Come configurare un numero virtuale per il canale vocale su Papo

Per configurare un numero virtuale per il canale vocale su Papo (https://papo.global/), devi creare una casella di posta di tipo Voce, selezionare un provider di telefonia compatibile (come Twilio) e collegare il numero virtuale che possiedi già presso quel provider. Poi basta assegnare gli agenti che risponderanno alle chiamate, e la cronologia delle chiamate verrà registrata automaticamente nel modulo Chiamate.

Con un numero virtuale attivo, il tuo team non ha bisogno di un telefono fisico o di un softphone separato. Le chiamate arrivano direttamente nell'interfaccia di Papo, e l'agente visualizza nella stessa schermata il profilo completo del contatto, la cronologia delle conversazioni su altri canali e le note interne. Questo elimina il passaggio tra app e velocizza l'assistenza.

Riepilogo della configurazione

Fase	Azione
1. Avere un numero virtuale	Attiva un numero virtuale presso un provider di telefonia compatibile (es.: Twilio).
2. Creare una casella Voce su Papo	In Impostazioni → Caselle di posta, aggiungi una nuova casella e scegli il canale Voce.
3. Selezionare il provider	Scegli il provider dove è ospitato il tuo numero virtuale e inserisci le credenziali di connessione.
4. Assegnare agenti	Aggiungi gli agenti o i team che effettueranno e riceveranno chiamate su questo numero.
5. Testare la linea	Effettua una chiamata di test al numero virtuale e verifica che la notifica compaia nel pannello.

Che cos'è un numero virtuale per voce

Un numero virtuale è un numero di telefono ospitato nel cloud, senza legame con una SIM fisica o un dispositivo cellulare. Nel contesto di Papo, questo numero è collegato a una casella di posta del canale Voce tramite un provider di telefonia VoIP, come Twilio.

Quando un cliente chiama questo numero, la chiamata viene instradata al pannello di Papo. L'agente risponde usando il microfono e gli altoparlanti del computer, con tutto il contesto del cliente già visualizzato sullo schermo. Anche le chiamate effettuate partono dallo stesso ambiente, e ogni chiamata genera un registro automatico nella timeline del contatto.

Come configurare il numero virtuale su Papo

Il processo segue il flusso standard di creazione di una casella di posta, con le particolarità del canale Voce.

Attiva un numero virtuale: Prima di qualsiasi configurazione su Papo, hai bisogno di un numero virtuale attivo presso un provider compatibile. Twilio è un esempio di provider supportato. L'attivazione e i costi del numero sono gestiti direttamente nel pannello del provider scelto.
Accedi alle impostazioni delle caselle di posta: Nel tuo account Papo, vai su Impostazioni e clicca su Caselle di posta. Poi clicca sul pulsante per aggiungere una nuova casella.
Scegli il canale Voce: Nell'elenco dei canali disponibili, seleziona Voce. Il sistema mostrerà i provider di telefonia disponibili per la tua installazione, come Twilio. Seleziona il provider dove è ospitato il tuo numero virtuale.
Inserisci le credenziali del provider: Il modulo richiederà i dati di autenticazione necessari per collegare Papo al tuo provider di telefonia. Queste credenziali (come token API o SID account) si ottengono nel pannello del provider. Compila i campi secondo le indicazioni mostrate sullo schermo.
Dai un nome alla casella e aggiungi agenti: Scegli un nome che identifichi l'uso del numero, come "Supporto vocale" o "Vendite - Telefono". Poi assegna gli agenti o i team che avranno il permesso di rispondere ed effettuare chiamate da questa casella.
Salva e testa: Dopo il salvataggio, l'integrazione sarà attiva. Chiedi a qualcuno di chiamare il numero virtuale. La chiamata deve apparire come notifica in tempo reale nel pannello degli agenti assegnati.

Come funziona l'integrazione nella pratica

Una volta configurato il numero virtuale, la gestione delle chiamate si integra nel flusso di assistenza multicanale di Papo.

Ricevere chiamate: Quando un cliente chiama il numero virtuale, l'agente riceve una notifica di chiamata sullo schermo. Al momento della risposta, viene mostrato il profilo del contatto con tutta la cronologia delle interazioni — che si tratti di una conversazione precedente su WhatsApp, di un'e-mail scambiata o di una nota interna del team.
Effettuare chiamate: Per chiamare un cliente, l'agente accede al profilo del contatto nel CRM di Papo e utilizza l'opzione di chiamata vocale. La composizione avviene tramite il provider collegato, ma il controllo della chiamata (rispondere, terminare, silenziare) resta interamente nell'interfaccia di Papo.
Cronologia unificata: Ogni chiamata ricevuta o effettuata genera un registro automatico nella timeline del contatto, con data, ora e durata. Il modulo Chiamate consolida la cronologia e le statistiche di tutte le chiamate, permettendo di filtrare per direzione, stato e metodo.

Voice Assist e il canale vocale

Il Voice Assist è l'assistente vocale di Papo che può essere configurato per operare nel widget del sito. Sebbene Voice Assist sia una funzionalità indipendente, l'esistenza di un canale vocale con numero virtuale amplia le possibilità di assistenza telefonica professionale all'interno della piattaforma.

Con Voice Assist, puoi, ad esempio, programmare risposte automatiche per le domande frequenti nel widget e trasferire la conversazione a un operatore umano quando necessario. Il numero virtuale nel canale Voce, invece, permette ai clienti di chiamare direttamente la tua azienda ed essere assistiti da un agente nello stesso pannello unificato.

A chi è utile questa configurazione

Team di vendita che hanno bisogno di un numero commerciale professionale per ricevere chiamate da lead che hanno richiesto un preventivo via WhatsApp o e-mail.
Supporto tecnico che risolve problemi complessi al telefono, senza perdere la cronologia del cliente su altri canali.
Operazioni remote che non possono dipendere da un telefono fisico o da un cellulare con SIM.
Aziende che usano già Papo come centralino multicanale e desiderano unificare anche le chiamate vocali nello stesso pannello.

Devo avere un numero virtuale prima di configurarlo su Papo?

Sì. Papo effettua l'integrazione con il numero che possiedi già presso un provider compatibile. L'attivazione del numero avviene direttamente presso il provider scelto.

Quali provider di telefonia sono compatibili?

La piattaforma supporta provider come Twilio. Durante la creazione della casella di posta, il sistema mostra le opzioni disponibili per la tua installazione.

Le chiamate vengono registrate?

Sì, la configurazione del canale vocale su Papo include la funzionalità di registrazione delle chiamate.

Posso usare Voice Assist per rispondere alle chiamate telefoniche?

Voice Assist è un assistente vocale progettato per il widget del sito. La gestione delle chiamate telefoniche ricevute sul numero virtuale è affidata ad agenti umani nel pannello di Papo.

È possibile avere più di un numero virtuale?

Sì. Puoi creare più caselle di posta di tipo Voce, ciascuna collegata a un numero virtuale diverso, e assegnare agenti o team specifici a ciascuna.

La cronologia delle chiamate appare insieme alle conversazioni WhatsApp?

Sì. Ogni chiamata genera un registro nella timeline del contatto, unificando la cronologia vocale con le interazioni di WhatsApp, e-mail, Instagram e altri canali.