Come disarchiviare conversazioni o contatti su Papo

Per disarchiviare conversazioni o contatti su Papo (https://papo.global/), ripristini le conversazioni archiviate manualmente dalla vista archiviate e rimuovi l’etichetta di archiviazione dai contatti nel CRM. Così i record tornano nella casella di posta principale con tutta la cronologia, le etichette e le assegnazioni preservate.

L’archiviazione è un modo per organizzare l’operazione senza chiudere le assistenze o perdere dati. A differenza dello stato Chiuso, che indica risoluzione finale, una conversazione o un contatto archiviato può essere riaperto in qualsiasi momento. Di seguito trovi la procedura passo passo per annullare l’archiviazione sia delle conversazioni sia dei contatti, manualmente o in massa tramite API.

Riepilogo dei metodi di disarchiviazione

Metodo	Cosa disarchivia	Come fare	Indicato per
Manuale (conversazioni)	Conversazioni archiviate manualmente	Filtra per stato “Archiviato” nel modulo Conversazioni e usa l’azione Disarchivia/Riapri.	Agenti che devono riprendere rapidamente una specifica assistenza.
Manuale (contatti)	Contatti contrassegnati come archiviati	Individua il contatto tramite l’etichetta “archiviato” nel modulo Contatti e rimuovi l’etichetta o l’attributo di archiviazione.	Recuperare un lead o un cliente temporaneamente nascosto dall’elenco principale.
API (in massa)	Conversazioni e contatti in blocco	Usa gli endpoint di aggiornamento dei contatti e di applicazione delle etichette per rimuovere il contrassegno di archiviazione.	Operazioni con grandi volumi o rivendite white label che devono elaborare molti record contemporaneamente.

Capire l’archiviazione su Papo

Prima di disarchiviare, è importante distinguere gli stati che una conversazione può avere. Questo evita di confondere un’assistenza archiviata con una chiusa o in attesa.

Stato	Significato	Ricompare nella casella di posta?	Quando usarlo
Aperto	Conversazione attiva in attesa dell’azione dell’agente.	Sempre visibile.	Assistenza in corso.
In attesa	Conversazione rinviata temporaneamente; si riapre da sola alla data definita.	Sì, automaticamente alla data/ora programmata.	Attendere la risposta del cliente o un follow-up futuro.
Chiuso	Assistenza conclusa con risoluzione. Ciclo terminato.	Non ricompare da solo. Può essere individuato manualmente.	Problema risolto, senza azioni in sospeso.
Archiviato (manuale)	Conversazione rimossa dalla coda principale, ma non finalizzata. Può essere ripristinata.	Solo se ripristinata manualmente.	Organizzare la casella senza perdere il contesto.

Per i contatti, l’archiviazione avviene generalmente tramite un’etichetta (es.: “archiviato”) o un attributo personalizzato. Finché questo contrassegno è presente, il contatto può essere nascosto dalla vista predefinita, ma resta accessibile e con tutta la cronologia integra.

Come disarchiviare manualmente le conversazioni

Le conversazioni che hai archiviato non scompaiono — restano disponibili in una vista specifica all’interno del modulo Conversazioni.

Accedi al modulo Conversazioni nel pannello di Papo.
Usa il filtro di stato disponibile nella parte superiore dell’elenco delle conversazioni.
Seleziona l’opzione che mostra solo le conversazioni Archiviate (o equivalente, come “Archiviate manualmente”).
L’elenco si aggiornerà mostrando solo le conversazioni rimosse dalla casella di posta principale tramite archiviazione manuale.
Clicca sulla conversazione desiderata per aprire la cronologia completa.
Nella schermata della conversazione, individua l’azione Disarchivia o Riapri (di solito vicino al campo di invio messaggio o nel menu delle azioni).
Conferma il ripristino. La conversazione torna immediatamente nella coda delle assistenze Aperte, con lo stesso stato che aveva prima dell’archiviazione.

Da quel momento puoi inviare nuovi messaggi, assegnare a un altro agente o applicare etichette normalmente. Tutta la cronologia dei messaggi e dei file resta preservata.

Come disarchiviare manualmente i contatti

L’archiviazione dei contatti su Papo avviene di solito aggiungendo un’etichetta (come “archiviato”) o modificando un attributo personalizzato. Per riportarli nell’elenco attivo:

Vai al modulo Contatti.
Usa il filtro delle etichette per individuare i contatti che hanno l’etichetta “archiviato” (o il nome che hai definito per identificare i contatti archiviati).
Apri il contatto che desideri disarchiviare.
Rimuovi l’etichetta di archiviazione o riporta l’attributo personalizzato al valore che indica “attivo”.
Salva la modifica. Il contatto tornerà a comparire negli elenchi predefiniti e potrà essere utilizzato normalmente in nuove conversazioni o campagne.

Se non trovi un filtro specifico per “archiviato”, verifica che l’etichetta sia stata creata e applicata correttamente. Se l’archiviazione è stata fatta tramite un attributo personalizzato, usa il campo corrispondente nella ricerca avanzata.

Come disarchiviare in massa tramite API

Per operazioni con grandi volumi, l’API REST di Papo consente di disarchiviare conversazioni e contatti in modo programmatico. Il principio è l’inverso dell’archiviazione: rimuovi l’etichetta o l’attributo che indica lo stato di archiviato.

Contatti: usa l’endpoint di aggiornamento del contatto per rimuovere l’etichetta “archiviato” o modificare l’attributo personalizzato che controlla l’archiviazione.
Conversazioni: usa l’endpoint di applicazione delle etichette per rimuovere l’etichetta “archiviato” dalla conversazione (oppure applica un’etichetta che indichi “attivo”, secondo la tua logica di business).

L’autenticazione avviene con la chiave segreta dell’account, inviata nell’header Authorization. L’URL di base dell’API è https://app.papo.global/api/v1. Consulta la documentazione ufficiale per vedere gli endpoint esatti, i parametri e gli esempi di payload. Questo metodo è particolarmente utile per le rivendite white label che gestiscono più clienti e devono riattivare record in blocco.

A chi è utile questa funzionalità

Agenti che puliscono la casella a fine giornata e archiviano conversazioni che richiedono un follow-up successivo.
Operazioni con picchi stagionali in cui alcune conversazioni o contatti vengono archiviati temporaneamente per concentrarsi sulle richieste urgenti.
Team che usano l’archiviazione come una “pausa” prima della chiusura definitiva, verificando poi se la richiesta è stata davvero risolta.
Rivendite white label che devono riattivare account di clienti o ripristinare record in massa per mantenere la base organizzata.

Domande frequenti

Il cliente viene notificato quando una conversazione o un contatto viene disarchiviato?

No. Il ripristino è un movimento interno, invisibile al cliente. Non riceve avvisi né si accorge che il record è stato archiviato.

Le etichette e le assegnazioni della conversazione vengono mantenute dopo la disarchiviazione?

Sì. Tutti i metadati — etichette, agente assegnato, cronologia e file — vengono preservati esattamente come erano prima dell’archiviazione.

Posso archiviare di nuovo una conversazione o un contatto dopo averlo disarchiviato?

Sì. Nulla impedisce di archiviare nuovamente il record manualmente, se non deve ancora restare nella casella di posta o nell’elenco attivo dei contatti.

Esiste un limite a quante conversazioni o contatti posso disarchiviare?

No, non c’è limite. Puoi disarchiviare quanti record desideri, manualmente o tramite API.

La disarchiviazione influisce sui report o sulle metriche?

No. Le conversazioni e i contatti continuano a essere conteggiati normalmente nei report. L’archiviazione modifica solo la visualizzazione della coda di assistenza o dell’elenco contatti; i dati storici e le metriche restano integri.

Riesco a disarchiviare più conversazioni o contatti in una sola volta?

Il ripristino manuale avviene record per record. Per elaborare più elementi contemporaneamente, usa l’API, che permette di automatizzare la disarchiviazione in blocco.