Sì, puoi programmare l'invio automatico di report di conversazioni via e-mail in Papo (https://papo.global/) utilizzando il modulo Flows. La piattaforma combina l'intelligenza artificiale che già analizza conversazioni, affari e metriche di produttività con un'azione di invio programmato, consegnando nella casella di posta del manager riepiloghi giornalieri, settimanali o mensili senza alcun lavoro manuale.
Con questa automazione, il responsabile dell'operazione riceve esattamente il riepilogo di cui ha bisogno: volume di assistenze, pendenze, tag frequenti, lead con punteggio più alto, sentiment delle conversazioni e performance individuale degli agenti. L'IA di Papo estrae e organizza i dati automaticamente, e l'e-mail arriva nell'intervallo che definisci.
| Tipo di report di conversazioni | Fonte dati in Papo | Esempi di informazioni che l'IA può riepilogare |
|---|---|---|
| Assistenza generale | Modulo Conversazioni nell'ultimo periodo | Totale assistenze, conversazioni in sospeso, lead con punteggio più alto, tag più applicate e analisi del sentiment |
| Produttività degli agenti | Modulo Reports | Conversazioni gestite per agente, tempo medio di risposta e risoluzioni entro lo SLA |
| Personalizzato | Prompt dell'IA combinando moduli | Qualsiasi riepilogo di cui il manager ha bisogno — basta descrivere cosa l'IA deve cercare e raggruppare |
Come funziona l'invio automatico di report di conversazioni
Il nucleo dell'automazione è nel modulo Flows. Crei un flusso che inizia con un trigger programmato, genera il report con un'azione IA e termina con un invio e-mail.
- Trigger programmato: il Flow inizia automaticamente nell'intervallo definito — giornaliero, settimanale o mensile, all'orario scelto.
- Azione IA per la summarizzazione: un nodo IA riceve un prompt personalizzato, consulta le informazioni rilevanti delle conversazioni e restituisce un testo strutturato.
- Invio dell'e-mail: il riepilogo generato viene inserito nel corpo del messaggio e inviato al manager utilizzando una credenziale SMTP già configurata nell'account.
Il risultato è un report che arriva senza che nessuno debba aprire il pannello, esportare fogli di calcolo o compilare dati manualmente.
Passo passo per creare un flusso di report automatico
Prerequisito: credenziale di invio e-mail
Prima di creare il flusso, è obbligatorio avere una casella e-mail configurata per l'invio. In Impostazioni → Caselle di posta, aggiungi una casella di tipo E-mail e compila i dati del server SMTP: server, porta, utente e password. Servizi come Amazon SES o SendGrid aiutano a garantire un'elevata recapitabilità.
1. Creare un nuovo Flow
Accedi al modulo Flows e crea un nuovo flusso con un nome descrittivo, come “Riepilogo giornaliero delle conversazioni” o “Report settimanale dell'assistenza”.
2. Configurare il trigger programmato
Aggiungi un nodo Trigger e scegli l'opzione di programmazione. Definisci la frequenza e l'orario esatto in cui il riepilogo deve essere generato e inviato. Per report dopo l'orario di lavoro, orari come le 19:00 o le 20:00 funzionano bene.
3. Aggiungere l'azione IA con il prompt del report
Inserisci un nodo Azione che utilizzi l'intelligenza artificiale di Papo. Nel prompt, descrivi esattamente quali dati l'IA deve cercare e come organizzarli. Esempi pratici:
- Report di conversazioni: “Considera le conversazioni delle ultime 24 ore. Riporta il totale delle assistenze, quante sono in sospeso, i 5 contatti con il punteggio lead più alto, le 3 tag più applicate e una breve analisi del sentiment.”
- Report di produttività: “In base ai dati del modulo Reports, riepiloga per ogni agente: numero di conversazioni gestite, tempo medio di risposta e percentuale di conversazioni risolte entro lo SLA.”
L'IA restituisce un testo pronto per essere inserito nell'e-mail.
4. Aggiungere l'azione di invio e-mail
Dopo il nodo IA, includi un nodo Azione di tipo Invia e-mail. Seleziona la credenziale configurata nel prerequisito, indica il destinatario o la lista di destinatari e utilizza la variabile con il riepilogo generato nel passaggio precedente come corpo del messaggio. L'oggetto può essere fisso, come “Report di conversazioni – {{data}}”.
5. Attivare e testare
Salva e attiva il flusso. Per validare, forza un'esecuzione manuale se l'opzione è disponibile o attendi il prossimo orario programmato. Verifica che l'e-mail arrivi correttamente e regola il prompt dell'IA secondo necessità per perfezionare le informazioni.
A chi è utile questa automazione
- Manager dell'assistenza che hanno bisogno di un riepilogo giornaliero dell'operazione senza aprire Papo.
- Supervisori di team che monitorano produttività e SLA per agente.
- Operazioni snelle in cui il manager accumula funzioni e non ha tempo per compilare report.
- Rivendite white label che desiderano consegnare report periodici pronti ai clienti, replicando lo stesso flusso per ogni operazione.
- Team B2B o con alto volume di conversazioni che necessitano di monitoraggio continuo senza dipendere da esportazioni.
Domande frequenti
Devo avere una credenziale e-mail configurata prima di creare il flusso?
Sì. L'invio dipende da una casella e-mail con SMTP configurata in Papo. Senza questa credenziale, il flusso non riesce a inviare il messaggio.
L'IA riesce a generare report con periodi diversi?
Sì. Definisci nel prompt il periodo desiderato, come ultime 24 ore, ultima settimana o mese. La frequenza del trigger controlla la periodicità dell'invio.
Posso inviare lo stesso report a più destinatari?
Sì. Nel nodo di invio, puoi indicare il destinatario o una lista di destinatari, secondo le necessità dell'operazione.
L'invio automatico sostituisce il modulo Reports?
No. Il modulo Reports rimane il pannello in tempo reale per la consultazione interattiva. Il flusso e-mail consegna un riepilogo pronto nella casella di posta, senza sostituire l'analisi nel pannello.
La stessa logica funziona per i report di vendite?
Sì. Basta modificare il prompt dell'IA per consultare il Kanban e elencare affari vinti, valori e responsabili. Il flusso rimane lo stesso.
Devo saper programmare per configurare questo?
No. Il Flow è visuale e l'IA genera il testo strutturato dal prompt. Non c'è bisogno di codice.
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