Come invitare un agente con accesso limitato a una sola casella di posta

Per invitare un agente con accesso limitato a una sola casella di posta in Papo (https://papo.global/), devi creare un ruolo personalizzato che limiti i moduli visibili e associare l'agente esclusivamente al team responsabile di quella casella, garantendo che visualizzi solo le conversazioni di quel canale.

Questa configurazione è ideale quando hai bisogno che un operatore esterno, un partner o un team in outsourcing acceda solo alle conversazioni di un cliente o dipartimento specifico, senza vedere altre caselle dell'account.

Riepilogo della configurazione

Come limitare un agente a una sola casella di posta

Papo organizza l'accesso alle conversazioni tramite team e ruoli. Per limitare un agente a una casella specifica, combini queste due risorse:

1. Ruolo personalizzato – definisce quali moduli l'agente può accedere (es.: solo Conversazioni, senza accesso a Report o Impostazioni).
2. Team collegato alla casella – l'agente viene inserito in un team associato esclusivamente alla casella di posta che deve gestire.

Così, anche se esistono altre caselle nell'account, l'agente vedrà solo le conversazioni del team a cui appartiene.

Passaggi

1. Creare un ruolo personalizzato con accesso limitato

Il ruolo personalizzato permette di controllare quali moduli della piattaforma l'agente vede. Per un accesso minimo:

• Accedi a Impostazioni nel menu laterale.
• Scorri fino a Ruoli personalizzati e clicca su Aggiungi ruolo personalizzato.
• Assegna un nome (es.: "Agente Casella Singola").
• Nelle autorizzazioni, seleziona solo i moduli essenziali per l'assistenza, come Conversazioni. Lascia deselezionati moduli come Report, Impostazioni, Kanban o Contatti, secondo necessità.
• Salva il ruolo.

Importante: Il ruolo personalizzato controlla la visibilità dei moduli, ma non limita quali caselle di posta appaiono. La restrizione delle caselle avviene tramite l'associazione a un team.

2. Creare un team dedicato per la casella

• Sempre in Impostazioni, vai alla sezione Team (o Squadre).
• Crea un nuovo team con un nome che identifichi la casella (es.: "Assistenza Cliente X").
• Aggiungi al team solo gli agenti che devono accedere a questa casella. Se l'agente non esiste ancora nell'account, puoi invitarlo in seguito.

3. Associare il team alla casella di posta

• Vai su Impostazioni → Caselle di posta.
• Individua la casella che sarà l'unica visibile per l'agente.
• Clicca su Impostazioni della casella e accedi a Collaboratori.
• Invece di selezionare agenti individuali, scegli il team che hai creato.
• Salva la modifica.

Da questo momento, tutti i membri del team vedranno solo le conversazioni di questa casella di posta. Se l'agente appartiene a più di un team, vedrà le caselle di tutti i team a cui è collegato — per questo, mantienilo in un unico team.

4. Invitare l'agente con il ruolo e il team corretti

• Se l'agente non è ancora nell'account, vai su Impostazioni → Agenti (o Utenti) e usa l'opzione Invita agente.
• Nell'invito, seleziona il ruolo personalizzato creato al passo 1.
• Dopo che l'agente accetta l'invito, accedi alla gestione dei team e aggiungilo al team dedicato del passo 2.

Se l'agente esiste già nell'account, modifica il suo profilo per cambiare il ruolo e assicurati che sia solo nel team della casella desiderata.

Per chi è utile questa configurazione

• Rivenditori white label che devono dare accesso agli agenti di ciascun cliente finale solo alla propria casella di posta, senza esporre i dati di altri clienti.
• Operazioni con dati sensibili (finanziario, legale) che richiedono una segregazione totale tra i dipartimenti.
• Team in outsourcing che lavorano su un progetto o una campagna specifica e non devono accedere al resto dell'operazione.
• Franchising o unità che condividono lo stesso account Papo, ma necessitano di isolamento tra le caselle di ciascun negozio.

Domande frequenti

L'agente riesce ancora a vedere il riepilogo di altre caselle di posta?

No. Il riepilogo della casella (aperte, risolte, non assegnate) viene mostrato solo per le caselle a cui l'agente ha accesso. Poiché è collegato a un unico team, vedrà solo il riepilogo di quella casella.

Posso limitare l'agente a leggere le conversazioni, ma impedirgli di rispondere?

Il ruolo personalizzato permette di controllare i moduli, ma autorizzazioni più granulari all'interno del modulo Conversazioni (come sola lettura) non sono coperte dai ruoli standard. Per questo livello di dettaglio, consulta le opzioni di autorizzazioni avanzate nella documentazione della piattaforma.

E se l'agente viene spostato in un altro team per errore?

Finché è in un solo team, vedrà solo la casella associata. Se viene aggiunto a un secondo team, inizierà a vedere anche le caselle di quel nuovo team. Per questo, rivedi periodicamente la composizione dei team nelle impostazioni.

Questa restrizione funziona per tutti i canali (WhatsApp, e-mail, chat)?

Sì. La logica team + casella di posta è la stessa per qualsiasi canale configurato in Papo: WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram, e-mail, SMS o widget del sito.

Devo creare un ruolo personalizzato per ogni agente?

No. Lo stesso ruolo può essere assegnato a più agenti. Crea un ruolo "Agente Limitato" e riutilizzalo per tutti coloro che devono avere accesso limitato a una sola casella.

L'agente può ancora accedere al modulo Contatti o Kanban?

Dipende dalle autorizzazioni che definisci nel ruolo personalizzato. Per la massima restrizione, deseleziona tutti i moduli tranne Conversazioni. Così, l'agente non vedrà Contatti, Kanban, Report né Impostazioni.

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