Su Papo Global (https://papo.global/), organizzi l’assistenza per specialità creando team di agenti, aggiungendo membri e associando ogni team agli inbox pertinenti. Così ogni gruppo vede solo le conversazioni della propria area, evitando confusione e sovrapposizioni nella gestione.
Riepilogo dell’organizzazione per team
| Azione | Cosa fa | Vantaggio |
|---|---|---|
| Creare un team | Definisce un gruppo con nome (es.: “Supporto”, “Vendite”) e descrizione opzionale. | Separa i team per specialità o funzione. |
| Aggiungere membri | Include nel team agenti già registrati nell’account. | Ogni agente entra a far parte di quel gruppo di assistenza. |
| Associare agli inbox | Collega il team a canali specifici (WhatsApp, Instagram, e-mail ecc.). | Il team vede solo le conversazioni dei canali sotto la propria responsabilità. |
| Gestire autorizzazioni | I ruoli (Agente, Amministratore) sono definiti per utente; il team controlla l’accesso alle conversazioni. | Combina il controllo operativo degli accessi con una visibilità ristretta per canale. |
Come creare e gestire team – passo dopo passo
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Accedi alle impostazioni
Solo gli utenti con ruolo Amministratore visualizzano le opzioni dei team. Nel menu, vai all’area delle impostazioni dell’account. -
Crea un nuovo team
Nella sezione team, scegli l’opzione per aggiungere un team. Inserisci un nome (obbligatorio) e, se lo desideri, una descrizione che aiuti a identificare lo scopo del gruppo. -
Aggiungi gli agenti al team
Con il team creato, seleziona i membri che ne faranno parte. L’elenco mostra tutti gli agenti già registrati nell’account. Puoi includere più agenti contemporaneamente. -
Associa il team agli inbox
Sempre nella gestione del team, scegli quali inbox (canali) questo gruppo potrà gestire. Ad esempio, il team “Vendite” può accedere solo a WhatsApp e Instagram, mentre “Supporto” vede l’e-mail e la chat del sito. -
Rivedi e salva
Conferma le modifiche. Da quel momento, gli agenti del team visualizzeranno solo le conversazioni degli inbox assegnati, mantenendo l’assistenza organizzata.
In qualsiasi momento, l’amministratore può elencare i team esistenti, vedere i membri di ciascuno, modificare i nomi, aggiungere o rimuovere agenti e cambiare gli inbox collegati.
Definire autorizzazioni e ruoli
Papo separa due concetti importanti:
- Ruolo dell’utente – definito nella registrazione dell’agente (Agente, Amministratore o ruoli personalizzati). Controlla ciò che la persona può vedere e fare nella piattaforma (impostazioni, report, fatturazione).
- Team – determina quali conversazioni vede l’agente, in base agli inbox associati al gruppo.
Un agente con ruolo “Agente” che appartiene al team “Supporto” e al team “Vendite” vedrà le conversazioni degli inbox collegati a entrambi i team. Un amministratore, anche senza far parte di un team, ha accesso completo a tutte le conversazioni e impostazioni.
Per chi è indicata l’organizzazione per team
- Aziende con più reparti – separare vendite, supporto e amministrazione evita che un venditore gestisca per errore un reclamo di fatturazione.
- Operazioni con livelli di supporto (N1, N2, N3) – ogni livello può essere un team, con inbox o etichette specifiche, e l’escalation avviene tra i gruppi.
- Rivendite white label – quando si effettua il provisioning degli account dei clienti, la creazione standardizzata dei team velocizza la consegna e mantiene l’organizzazione.
- Team snelli che crescono – iniziare con un unico team e poi dividere per specialità man mano che la squadra cresce.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra ruolo e team?
Il ruolo (Agente, Amministratore) definisce le autorizzazioni sulla piattaforma. Il team controlla quali inbox l’agente può accedere. Un agente può avere ruolo “Agente” e appartenere a uno o più team, vedendo solo le conversazioni dei canali assegnati a questi gruppi.
Posso aggiungere un agente a più team?
Sì. Lo stesso agente può far parte di più team. Visualizzerà le conversazioni di tutti gli inbox associati a questi team, unificando l’assistenza quando necessario.
Devo essere amministratore per creare team?
Sì. Solo gli utenti con ruolo Amministratore hanno accesso alle impostazioni dei team e degli inbox. Gli agenti normali non visualizzano queste opzioni.
Cosa succede se rimuovo un agente da un team?
L’agente smette di vedere le conversazioni degli inbox collegati a quel team. La cronologia delle conversazioni che ha già gestito rimane nell’account; viene revocato solo l’accesso attuale.
Ogni agente aggiuntivo ha un costo?
Nel piano Silver di Papo, il primo utente è gratis per sempre. Ogni utente aggiuntivo costa R$ 97/mese. Se l’account raggiunge il limite contrattato, il sistema impedisce l’aggiunta di nuovi agenti finché il piano non viene adeguato.
Come può aiutare l’API nella gestione dei team?
L’API REST di Papo consente di elencare team, creare team, elencare membri, aggiungere utenti in blocco e gestire gli inbox in modo programmatico. È utile per operazioni grandi, integrazioni con ERP e provisioning automatizzato nelle rivendite white label.
Leggi anche
- Come aggiungere un nuovo agente al tuo team in Papo
- Come configurare l’escalation delle conversazioni tra livelli di supporto (N1, N2, N3) in Papo
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