كل ما تحتاج معرفته عن CRM Kanban في Papo Global

دليل Papo Global – نظام CRM ومركز خدمة العملاء

أهداف الدليل

• توحيد جميع القنوات وبيانات العملاء في مكان واحد.

• تنظيم العملاء المحتملين والأشخاص والشركات والفرص والمهام والملاحظات.

• أتمتة التصنيفات والرسائل حسب مراحل مسار المبيعات.

الركائز التي يركّز عليها الفيديو: التوحيد والتنظيم والأتمتة.

المتطلبات المسبقة

1. الوصول إلى Papo Global بصلاحية مسؤول لمساحة العمل/المؤسسة.

2. الوصول إلى وحدة CRM.

3. (اختياري) حساب Google لربط التقويم والبريد الإلكتروني.

نظرة عامة (ما الذي ستراه)

• مركز خدمة العملاء متعدد الموظفين: يجمع كل صناديق الوارد في مكان واحد.

• CRM: الكائنات الأساسية (الأشخاص، الشركات، الفرص، المهام، الملاحظات) + كائنات مخصّصة.

• مسار المبيعات بعرض Kanban أو جدول، مع وسوم ومراحل.

• Webhooks ورسائل تلقائية عند نقل البطاقات بين الأعمدة.

• سير العمل (Workflows) (مثال: عند إضافة عميل محتمل يدويًا، يُرسَل نموذج وتُنشأ شركة/شخص).

• التقويم/الحجز الذاتي بالذكاء الاصطناعي والتكامل مع تقويم Google.

• الأعضاء والأدوار (مسؤول مقابل عضو) والدعوات عبر رابط أو بريد إلكتروني.

خطوة بخطوة

1) مركز خدمة العملاء متعدد الموظفين

1. افتح مركز خدمة العملاء متعدد الموظفين.

2. أضف/أدِر صناديق الوارد (مثل القنوات التي تستخدمها).

3. تأكّد من ظهور كل شيء في اللوحة نفسها – فهذا يوحّد الخدمة والسجل.

الفائدة: عرض واحد لتوزيع المحادثات وتغذية نظام CRM.

2) بنية نظام CRM

1. افتح CRM ← راجع كائنات الأشخاص، الشركات، الفرص، المهام، الملاحظات.

2. انتقل إلى نموذج البيانات لـ إنشاء كائنات إضافية عند الحاجة (مثل الاستبيانات).

3. عدّل الحقول بما يناسب عمليتك. يمكنك إظهار/إخفاء الحقول وإعادة ترتيبها.

نصيحة: حدّد أسماء الحقول والمراحل منذ البداية لتجنّب إعادة العمل.

3) تأهيل العملاء المحتملين (بالذكاء الاصطناعي أو يدويًا)

1. في CRM، فعّل الذكاء الاصطناعي لـ تصنيف العملاء المحتملين تلقائيًا (مثل تحديد العملاء المهتمين بشدة).

2. بدلًا من ذلك، صنّفهم يدويًا.

3. استخدم الوسوم لتحديد السياق (المصدر، الأولوية، الشخصية، المرحلة، إلخ).

مهم: حافظ على اتساق الوسوم/المراحل – كما يوضّح الفيديو، يجب أن تكون بعض القيم مطابقة تمامًا للأسماء المستخدمة في المسار ("الوسم نفسه هو قيمة العمود").

4) مسار المبيعات بعرض Kanban (أو جدول)

1. في وحدة الفرص، اختر عرض Kanban أو جدول.

2. اسحب البطاقات من اليسار إلى اليمين لتعكس التقدّم في عمليتك.

3. اضبط النص/الرسالة التي يجب إرسالها عند نقل البطاقة (انظر الخطوة 5 – Webhook).

ممارسة شائعة: جديد ← تم التواصل ← عرض سعر ← إغلاق، مع تكييف الأسماء وفق مراحلك.

5) الأتمتة عند الانتقال بين المراحل (Webhook العام لـ Kanban)

الهدف: عند نقل بطاقة إلى العمود التالي، إرسال رسالة تلقائية وتحديث البيانات.

1. في شاشة Kanban، انسخ Webhook العام المتوفّر.

2. انتقل إلى CRM ← الإعدادات ← Webhook.

3. انقر على إنشاء (حتى إن كان هناك واحد بالفعل، أنشئ واحدًا تجريبيًا للاختبار) والصق رابط الـ Webhook.

4. حدّد الحدث المرتبط بـ الانتقال بين المراحل (عند سحب البطاقة).

5. اضبط الرسالة المعدّة مسبقًا التي تُرسَل عند تقدّم البطاقة.

6. تأكّد من أن القيم/الوسوم المستخدمة في الـ Webhook تطابق تمامًا أسماء الأعمدة في Kanban لديك.

7. احفظ واختبر بنقل بطاقة من اليسار إلى اليمين – يجب أن تُرسَل الرسالة.

إذا لم تُرسَل: تحقّق من الرابط والحدث المختار والصلاحيات وما إذا كانت قيمة العمود/الوسم مطابقة 100% لما في Kanban.

6) الحقول الظاهرة والاختصارات المفيدة

1. خصّص الحقول الظاهرة في الفرص (مثل إزالة الشركة أو تاريخ الإغلاق إذا لم تكن مفيدة لك).

2. في الحقول المخفية، أضف حقل اختصار مثل "رابط المحادثة".

3. النتيجة: عند النقر عليه، تُفتح المحادثة المرتبطة بهذا العميل المحتمل/العميل فورًا.

7) الحملات المستمرة والأولوية

1. اترك حملاتك تعمل على مدار الساعة طوال الأسبوع لجذب العملاء ورعايتهم.

2. باستخدام الذكاء الاصطناعي + الوسوم، حدّد من هو الأكثر اهتمامًا وامنحه أولوية التواصل.

3. وجّه فريق المبيعات بعروض/فلاتر توضّح الخطوات التالية.

8) المهام والمرفقات والإشعارات

1. في المهام، انقر على إضافة مهمة (مثل اجتماع).

2. عيّن مسؤولًا (مثل Marcos). يتلقّى المسؤول إشعارًا.

3. أرفق الملفات المتعلقة بالمهمة.

4. تابع في المهام ما هو مستحق ومكتمل ومعلّق.

5. استخدم الملاحظات لتسجيل الدروس المستفادة والقرارات.

9) التقويم والحجز الذاتي بالذكاء الاصطناعي

1. في وحدة الشركات (و/أو في تقويم النظام)، اربط تقويم Google.

2. فعّل الحجز الذاتي بالذكاء الاصطناعي (يقترح النظام المواعيد ويحجزها تلقائيًا).

3. بعد ربط التقويم، تظهر المواعيد تلقائيًا في CRM.

تذكّر منح الإذن بالوصول إلى حساب Google أثناء الربط.

10) سير العمل (مثال عملي من الفيديو)

أنشئ سيرًا مثل الذي تم عرضه:

1. المشغّل: عميل محتمل يدوي جديد.

2. إجراء: إرسال نموذج إلى العميل المحتمل.

3. إجراء: إنشاء شركة لهذا العميل المحتمل.

4. إجراء: إنشاء شخص مرتبط بالشركة.

5. عدّل الخطوات التالية وفق طريقة عملك (إرسال عرض سعر، مهام، إلخ).

يمكنك تنسيق ذلك عبر سير العمل و/أو باستخدام n8n عبر API، كما هو موضّح.

11) إعدادات الملف الشخصي والتجربة

1. في الملف الشخصي، حدّث الصورة والاسم والبريد الإلكتروني وكلمة المرور.

2. في التجربة، اضبط السمة (فاتح/داكن) والمنطقة الزمنية واللغة.

12) الحسابات والبريد الإلكتروني

1. في الحسابات، سجّل الدخول باستخدام Google.

2. أكمل ربط البريد الإلكتروني حتى تصل الرسائل مباشرةً إلى النظام.

13) الأعضاء والأدوار والصلاحيات

1. في الأعضاء، انقر على دعوة لإنشاء رابط دعوة أو إرساله عبر البريد الإلكتروني.

2. حدّد الأدوار: مسؤول (وصول واسع) أو عضو (وصول محدود).

3. اضبط القواعد/الصلاحيات لما يمكن أو لا يمكن لكل ملف فعله.

أفضل الممارسات

• سمِّ أعمدة/مراحل Kanban بعناية ووحّدها.

• اجعل الوسوم قصيرة ومتّسقة (المصدر، الشريحة، الأولوية، المرحلة).

• اختبر الـ Webhooks في بيئة تجريبية قبل التشغيل الفعلي.

• استخدم الحقول المخفية للاختصارات (مثل فتح المحادثة) والبيانات المساعدة.

• اترك الحملات تعمل دائمًا وصفِّ العملاء الأكثر اهتمامًا للتحرّك بسرعة.

• وحّد كل التواصل في Papo للحصول على سجل كامل.

حل المشكلات (أسئلة سريعة)

لا تُرسَل الرسالة عند نقل البطاقة في Kanban؟

• تحقّق من رابط الـ Webhook والحدث والصلاحيات.

• تأكّد من أن قيمة/وسم المرحلة مطابق لاسم العمود.

الوسم لا يصنّف بشكل صحيح؟

• راجع الإملاء والأحرف الكبيرة/الصغيرة. واجعله متوافقًا مع معيار المسار.

التقويم لا يتزامن؟

• أعد ربط تقويم Google وتأكّد من منح الصلاحيات.

لم يتلقَّ المسؤول إشعار المهمة؟

• تحقّق من المسؤول والبريد الإلكتروني المسجّل وصلاحيات الدور.

لا تظهر رسائل البريد الإلكتروني في CRM؟

• أعد تسجيل الدخول باستخدام Google في الحسابات وراجع أذونات الوصول.

قائمة التحقق للتطبيق

خريطة الفيديو (للرجوع السريع)

• 00:00–00:40 مقدمة ونظرة عامة على ما سيُعرض.

• 00:42–01:00 مركز خدمة العملاء متعدد الموظفين (صناديق وارد موحّدة).

• 01:03–01:43 CRM والتصنيف (بالذكاء الاصطناعي أو يدويًا).

• 03:01–05:29 Kanban + Webhook العام + رسالة تلقائية عند النقل.

• 06:00–06:29 حملات على مدار الساعة، العملاء الأكثر اهتمامًا ورؤية العملية.

• 09:02–09:41 الحقول الظاهرة/المخفية؛ اختصار "رابط المحادثة".

• 12:09–12:46 المهام (الإنشاء، المسؤول، المرفقات) + الملاحظات.

• 14:39–15:16 الشركات: البريد الإلكتروني والتقويم.

• 15:01–15:11 الحجز الذاتي بالذكاء الاصطناعي + ربط تقويم Google.

• 16:11–16:29 سير العمل (عميل محتمل يدوي ← نموذج ← شركة ← شخص).

• 17:02–17:20 الملف الشخصي/التجربة (السمة، المنطقة الزمنية، اللغة).

• 17:26–17:37 الحسابات: ربط Google لـ البريد الإلكتروني.

• 18:03–18:51 الأعضاء: الدعوة عبر رابط/بريد إلكتروني؛ الأدوار والصلاحيات.

• 21:03–21:17 الختام والركائز: التوحيد، التنظيم، الأتمتة.

الخلاصة

بهذه الخطوات تعيد إنتاج مسار الفيديو تمامًا في صيغة توثيق: من خدمة العملاء الموحّدة إلى أتمتة مسار المبيعات، مرورًا بالمهام والملاحظات والتقويم وسير العمل وإدارة الفريق. كيّف الأسماء/المراحل وفق قواعدك ووحّد الوسوم لتحقيق قابلية التنبؤ والتوسّع في عملية المبيعات لديك.

ابدأ مجانًا مع Papo Global ←

المستخدم الأول بـ 0 دولار، دون بطاقة ائتمان. اعرف المزيد على papo.global.