In Papo Global (papo.global), i team sono gruppi di operatori organizzati per responsabilità, come Vendite, Supporto o Amministrazione. Un amministratore crea ogni team in Impostazioni → Team; poi le conversazioni possono essere assegnate al team e, con l'assegnazione automatica attiva, il sistema sceglie un membro online per gestirle.
Dove si trova e cosa c'è nella schermata
| Elemento | Dettaglio |
|---|---|
| Percorso | Impostazioni → Team |
| Chi accede | Solo gli utenti con ruolo Amministratore |
| Pulsante per creare | Crea un nuovo team |
| Campi | Nome del team (obbligatorio, almeno 2 caratteri), icona facoltativa, Descrizione Team |
| Opzione di distribuzione | Consenti l'assegnazione automatica per questo team. (selezionata di default) |
| Azioni nell'elenco | Modifica team (icona a ingranaggio) ed Elimina |
Un operatore può far parte di più team contemporaneamente.
Passo per passo: creare un team
- Nel menu laterale, clicca su Impostazioni e poi su Team.
- Clicca su Crea un nuovo team.
- Compila Nome del team, per esempio "Vendite" o "Assistenza clienti".
- Facoltativo: clicca sul pulsante a sinistra del nome per scegliere un emoji o un'icona (con colore) per il team.
- Facoltativo: scrivi una breve Descrizione Team perché tutti sappiano di cosa si occupa.
- Lascia selezionata Consenti l'assegnazione automatica per questo team. se vuoi che il sistema distribuisca le conversazioni (vedi sotto).
- Clicca su Crea un nuovo team.
- Nel passaggio di aggiunta degli operatori, seleziona gli operatori del team (o seleziona tutti gli operatori) e clicca su Aggiungi operatori. Almeno uno è obbligatorio.
- Nella schermata finale, clicca su Termina.
Gli operatori devono già esistere nell'account; se non li hai ancora aggiunti, vedi Come aggiungere operatori.
Come le conversazioni arrivano al team
Una conversazione diventa del team quando qualcuno lo sceglie:
- Nella conversazione: nel pannello laterale, campo Team Assegnato.
- Nell'elenco delle conversazioni: clic destro sulla scheda della conversazione e Assegna team.
- Automaticamente: in Impostazioni → Automazioni, l'azione Assegna a un Team instrada le conversazioni in base a regole (per esempio per casella di posta o etichetta).
Le conversazioni di ogni team sono raccolte nel menu laterale in Conversazioni → Team, così ogni membro trova subito cosa c'è nella coda del team.
Come funziona l'assegnazione automatica del team
Con Consenti l'assegnazione automatica per questo team. selezionata, quando la conversazione viene assegnata al team e non ha ancora un operatore, Papo Global sceglie un operatore che:
- è membro del team;
- è anche membro della casella di posta della conversazione;
- è online e ha capacità per nuove conversazioni.
La scelta avviene a rotazione (round robin) tra gli idonei. Se nessun membro soddisfa queste condizioni, la conversazione resta nel team senza operatore finché qualcuno non la prende. Se la conversazione aveva già un operatore che non fa parte del team, l'assegnazione gli viene tolta.
Con l'opzione deselezionata, la conversazione resta nel team senza operatore e i membri la prendono manualmente.
Modificare ed eliminare
- Modifica team apre due passaggi: i dettagli (nome, icona, descrizione e assegnazione automatica; salva con Aggiorna il team) e Modifica Operatori (seleziona o deseleziona i membri; salva con Aggiorna operatori nel team).
- Elimina chiede di digitare il nome del team per confermare. L'eliminazione toglie l'assegnazione di quel team dalle conversazioni; le conversazioni restano nell'account.
Consigli
- Inserisci ogni operatore nelle caselle di posta giuste: l'assegnazione automatica sceglie solo chi è membro del team e della casella.
- Dai ai team il nome della funzione ("Vendite", "Post-vendita"), non di una persona, così non devi rinominarli quando cambia il personale.
- Usa un'automazione con Assegna a un Team perché ogni argomento arrivi al team giusto senza smistamento manuale.
Domande frequenti
Perché la conversazione è andata al team ma nessuno è stato assegnato?
L'assegnazione automatica potrebbe essere disattivata, oppure nessun membro è online, con capacità e nella casella di posta di quella conversazione.
Un operatore può stare in più team?
Sì. Un operatore può far parte di più team.
Non vedo Team in Impostazioni. Perché?
La schermata è riservata al ruolo Amministratore.
Eliminare un team cancella le conversazioni?
No. Toglie solo il team dalle conversazioni che gli erano assegnate.
Leggi anche: Come aggiungere operatori al tuo account · Panoramica del pannello di Papo Global
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