CRM में नया संपर्क बनने पर Flow को स्वचालित रूप से कैसे ट्रिगर करें

CRM में जब भी कोई नया संपर्क जोड़ा जाता है, तो Flow को स्वचालित रूप से ट्रिगर करने के लिए Papo के Flows मॉड्यूल का उपयोग करें और “संपर्क बनाया गया” ट्रिगर चुनें। इस इवेंट से, आप WhatsApp पर स्वागत संदेश भेज सकते हैं और लीड की जानकारी के साथ सेल्स टीम को तुरंत सूचित कर सकते हैं — बिना किसी मैन्युअल कार्रवाई पर निर्भर रहे।

इस ऑटोमेशन से, बेस में आने वाला हर लीड — चाहे आयात, फ़ॉर्म या मैन्युअल एंट्री से हो — तुरंत पहली बातचीत प्राप्त करता है और सेल्स टीम को सही समय पर फ़ॉलो-अप करने के लिए अलर्ट मिलता है।

नए संपर्कों के लिए स्वचालित फ़्लो का सारांश

यह कैसे काम करता है: चरण-दर-चरण

1. उपयुक्त ट्रिगर के साथ Flow बनाएँ
   Papo के साइड मेनू में Flows / Chatbot पर जाएँ। नया Flow जोड़ने के लिए क्लिक करें और “CRM स्वागत” जैसा उपयुक्त नाम दें। एडिटर में पहला नोड शुरुआत का होगा। डिफ़ॉल्ट ट्रिगर को संपर्क बनाया गया इवेंट से बदलें — यह Flows मॉड्यूल की इवेंट सूची में उपलब्ध है। इस तरह, CRM में नया संपर्क रिकॉर्ड डाला जाने पर हर बार फ़्लो चलेगा, चाहे उसका स्रोत कोई भी हो।

2. स्वागत संदेश तैयार करें
   ट्रिगर के बाद, “+” पर क्लिक करें और संदेश भेजें क्रिया चुनें। टेक्स्ट फ़ील्ड में, संपर्क वेरिएबल्स जैसे {{ contact.first_name }} का उपयोग करके व्यक्तिगत अभिवादन लिखें। उदाहरण:

   नमस्ते, {{ contact.first_name }}! हम [आपकी कंपनी] से हैं। हमें आपका रजिस्ट्रेशन मिला है और हम मदद करना चाहते हैं। आप हमारे प्लान, सपोर्ट या डेमो के बारे में जानकारी चाहते हैं?
   चाहें तो उसी नोड में प्रस्तुति की इमेज या वीडियो अटैच करें।

3. सेल्स टीम के लिए सूचना जोड़ें
   संदेश के बाद नया एक्शन नोड डालें। टीम को अलर्ट करने वाला विकल्प चुनें, जैसे आंतरिक संदेश भेजें या Kanban में कार्य बनाएँ। सूचना की सामग्री में प्रासंगिक वेरिएबल्स शामिल करें: नाम, फ़ोन, ईमेल और संपर्क का स्रोत (जैसे {{ contact.phone }}, {{ contact.source }})। इस तरह, लीड बेस में आते ही विक्रेता को लीड का सारांश मिलता है और वह तुरंत कार्रवाई कर सकता है।

4. Flow सक्रिय करें
   क्रम की समीक्षा करें, सहेजें और Flow की स्थिति सक्रिय में बदलें। उस क्षण से, CRM में बनाया गया हर नया संपर्क स्वचालित रूप से फ़्लो ट्रिगर करेगा, स्वागत संदेश और सूचना भेजेगा।

यह फ़्लो किनके लिए उपयुक्त है?

• वे कंपनियाँ जो फ़ॉर्म, लैंडिंग पेज या सूची आयात से लीड प्राप्त करती हैं और तुरंत पहली प्रतिक्रिया चाहती हैं।
• वे सेल्स टीमें जिन्हें नए संपर्कों के बारे में रीयल-टाइम में सूचित किया जाना चाहिए, CRM में मैन्युअल जाँच पर निर्भर रहने के बिना।
• वे B2B ऑपरेशन जो सक्रिय प्रॉस्पेक्टिंग करते हैं और रजिस्ट्रेशन पूरा होते ही WhatsApp पर लीड को एंगेज करना चाहते हैं।
• वे व्यवसाय जो Papo को संपर्कों का केंद्रीय हब के रूप में उपयोग करते हैं और प्रवेश चैनल की परवाह किए बिना किसी भी नए रिकॉर्ड के स्वागत को स्वचालित करना चाहते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

“संपर्क बनाया गया” ट्रिगर वास्तव में क्या है?

यह Flows मॉड्यूल का एक इवेंट है जो Papo के CRM में नया संपर्क सहेजे जाने पर ऑटोमेशन ट्रिगर करता है। इसमें मैन्युअली जोड़े गए, बैच में आयात किए गए या इंटीग्रेशन से बनाए गए संपर्क शामिल हैं।

स्वागत संदेश भेजने के लिए क्या मुझे अनुमोदित संदेश टेम्पलेट (HSM) चाहिए?

यदि संपर्क ने WhatsApp पर अभी तक बातचीत शुरू नहीं की है, तो प्लेटफ़ॉर्म डिलीवरी सुनिश्चित करने के लिए अनुमोदित संदेश टेम्पलेट (HSM) का उपयोग कर सकता है। यदि लीड पहले इंटरैक्ट कर चुका है और 24 घंटे की विंडो के भीतर है, तो संदेश सामान्य उत्तर के रूप में भेजा जाता है। हम सक्रिय पहले संपर्क परिदृश्यों के लिए अनुमोदित टेम्पलेट रखने की सलाह देते हैं।

क्या मैं इस फ़्लो का उपयोग बड़ी संख्या में आयात किए गए संपर्कों के लिए कर सकता/सकती हूँ?

हाँ। आयात के ज़रिए शामिल किया गया प्रत्येक संपर्क अलग-अलग फ़्लो ट्रिगर करता है। इस तरह, लीड की पूरी सूची को स्वागत संदेश मिलता है और प्रत्येक के लिए सूचना बनती है।

केवल विक्रेताओं के एक विशिष्ट समूह को कैसे सूचित करें?

आप टैग, लीड स्रोत या संपर्क के किसी भी फ़ील्ड के आधार पर Flow में शर्त जोड़ सकते हैं। इससे सूचना केवल उस लीड प्रोफ़ाइल के लिए ज़िम्मेदार टीम या व्यक्ति को भेजी जाती है।

क्या यह फ़्लो API या अन्य इंटीग्रेशन से बनाए गए संपर्कों के लिए काम करता है?

हाँ। जब तक संपर्क निर्माण इवेंट Flows मॉड्यूल द्वारा कैप्चर किया जाता है, ट्रिगर सामान्य रूप से सक्रिय होगा, चाहे रिकॉर्ड CRM में किसी भी तरह पहुँचा हो।

क्या मैं इस फ़्लो को अन्य ऑटोमेशन चरणों के साथ जोड़ सकता/सकती हूँ?

हाँ। स्वागत संदेश और सूचना के बाद, आप क्वालिफिकेशन नोड (प्रश्न, शर्तें), टैग असाइनमेंट, संपर्क फ़ील्ड अपडेट या यहाँ तक कि किसी Sequence में नामांकन जोड़ सकते हैं। Flow पूरी तरह कस्टमाइज़ करने योग्य है।

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