कॉन्ट्रैक्ट नवीनीकरण प्रबंधन के लिए Kanban का उपयोग कैसे करें

Papo (https://papo.global/) के Kanban में कॉन्ट्रैक्ट नवीनीकरण प्रबंधित करने के लिए, एक ऐसा फ़नल बनाएँ जिसके चरण कॉन्ट्रैक्ट साइकल को दर्शाते हों — जैसे "कॉन्ट्रैक्ट सक्रिय", "नवीनीकरण प्रस्तावित" और "नवीनीकृत" — और कार्ड में समाप्ति तिथियों के साथ कार्य बनाएँ। इस तरह, हर कॉन्ट्रैक्ट एक ट्रैकेबल कार्ड बन जाता है और स्वचालित रिमाइंडर आपको नवीनीकरण की समयसीमा चूकने से बचाते हैं।

स्प्रेडशीट में तारीखें बिखेरने के बजाय, आप कॉन्ट्रैक्ट, ज़िम्मेदार लोग और फ़ॉलो-अप उसी विज़ुअल पाइपलाइन में एक साथ रखते हैं जिससे आप पहले से बिक्री प्रबंधित करते हैं। Papo, Kanban को CRM और Super Chat के साथ जोड़ता है, जिससे आप अलर्ट शेड्यूल कर सकते हैं और नवीनीकरण की स्थिति के अनुसार कार्ड आगे बढ़ा सकते हैं।

Kanban के ज़रिए नवीनीकरण फ़्लो का सारांश

यह कैसे काम करता है

1. कॉन्ट्रैक्ट के लिए समर्पित फ़नल बनाएँ

“कॉन्ट्रैक्ट नवीनीकरण” नाम का Kanban फ़नल बनाएँ और ऐसे चरण तय करें जो आपकी सेवा के जीवनचक्र को दर्शाते हों। कॉलम के उदाहरण:

• सक्रिय कॉन्ट्रैक्ट – तत्काल कार्रवाई की ज़रूरत के बिना सक्रिय कॉन्ट्रैक्ट।
• 30 दिनों में समाप्त होने वाले – संपर्क प्राथमिकता के लिए विज़ुअल अलर्ट।
• नवीनीकरण प्रस्ताव भेजा गया – ग्राहक से संपर्क करने के बाद।
• नवीनीकृत – जीता गया सौदा (won के रूप में चिह्नित)।
• खोया गया – वह ग्राहक जिसने नवीनीकरण नहीं किया (lost के रूप में चिह्नित)।

इस संरचना के साथ, आप स्क्रीन पर देख सकते हैं कि कितने कॉन्ट्रैक्ट हर चरण में हैं और पहले कहाँ कार्रवाई करनी है।

2. हर कॉन्ट्रैक्ट को कार्ड के रूप में रजिस्टर करें

हर कार्ड एक कॉन्ट्रैक्ट को दर्शाता है। बनाते समय, ग्राहक का नाम, अनुमानित मूल्य (मासिक शुल्क या टिकट) और विवरण या नोट में समाप्ति तिथि भरें। यदि ग्राहक पहले से संपर्क आधार में है, तो इतिहास एकीकृत रखने के लिए कार्ड को संपर्क से लिंक करें।

कार्ड को कॉन्ट्रैक्ट के वर्तमान चरण वाले चरण में ले जाएँ। जो कॉन्ट्रैक्ट पहले से सक्रिय हैं, उनके लिए प्रारंभिक कॉलम “सक्रिय कॉन्ट्रैक्ट” या “X दिनों में समाप्त होने वाले” होगा।

3. कार्यों और समयसीमाओं के साथ रिमाइंडर शेड्यूल करें

कार्ड खोलें और नवीनीकरण के लिए कार्य बनाएँ। भरें:

• शीर्षक – जैसे: “कंपनी X का कॉन्ट्रैक्ट नवीनीकृत करें”।
• ज़िम्मेदार – कौन संपर्क करेगा।
• समयसीमा – समाप्ति के निकट या उससे पहले की तिथि तय करें (जैसे: 30 दिन पहले)।

कार्य कार्ड से जुड़ा रहता है और Projetos मॉड्यूल में दिखाई देता है, जहाँ आप टीम के सभी कार्यों को तिथियों के साथ देख सकते हैं। जब समयसीमा निकट आती है, तो प्लेटफ़ॉर्म संकेत देता है — और यदि आप तिथि वाले कार्यों के लिए Projetos मॉड्यूल का उपयोग करते हैं, तो रिमाइंडर स्वचालित रूप से बनते हैं।

Papo के Kanban में स्वचालित फ़ॉलो-अप भी है। आप फ़नल को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं कि जब कोई कार्ड उदाहरण के लिए “30 दिनों में समाप्त होने वाले” चरण में बहुत समय तक रुका रहे, तो टीम को अलर्ट मिले। इस तरह, कोई कॉन्ट्रैक्ट बिना कार्रवाई के नहीं रहता।

4. बनाने और ट्रैक करने की गति बढ़ाने के लिए Super Chat का उपयोग करें

Super Chat के साथ, आपको कार्ड तक नेविगेट करने की ज़रूरत नहीं है। ऐसे कमांड टाइप करें:

• criar tarefa 'Renovar contrato da Clínica Vida' para 15/07
• mover negócio de [contato] para a etapa Renovação enviada
• liste todos os ganhos do Kanban जो R$ में कुल नवीनीकृत राशि देखने के लिए है।

इससे संचालन का समय कम होता है और ध्यान ग्राहक सेवा पर बना रहता है।

5. नवीनीकरण आगे बढ़ने के अनुसार कार्ड ले जाएँ

जब आप संपर्क करें और प्रस्ताव भेजें, तो कार्ड को “नवीनीकरण प्रस्ताव भेजा गया” में ड्रैग करें। यदि ग्राहक स्वीकार करता है, तो “नवीनीकृत” में ले जाएँ; यदि मना करता है, तो “खोया गया” में। यह गतिविधि परिणाम रिकॉर्ड करती है और फ़नल की कन्वर्ज़न रिपोर्ट को फ़ीड करती है।

6. नवीनीकरण की सफलता मापें

नवीनीकृत वित्तीय वॉल्यूम जानने के लिए, Super Chat में Wow do mês या vendas fechadas कमांड का उपयोग करें। सिस्टम won के रूप में चिह्नित कार्ड का कुल R$ लौटाता है। Relatórios मॉड्यूल में, फ़नल सारांश दिखाता है कि हर चरण में कितने कॉन्ट्रैक्ट हैं और नवीनीकरण दर की गणना करने देता है — जो वित्तीय योजना और कमीशन के लिए ज़रूरी है।

यह किसके लिए उपयोगी है

• सदस्यता, सेवा अनुबंध या आवर्ती लाइसेंस वाली कंपनियाँ जिन्हें समाप्ति तिथियों और फ़ॉलो-अप का स्पष्ट नियंत्रण चाहिए।
• बिक्री या ग्राहक सफलता प्रबंधक जो सक्रिय कॉन्ट्रैक्ट और नवीनीकरण कार्यों का केंद्रीकृत दृश्य चाहते हैं, स्प्रेडशीट या मैनुअल रिमाइंडर पर निर्भर हुए बिना।
• लंबे कॉन्ट्रैक्ट साइकल वाले B2B ऑपरेशंस जहाँ नवीनीकृत मूल्य राजस्व का महत्वपूर्ण मीट्रिक है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

समाप्ति के स्वचालित अलर्ट कैसे कॉन्फ़िगर करें?

Papo के Kanban में समायोज्य स्वचालित फ़ॉलो-अप है — आप तय कर सकते हैं कि जब कोई कार्ड कई दिनों तक एक ही चरण में रहे (जैसे: “30 दिनों में समाप्त होने वाले” बिना गतिविधि), तो सिस्टम सूचित करे। सटीक तिथि पर रिमाइंडर के लिए, कार्ड के अंदर समयसीमा वाला कार्य बनाएँ। कार्य Projetos मॉड्यूल में एकत्र होते हैं, जो समयसीमा के अनुसार सूचनाएँ भेजता है।

क्या मैं एक साथ कई कॉन्ट्रैक्ट आयात कर सकता/सकती हूँ?

कार्ड बनाना Super Chat के ज़रिए तेज़ किया जा सकता है, लेकिन स्प्रेडशीट से बल्क आयात Kanban की मूल सुविधा नहीं है। आप कार्ड मैन्युअली बना सकते हैं या Super Chat के ज़रिए दोहराए गए कमांड उपयोग कर सकते हैं। अन्य मॉड्यूल में आयात विकल्पों के विवरण के लिए, Papo से परामर्श करें।

क्या Kanban समाप्ति के दिन ग्राहक को स्वचालित संदेश भेजता है?

सीधे नहीं, लेकिन आप Kanban को अन्य मॉड्यूल के साथ जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, जब ग्राहक किसी विशिष्ट चरण में प्रवेश करे तो WhatsApp पर स्वचालित संदेश भेजने के लिए Flow या Sequence बनाएँ। इस तरह, फ़नल का कार्ड संचार को ट्रिगर करता है, और इतिहास बातचीत में रहता है।

अगले सप्ताह समाप्त होने वाले सभी कॉन्ट्रैक्ट कैसे देखें?

बस कॉन्ट्रैक्ट फ़नल पर जाएँ और “30 दिनों में समाप्त होने वाले” कॉलम देखें (या यदि आप “7 दिनों में समाप्त होने वाले” जैसे चरण बनाते हैं तो छोटा दायरा देखें)। कार्ड समूहित रहते हैं, और आप हर एक में लंबित कार्य देख सकते हैं। टीम के सभी कार्यों का सामान्य दृश्य के लिए, Projetos मॉड्यूल का उपयोग करें।

क्या नवीनीकरण कार्य आवर्ती हो सकता है?

कार्ड में कार्य एकबारगी होते हैं। हर चक्र में रिमाइंडर दोहराने के लिए, पिछला कार्य पूरा होने के बाद नया कार्य बनाएँ। यदि आपको शेड्यूल किए गए दोहराव चाहिए, तो नियमित अंतराल पर आंतरिक रिमाइंडर या स्वचालित क्रियाएँ ट्रिगर करने के लिए Flows मॉड्यूल की Sequences का उपयोग कर सकते हैं।

Kanban नवीनीकरण दर बढ़ाने में कैसे मदद करता है?

समाप्ति तिथियों को केंद्रीकृत करके और अलर्ट बनाकर, आप भूलने की गलती हटाते हैं और सही समय पर संपर्क करते हैं। कार्ड की विज़ुअल गतिविधि प्राथमिकता तय करना आसान बनाती है और प्रबंधक मैनुअल अपडेट पर निर्भर हुए बिना हर कॉन्ट्रैक्ट की स्थिति ट्रैक करता है।

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Papo के Kanban के साथ, हर समाप्ति तिथि एक ट्रैकेबल कार्रवाई बन जाती है, और आप सूचना के अभाव में नवीनीकरण नहीं चूकते।