Tutto sul CRM Kanban di Papo Global

Tutorial Papo Global – CRM e centro di assistenza

Obiettivi del tutorial

• Centralizzare tutti i canali e i dati dei clienti.

• Organizzare lead, persone, aziende, opportunità, attività e note.

• Automatizzare classificazioni e messaggi in base alle fasi del funnel.

Pilastri evidenziati nel video: centralizzazione, organizzazione e automazione.

Prerequisiti

1. Accesso a Papo Global con permessi di amministratore dello spazio/organizzazione.

2. Accesso al modulo CRM.

3. (Facoltativo) Un account Google per collegare Calendario ed E-mail.

Panoramica (cosa vedrai)

• Centro di assistenza multi-operatore: riunisce tutte le caselle di posta in un unico posto.

• CRM: oggetti principali (Persone, Aziende, Opportunità, Attività, Note) + oggetti personalizzati.

• Funnel in vista Kanban o Tabella, con tag e fasi.

• Webhook e messaggi automatici quando sposti le schede tra le colonne.

• Workflow (es.: quando un lead viene inserito manualmente, inviare un modulo e creare Azienda/Persona).

• Calendario/Auto-prenotazione con IA e integrazione con Google Calendar.

• Membri e Ruoli (Admin vs Membro) e inviti tramite link o e-mail.

Passo dopo passo

1) Centro di assistenza multi-operatore

1. Apri il Centro di assistenza multi-operatore.

2. Aggiungi/gestisci le tue caselle di posta (es.: i canali che utilizzi).

3. Verifica che tutto compaia nello stesso pannello: così centralizzi l'assistenza e lo storico.

Vantaggio: un'unica vista per distribuire le conversazioni e alimentare il CRM.

2) Struttura del CRM

1. Apri CRM → controlla gli oggetti Persone, Aziende, Opportunità, Attività, Note.

2. Vai su Modello dati per creare oggetti aggiuntivi se necessario (es.: Sondaggi).

3. Adatta i campi al tuo processo. Puoi mostrare/nascondere e riordinare i campi.

Suggerimento: definisci i nomi di campi e fasi fin dall'inizio per evitare di rifare il lavoro.

3) Qualificazione dei lead (IA o manuale)

1. Nel CRM, attiva l'Intelligenza Artificiale per categorizzare automaticamente i tuoi lead (es.: identificare i clienti caldi).

2. In alternativa, esegui la categorizzazione manualmente.

3. Usa i Tag per indicare il contesto (origine, priorità, persona, fase, ecc.).

Importante: mantieni coerenti tag e fasi; nel video si spiega che alcuni valori devono essere esattamente uguali ai nomi usati nel funnel ("lo stesso hashtag è il valore della colonna").

4) Funnel in Kanban (o Tabella)

1. Nel modulo Opportunità, scegli la vista Kanban o Tabella.

2. Trascina le schede da sinistra a destra per riflettere l'avanzamento del tuo processo.

3. Configura il testo/messaggio da inviare quando la scheda viene spostata (vedi Passo 5 – Webhook).

Prassi comune: Nuovo → Contattato → Proposta → Chiusura, adattando i nomi alle tue fasi.

5) Automazione al cambio di fase (Webhook generale del Kanban)

Obiettivo: quando sposti una scheda nella colonna successiva, inviare un messaggio automatico e aggiornare i dati.

1. Nella schermata del Kanban, copia il Webhook generale fornito.

2. Vai su CRM → Impostazioni → Webhook.

3. Clicca su Crea (anche se ne esiste già uno, creane uno di esempio per fare una prova) e incolla l'URL del webhook.

4. Imposta l'evento relativo allo spostamento di fase (quando la scheda viene trascinata).

5. Configura il messaggio predefinito da inviare quando la scheda avanza.

6. Assicurati che i valori/hashtag usati nel webhook corrispondano esattamente ai nomi delle colonne del tuo Kanban.

7. Salva e prova spostando una scheda da sinistra a destra: il messaggio deve partire.

Se non parte: controlla l'URL, l'evento scelto, i permessi e se il valore della colonna/hashtag è identico al 100% a quello del Kanban.

6) Campi visibili e scorciatoie utili

1. Personalizza i campi visibili nelle Opportunità (es.: togli Azienda o Data di chiusura se non ti servono).

2. In Campi nascosti, aggiungi un campo scorciatoia come "Link alla chat".

3. Risultato: con un clic apri all'istante la chat collegata a quel lead/cliente.

7) Campagne continue e priorità

1. Mantieni le tue campagne attive 24/7 per acquisizione e nurturing.

2. Con IA + tag, individua chi è caldo e dai priorità al contatto.

3. Guida il team commerciale con viste/filtri che rendano chiari i prossimi passi.

8) Attività, allegati e notifiche

1. In Attività, clicca su Aggiungi attività (es.: Riunione).

2. Assegna un responsabile (es.: Marcos). Il responsabile riceve una notifica.

3. Allega i file rilevanti per l'attività.

4. Segui in Attività ciò che è in scadenza, completato e in sospeso.

5. Usa le Note per registrare apprendimenti e decisioni.

9) Calendario e auto-prenotazione con IA

1. Nel modulo Aziende (e/o nel calendario del sistema), collega il tuo Google Calendar.

2. Attiva l'Auto-prenotazione con IA (il sistema suggerisce e prenota gli orari automaticamente).

3. Con il Calendario collegato, gli appuntamenti compaiono automaticamente nel CRM.

Ricorda di autorizzare l'accesso al tuo account Google durante il collegamento.

10) Workflow (esempio pratico del video)

Crea un flusso come quello mostrato:

1. Trigger: nuovo lead manuale.

2. Azione: inviare un modulo al lead.

3. Azione: creare un'Azienda per quel lead.

4. Azione: creare una Persona collegata all'Azienda.

5. Adatta i passi successivi alla tua operatività (invio di preventivi, attività, ecc.).

Puoi orchestrare tutto questo tramite i Workflow e/o con n8n via API, come mostrato.

11) Impostazioni di Profilo ed Esperienza

1. In Profilo, aggiorna foto, nome, e-mail e password.

2. In Esperienza, regola tema (chiaro/scuro), fuso orario e lingua.

12) Account ed e-mail

1. In Account, accedi con Google.

2. Completa il collegamento dell'e-mail affinché i messaggi arrivino direttamente nel sistema.

13) Membri, ruoli e permessi

1. In Membri, clicca su Invita per generare un link di invito o inviarlo via e-mail.

2. Definisci i Ruoli: Amministratore (accesso ampio) o Membro (accesso limitato).

3. Regola le regole/permessi su ciò che ogni profilo può o non può fare.

Buone pratiche

• Dai un nome con cura alle colonne/fasi del Kanban e standardizzale.

• Mantieni tag brevi e coerenti (origine, segmento, priorità, fase).

• Testa i webhook in un ambiente di esempio prima di andare in produzione.

• Usa i campi nascosti per scorciatoie (es.: aprire la chat) e dati ausiliari.

• Mantieni le campagne sempre attive e filtra i lead caldi per agire in fretta.

• Centralizza tutta la comunicazione in Papo per avere uno storico completo.

Risoluzione dei problemi (FAQ rapide)

Il messaggio non parte quando sposto la scheda nel Kanban?

• Controlla l'URL del webhook, l'evento e i permessi.

• Verifica che il valore/hashtag della fase sia identico al nome della colonna.

Il tag non categorizza correttamente?

• Controlla l'ortografia e le maiuscole/minuscole. Allinealo allo standard del funnel.

Il calendario non si sincronizza?

• Ricollega Google Calendar e assicurati di aver concesso i permessi.

Il responsabile non ha ricevuto la notifica dell'attività?

• Verifica il responsabile, l'e-mail registrata e i permessi del ruolo.

Le e-mail non compaiono nel CRM?

• Accedi di nuovo con Google in Account e rivedi le autorizzazioni di accesso.

Checklist di implementazione

Mappa del video (per una consultazione rapida)

• 00:00–00:40 Introduzione e panoramica di ciò che verrà mostrato.

• 00:42–01:00 Centro di assistenza multi-operatore (caselle di posta unificate).

• 01:03–01:43 CRM e categorizzazione (IA o manuale).

• 03:01–05:29 Kanban + Webhook generale + messaggio automatico allo spostamento.

• 06:00–06:29 Campagne 24/7, lead caldi e visione del processo.

• 09:02–09:41 Campi visibili/nascosti; scorciatoia "Link alla chat".

• 12:09–12:46 Attività (creazione, responsabile, allegati) + Note.

• 14:39–15:16 Aziende: e-mail e Calendario.

• 15:01–15:11 Auto-prenotazione con IA + collegamento a Google Calendar.

• 16:11–16:29 Workflow (lead manuale → modulo → Azienda → Persona).

• 17:02–17:20 Profilo/Esperienza (tema, fuso orario, lingua).

• 17:26–17:37 Account: collegamento Google per le e-mail.

• 18:03–18:51 Membri: invito tramite link/e-mail; Ruoli e permessi.

• 21:03–21:17 Chiusura e pilastri: Centralizzazione, Organizzazione, Automazione.

Conclusione

Con questi passaggi riproduci esattamente il flusso del video in formato di documentazione: dall'assistenza centralizzata all'automazione del funnel, passando per attività, note, calendario, workflow e gestione del team. Adatta nomi e fasi alle tue regole e standardizza i tag per ottenere prevedibilità e scalabilità nel tuo processo commerciale.

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