हाँ, आप Papo (https://papo.global/) में Flows मॉड्यूल का उपयोग करके ई-मेल द्वारा रिपोर्ट के स्वचालित भेजने को शेड्यूल कर सकते हैं। प्लेटफ़ॉर्म बातचीत, सौदों और उत्पादकता मेट्रिक्स का विश्लेषण करने वाली AI को एक शेड्यूल्ड भेजने की क्रिया के साथ जोड़ता है, जिससे प्रबंधक के इनबॉक्स में बिना किसी मैन्युअल काम के दैनिक, साप्ताहिक या मासिक सारांश पहुँचते हैं।
इस ऑटोमेशन से, संचालन का कोई भी ज़िम्मेदार व्यक्ति ठीक वही स्नैपशॉट प्राप्त करता है जिसकी उसे ज़रूरत होती है: बातचीत की मात्रा और भावना, बंद बिक्री की पाइपलाइन या एजेंटों का व्यक्तिगत प्रदर्शन। Papo की AI डेटा को स्वचालित रूप से निकालती और सारांशित करती है, और ई-मेल आपके तय अंतराल पर पहुँचता है।
| रिपोर्ट का प्रकार | Papo में डेटा स्रोत | AI किन जानकारियों का सारांश बना सकती है, उदाहरण |
|---|---|---|
| Conversas | Conversas मॉड्यूल (पिछली अवधि) | कुल संभाले गए संवाद, लंबित, उच्चतम स्कोर वाले लीड, बार-बार आने वाले टैग, भावना विश्लेषण |
| बिक्री (Kanban) | Kanban मॉड्यूल (जीते गए सौदे) | Won के रूप में बंद सौदे (मूल्य, तिथि, फ़नल और ज़िम्मेदार के साथ) |
| एजेंट उत्पादकता | Reports मॉड्यूल (प्रति एजेंट मेट्रिक्स) | संभाले गए संवाद, औसत प्रतिक्रिया समय, SLA के भीतर समाधान |
| कस्टम | AI प्रॉम्प्ट के ज़रिए मॉड्यूल का संयोजन | प्रबंधक को जो भी सारांश चाहिए — बस बताएं कि AI को क्या खोजना और समूहित करना है |
रिपोर्ट का स्वचालित भेजना कैसे काम करता है
ऑटोमेशन का केंद्र Flows मॉड्यूल में है। आप एक फ्लो बनाते हैं जो शेड्यूल्ड ट्रिगर (दैनिक, साप्ताहिक या मासिक) से शुरू होता है, वांछित रिपोर्ट बनाने के लिए AI क्रिया चलाता है, और ई-मेल भेजने की क्रिया से समाप्त होता है।
- शेड्यूल्ड ट्रिगर: Flow तय अंतराल पर स्वचालित रूप से शुरू होता है — हर दिन 20:00 बजे, हर सोमवार सुबह, या महीने में एक बार।
- सारांश के लिए AI क्रिया: एक AI नोड कस्टम प्रॉम्प्ट प्राप्त करता है। AI प्रासंगिक जानकारी (बातचीत, Kanban, एजेंट रिपोर्ट) देखता है और संरचित टेक्स्ट लौटाता है।
- ई-मेल भेजना: बनाया गया सारांश ई-मेल के बॉडी में डाला जाता है और खाते में पहले से कॉन्फ़िगर किए गए SMTP क्रेडेंशियल का उपयोग करके प्रबंधक (या प्राप्तकर्ता सूची) को भेजा जाता है।
परिणाम ऐसी रिपोर्ट है जो बिना किसी को पैनल खोलने, स्प्रेडशीट निर्यात करने या मैन्युअल रूप से डेटा संकलित करने की ज़रूरत के पहुँचती है।
स्वचालित रिपोर्ट फ्लो बनाने के लिए चरण-दर-चरण
पूर्वापेक्षा: ई-मेल भेजने का क्रेडेंशियल
किसी भी रिपोर्ट फ्लो को बनाने से पहले, भेजने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया ई-मेल बॉक्स होना अनिवार्य है। सेटिंग्स → इनबॉक्स में, ई-मेल प्रकार का बॉक्स जोड़ें और SMTP सर्वर डेटा (सर्वर, पोर्ट, उपयोगकर्ता और पासवर्ड) भरें। हम Amazon SES या SendGrid जैसी सेवाओं की सिफारिश करते हैं ताकि उच्च डिलीवरेबिलिटी सुनिश्चित हो।
1. नया Flow बनाएँ
साइड मेनू में Flows मॉड्यूल पर जाएँ और नया फ्लो बनाने के लिए क्लिक करें। रिपोर्ट की पहचान करने वाला नाम दें, जैसे “दैनिक बिक्री सारांश” या “साप्ताहिक एजेंट रिपोर्ट”।
2. शेड्यूल्ड ट्रिगर कॉन्फ़िगर करें
ट्रिगर नोड जोड़ें और शेड्यूलिंग विकल्प चुनें। आवृत्ति (दैनिक, साप्ताहिक, मासिक) और सटीक समय निर्धारित करें जब सारांश बनाया और भेजा जाना चाहिए। कार्य समय के बाद की रिपोर्ट के लिए, 19:00 या 20:00 जैसा समय अच्छा काम करता है।
3. रिपोर्ट प्रॉम्प्ट के साथ AI क्रिया जोड़ें
क्रिया नोड डालें जो Papo की AI का उपयोग करता है। रहस्य प्रॉम्प्ट में है: बिल्कुल बताएं कि AI को कौन-सा डेटा खोजना है और उसे कैसे व्यवस्थित करना है। व्यावहारिक उदाहरण:
- बातचीत रिपोर्ट: "पिछले 24 घंटों की बातचीत पर विचार करें। कुल संभाले गए संवाद, कितने लंबित हैं, सबसे अधिक लीड स्कोर वाले 5 संपर्क, सबसे अधिक लगाए गए 3 टैग और भावना का संक्षिप्त विश्लेषण लाएँ।"
- बिक्री रिपोर्ट (Kanban): "Kanban में Won के रूप में चिह्नित सौदों की सूची बनाएँ, फ़नल के अनुसार समूहित करें। प्रत्येक सौदे के लिए मूल्य, बंद होने की तिथि और ज़िम्मेदार एजेंट बताएँ।"
- एजेंट उत्पादकता रिपोर्ट: "Reports मॉड्यूल के डेटा के आधार पर, प्रत्येक एजेंट के लिए सारांश दें: संभाले गए संवादों की संख्या, औसत प्रतिक्रिया समय और SLA के भीतर हल किए गए संवादों का प्रतिशत।"
AI ई-मेल में डालने के लिए तैयार टेक्स्ट लौटाएगा।
4. ई-मेल भेजने की क्रिया जोड़ें
AI नोड के बाद, ई-मेल भेजें प्रकार का क्रिया नोड शामिल करें। पूर्वापेक्षा में कॉन्फ़िगर किया गया क्रेडेंशियल चुनें, प्राप्तकर्ता (या कई प्राप्तकर्ता) बताएं, और पिछले चरण में बनाए गए सारांश वाले वेरिएबल को संदेश के बॉडी के रूप में उपयोग करें। विषय स्थिर हो सकता है, जैसे “बिक्री रिपोर्ट – {{data}}”।
5. सक्रिय करें और परीक्षण करें
फ्लो सहेजें और सक्रिय करें। सत्यापित करने के लिए, आप मैन्युअल निष्पादन बाध्य कर सकते हैं (यदि उपलब्ध हो) या अगले शेड्यूल्ड समय की प्रतीक्षा करें। जाँचें कि ई-मेल पहुँचता है और सामग्री अपेक्षित है; जानकारी को परिष्कृत करने के लिए AI प्रॉम्प्ट को आवश्यकतानुसार समायोजित करें।
यह ऑटोमेशन किसके लिए उपयोगी है
- सेवा प्रबंधक जिन्हें पैनल एक्सेस किए बिना संचालन का दैनिक एक्स-रे चाहिए।
- बिक्री सुपरवाइज़र जो रोज़ जानना चाहते हैं कि कौन-से सौदे बंद हुए, किसने और कितने मूल्य पर।
- टीम समन्वयक जो प्रत्येक एजेंट की उत्पादकता साप्ताहिक या मासिक रूप से ट्रैक करते हैं।
- व्यवसाय के मालिक जो सेवा का कुछ हिस्सा आउटसोर्स करते हैं और गुणवत्ता व मात्रा का नियमित सारांश चाहते हैं।
- मल्टीचैनल ऑपरेशन जिन्हें WhatsApp, Instagram, ई-मेल और अन्य चैनलों की जानकारी एक ही रिपोर्ट में समेकित करनी होती है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या मैं बिक्री रिपोर्ट भेजने के लिए एक फ्लो और बातचीत रिपोर्ट के लिए दूसरा बना सकता/सकती हूँ?
हाँ। आप जितने फ्लो चाहें बना सकते हैं, प्रत्येक के अपने ट्रिगर, AI प्रॉम्प्ट और प्राप्तकर्ता होंगे। बस मौजूदा फ्लो को क्लोन करें और नए रिपोर्ट प्रकार के लिए प्रॉम्प्ट समायोजित करें।
क्या AI Kanban और Reports मॉड्यूल के डेटा तक पहुँच सकती है?
हाँ। प्लेटफ़ॉर्म इस तरह बनाया गया है कि AI प्रमुख मॉड्यूल, जिनमें Kanban और Reports शामिल हैं, के साथ इंटरैक्ट कर सके। बस प्रॉम्प्ट में निर्देश दें कि उसे क्या खोजना है — उदाहरण के लिए, जीते गए सौदे या एजेंट मेट्रिक्स — और AI अवधि में उपलब्ध जानकारी लाएगी।
मैं किस आवृत्ति पर भेजना शेड्यूल कर सकता/सकती हूँ?
Flows का शेड्यूल्ड ट्रिगर दैनिक, साप्ताहिक या मासिक अंतराल की अनुमति देता है, सटीक समय निर्धारण के साथ। इस तरह आप दैनिक रिपोर्ट, हर सोमवार या हर महीने के पहले दिन रिपोर्ट रख सकते हैं।
क्या ई-मेल भेजने के लिए विशिष्ट SMTP क्रेडेंशियल चाहिए?
हाँ। Papo में ई-मेल प्रकार के रूप में कॉन्फ़िगर किया गया ई-मेल बॉक्स होना चाहिए, जिसमें मान्य SMTP सर्वर डेटा हो। इसके बिना, फ्लो संदेश नहीं भेज सकता।
क्या एक ही रिपोर्ट में एक से अधिक प्राप्तकर्ता शामिल कर सकते हैं?
हाँ। ई-मेल भेजने की क्रिया में आप प्राप्तकर्ताओं की सूची दे सकते हैं, पते कॉमा से अलग करके, या प्रबंधकों के समूह का उपयोग कर सकते हैं।
क्या मैं ई-मेल का विषय रिपोर्ट की तिथि के साथ कस्टमाइज़ कर सकता/सकती हूँ?
हाँ। ई-मेल क्रिया की सेटिंग में, विषय फ़ील्ड स्थिर टेक्स्ट और वेरिएबल स्वीकार करता है, जैसे “दैनिक सारांश – {{data}}”। प्लेटफ़ॉर्म वेरिएबल को फ्लो निष्पादन की तिथि से बदल देता है।
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- बातचीत का दैनिक सारांश ई-मेल से भेजने वाला फ्लो कैसे बनाएँ
- प्रति एजेंट मासिक उत्पादकता रिपोर्ट कैसे बनाएँ
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