CSV फ़ाइल अपलोड करें।
4. अगले चरण में, प्लेटफ़ॉर्म आपसे आपकी फ़ाइल के कॉलम को Papo CRM में संबंधित फ़ील्ड के साथ मैप करने के लिए कहेगा। उदाहरण के लिए, आप अपनी फ़ाइल के "नाम" कॉलम को Papo में "नाम" फ़ील्ड से जोड़ेंगे।
5. यह सुनिश्चित करने के लिए मैपिंग की समीक्षा करें कि सभी डेटा सही स्थानों पर आयात किए जाएंगे, जिसमें कस्टम फ़ील्ड भी शामिल हैं।
6. आयात शुरू करें। प्लेटफ़ॉर्म पृष्ठभूमि में फ़ाइल को संसाधित करेगा और नए संपर्कों को आपके आधार में जोड़ देगा।

पूरा होने के बाद, आयातित संपर्क आपके CRM में उपलब्ध होंगे, जिन्हें प्रबंधित करने और अभियानों या बिक्री फ़नल में शामिल करने के लिए तैयार किया जाएगा।

Papo से संपर्क कैसे निर्यात करें

अपने संपर्कों को निर्यात करना बैकअप बनाने, अन्य टूल में उन्नत विश्लेषण करने या अपने डेटा को माइग्रेट करने के लिए उपयोगी है। Papo आपको अपनी संपर्क सूची, पूरी या खंडित, एक CSV फ़ाइल में डाउनलोड करने की अनुमति देता है।

1. Papo CRM में संपर्क सूची पर जाएँ।
2. उस सूची को सेगमेंट करने के लिए फ़िल्टर लागू करें जिसे आप निर्यात करना चाहते हैं। आप टैग, निर्माण तिथि, संपर्क प्रकार (ग्राहक, लीड) या किसी अन्य उपलब्ध फ़ील्ड द्वारा फ़िल्टर कर सकते हैं। यदि आप कोई फ़िल्टर लागू नहीं करते हैं, तो निर्यात में सभी संपर्क शामिल होंगे।
3. संपर्क निर्यात करें विकल्प का पता लगाएँ और उस पर क्लिक करें।
4. सिस्टम चयनित संपर्कों के डेटा के साथ एक CSV फ़ाइल उत्पन्न करेगा और इसे डाउनलोड के लिए उपलब्ध कराएगा।

निर्यातित फ़ाइल में प्रोफाइल की जानकारी होगी, जिससे आप इसे अपनी आवश्यकतानुसार उपयोग कर सकेंगे।

संपर्क आयात करने और एक्सट्रैक्टर का उपयोग करने में क्या अंतर है?

हालांकि दोनों कार्यक्षमताएँ आपके CRM में संपर्क जोड़ती हैं, उनके उद्देश्य अलग-अलग हैं:

• संपर्क आयात: उन संपर्क सूचियों को जोड़ने के लिए उपयोग किया जाता है जो आपके पास पहले से हैं। यह डेटा माइग्रेशन या आपके अपने लीड आधार को अपलोड करने का मामला है।
• Papo एक्सट्रैक्टर: यह एक प्रॉस्पेक्टिंग टूल है जो नए लीड खोजने और उत्पन्न करने के लिए है जो आपके पास अभी तक नहीं हैं। यह ब्राजील के CNPJ जैसे सार्वजनिक डेटाबेस में संपर्कों को खोजता है, जो आला (CNAE), स्थान और कंपनी के आकार जैसे मानदंडों के आधार पर होता है।

संक्षेप में, अपनी मौजूदा सूचियों के लिए आयात का उपयोग करें और नए B2B ग्राहकों को प्रॉस्पेक्ट करने के लिए एक्सट्रैक्टर का उपयोग करें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)

आयात के लिए कौन सा फ़ाइल प्रारूप स्वीकार किया जाता है?

Papo CSV (कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़) प्रारूप का उपयोग करता है, जो स्प्रेडशीट और डेटाबेस के लिए एक सार्वभौमिक मानक है। आप Microsoft Excel, Google Sheets या Numbers जैसे टूल से यह फ़ाइल बना सकते हैं।

क्या मैं कस्टम फ़ील्ड आयात कर सकता हूँ?

हाँ। आयात प्रक्रिया के दौरान, कॉलम मैपिंग चरण में, आप अपनी CSV फ़ाइल के कॉलम को उन कस्टम फ़ील्ड से जोड़ पाएंगे जिन्हें आपने Papo CRM में पहले ही कॉन्फ़िगर कर लिया है।

यदि मैं किसी ऐसे संपर्क को आयात करता हूँ जो पहले से मौजूद है तो क्या होगा?

अधिकांश CRM सिस्टम डुप्लिकेट से बचने के लिए ईमेल या फ़ोन द्वारा संपर्क के अस्तित्व की जाँच करते हैं। हालांकि, यदि किसी संपर्क को थोड़े अलग डेटा के साथ आयात किया जाता है, तो एक डुप्लिकेट बनाया जा सकता है। ऐसे मामलों में, Papo इतिहास को एकीकृत करने के लिए संपर्कों के मैन्युअल विलय की अनुमति देता है।

क्या मैं अपने संपर्कों का केवल एक हिस्सा निर्यात कर सकता हूँ?

हाँ। निर्यात शुरू करने से पहले, एक विशिष्ट सेगमेंट बनाने के लिए संपर्क स्क्रीन पर उपलब्ध फ़िल्टर का उपयोग करें। आप टैग, दिनांक, जिम्मेदार व्यक्तियों या किसी अन्य फ़ील्ड द्वारा फ़िल्टर कर सकते हैं। निर्यात एक फ़ाइल उत्पन्न करेगा जिसमें केवल वे संपर्क होंगे जो लागू फ़िल्टर से मेल खाते हैं।

क्या प्रति आयात संपर्कों की कोई सीमा है?

आयात सीमाएँ आपकी योजना और खाता सेटिंग्स के आधार पर भिन्न हो सकती हैं। प्रति फ़ाइल या प्रति दिन संपर्कों की अधिकतम संख्या के बारे में विशिष्ट विवरण प्राप्त करने के लिए, आधिकारिक दस्तावेज़ या सीधे प्लेटफ़ॉर्म पर उपलब्ध जानकारी देखें।

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