Sì, è possibile programmare messaggi di assenza diversi per i giorni festivi su Papo (https://papo.global/). Invece di modificare l'orario di servizio ogni volta che arriva una data speciale, usi un Flow con una condizione di data e un'azione di invio messaggio. L'automazione riconosce il giorno festivo e risponde con il testo personalizzato che hai definito, mentre l'operatività normale resta invariata negli altri giorni.
La configurazione funziona come una sovrapposizione temporanea sul comportamento predefinito della casella di posta. Quando arriva una nuova conversazione, il Flow verifica se la data corrente coincide con il giorno festivo programmato. Se coincide, Papo invia il messaggio di assenza festivo e, a seconda della configurazione, può mantenere la conversazione in coda fino al giorno lavorativo successivo. Se la data non è speciale, la conversazione segue il flusso normale (compreso l'orario di servizio globale, se attivo).
| Situazione | Comportamento senza Flow per festivi | Comportamento con Flow per festivi |
|---|---|---|
| La conversazione arriva in un normale giorno lavorativo | Assistenza normale o messaggio di assenza predefinito, in base all'orario di servizio. | Assistenza normale, dato che la condizione di data non è soddisfatta. |
| La conversazione arriva in un giorno festivo configurato | Invia il messaggio di assenza generico (se l'orario è chiuso) o tenta di assegnarla a un agente. | Invia automaticamente il messaggio specifico del giorno festivo, comunicando l'assenza e la previsione di rientro. |
| Giorno festivo non mappato nel Flow | Nessuna azione speciale; il sistema si comporta come in un giorno normale. | Solo i giorni definiti nel Flow vengono gestiti in modo diverso. |
Come funzionano i Flows per la risposta automatica nei giorni festivi
Papo permette di creare Flussi (Flows) con più passaggi, incluse condizioni, azioni di invio messaggio e altre integrazioni. Per un giorno festivo, il percorso è semplice: il nodo iniziale del Flow attiva una verifica di data; se la data corrente è uguale a quella configurata, il Flow esegue il nodo che invia il messaggio di assenza festivo.
Questo approccio non modifica le impostazioni dell'orario di servizio del tuo account o della casella di posta. Il Flow agisce in modo indipendente, intercettando solo le conversazioni che arrivano nei giorni definiti. Puoi creare un unico Flow che contenga più giorni festivi (usando più condizioni) o un Flow separato per ogni data, il che facilita la manutenzione e la duplicazione per nuove festività.
Passo dopo passo per creare un messaggio di assenza per un giorno festivo
Prima di iniziare, verifica di avere i permessi per creare e attivare i Flows nel tuo account Papo.
- Accedi al modulo Flows. Nel pannello di Papo, individua la sezione che gestisce le automazioni. Di solito si chiama "Flows" o "Automazioni".
- Crea un nuovo Flow. Assegnagli un nome evocativo, come "Assenza Natale" o "Festivo 25/12". Scegli di partire da zero o di duplicare un Flow esistente che abbia già una logica simile.
- Aggiungi il nodo di condizione di data. Nell'editor visuale, inserisci un nodo che valuti la data corrente. Configuralo per confrontarla con una data specifica (es.: 25/12/2026) o un intervallo (vigilia e giorno festivo). La condizione deve essere vera solo nel giorno festivo.
- Aggiungi il nodo di azione "Invia messaggio". Inserisci un nodo di invio messaggio automatico. Scrivi il testo dell'assenza speciale, menzionando il giorno festivo, il motivo della chiusura e quando il team tornerà. Esempio: "Ciao! Oggi è Natale e il nostro team è in pausa. Risponderemo appena tornati, il 26/12. Buon Natale!"
- Collega i nodi. Collega il nodo iniziale al nodo di data; se la condizione è vera, prosegui verso l'invio; in caso contrario, il Flow può terminare senza azioni. Puoi aggiungere un nodo "Fine" per maggiore chiarezza.
- Assegna il Flow alla/alle caselle di posta. Configura il Flow perché venga eseguito su tutti i messaggi ricevuti o solo sulle caselle desiderate (es.: WhatsApp, Instagram). Senza questo collegamento, il Flow non verrà attivato.
- Salva e attiva. Rivedi il Flow, salvalo e imposta lo stato su attivo. Fai una prova con una conversazione di test nella data configurata (o modifica la data di sistema per simulare) per confermare che il messaggio di assenza per il giorno festivo venga inviato correttamente.
Quando conviene usare i Flows invece di modificare l'orario di servizio
Usare i Flows è più pratico quando hai diversi giorni festivi nel corso dell'anno e non vuoi modificare manualmente le regole globali ogni volta. È utile anche quando desideri mantenere invariato l'orario di servizio predefinito, ma hai bisogno di un messaggio diverso nei giorni festivi — che sia per tono di voce, informazioni sul rientro o per una data celebrativa. Per le operazioni che chiudono solo in date puntuali, questo approccio evita che il team dimentichi di annullare le modifiche fatte direttamente sull'orario di servizio.
Se la tua azienda chiude solo a Natale e Capodanno e per il resto dell'anno segue un unico orario, la configurazione tramite Flow è rapida e può essere duplicata per ogni festività.
Domande frequenti
Il messaggio per il giorno festivo sostituisce il messaggio di assenza predefinito?
Sì, finché il Flow è attivo e la condizione di data è soddisfatta, il messaggio definito al suo interno è quello che il contatto riceve. In questo caso il messaggio di assenza dell'orario di servizio non viene inviato, a condizione che il Flow venga eseguito per primo o che la logica di priorità di Papo garantisca la sovrapposizione.
Posso creare un unico Flow con più giorni festivi?
Sì. Puoi aggiungere più nodi di condizione (uno per ogni data) o concatenare più ramificazioni nello stesso Flow. Basta configurare ogni condizione per una data diversa e indirizzarla al rispettivo nodo di invio messaggio.
Cosa succede alla conversazione dopo l'invio del messaggio per il giorno festivo?
La conversazione resta nella coda generale, senza essere assegnata a un agente fino al successivo orario di servizio definito. Il Flow può anche essere configurato per spostare la conversazione in uno stato specifico, come "In sospeso", se lo desideri.
Devo disattivare il Flow dopo il giorno festivo?
Se la condizione di data è esatta (un solo giorno), il Flow non verrà attivato nei giorni successivi, quindi non è obbligatorio disattivarlo. Tuttavia, per mantenere l'organizzazione, puoi disattivarlo dopo la festività e riattivarlo quando la data si avvicina di nuovo.
Posso usarlo per risposte diverse nelle festività regionali?
Sì. Poiché la condizione si basa sulla data, puoi creare Flows distinti per festività regionali o comunali, nel caso in cui il tuo team serva regioni diverse.
Il Flow funziona per tutti i canali (WhatsApp, Instagram, Telegram)?
Sì, purché tu associ il Flow alle caselle di posta desiderate. Puoi limitare l'attivazione a canali specifici o lasciarla per tutti, in base alle tue esigenze.
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