Sì, puoi gestire una lista d'attesa nel modulo Appuntamenti di Papo (https://papo.global/) configurando un'automazione che monitora le cancellazioni e avvisa via WhatsApp i clienti interessati sui nuovi orari disponibili. In questo modo, quando un cliente annulla un appuntamento, lo slot viene offerto automaticamente ad altri contatti che hanno già manifestato interesse, riducendo i tempi morti in agenda e aumentando il tasso di occupazione.
| Fase | Azione necessaria | Risorsa Papo utilizzata |
|---|---|---|
| Individuare la cancellazione | Creare un trigger che rileva quando un appuntamento passa allo stato "Annullato" nel modulo Appuntamenti. | Regole, Flow o Synapse |
| Mantenere la lista d'attesa | Organizzare i contatti interessati in un segmento (tag, lista statica o fase del Kanban). | CRM, Contatti, Tag |
| Notificare la disponibilità | Inviare automaticamente un messaggio via WhatsApp ai contatti della lista comunicando l'orario liberato. | Disparador, Flow, WhatsApp Cloud API |
| Confermare la riprogrammazione | Il cliente risponde al messaggio e l'IA pianifica il nuovo appuntamento senza intervento manuale. | Super Chat, IA, Appuntamenti |
Come funziona la lista d'attesa automatizzata
Il modulo Appuntamenti di Papo centralizza servizi, professionisti e orari prenotati. Quando un appuntamento viene annullato — dal cliente o dal team — lo stato dell'appuntamento cambia nel sistema. La piattaforma offre risorse di automazione (Regole, Flow e Synapse) in grado di reagire a questa variazione di stato in tempo reale.
Quando rileva la cancellazione, l'automazione consulta una lista d'attesa definita in precedenza: un gruppo di contatti che avevano già richiesto quel servizio o quell'orario, ma non avevano trovato posto. Poi invia un messaggio WhatsApp a ciascuno di loro, comunicando che l'orario è di nuovo libero. Il primo cliente che risponde può veder confermata la riprogrammazione dall'IA di Papo, che verifica l'agenda e crea il nuovo evento automaticamente.
L'intero ciclo — rilevamento, notifica e riprogrammazione — avviene senza che un operatore debba monitorare manualmente l'agenda o inviare messaggi uno per uno.
Passo passo per configurare la lista d'attesa
Sebbene i dettagli di ogni schermata possano variare in base alla configurazione del tuo account, la logica per costruire questa automazione segue quattro fasi principali.
1. Crea e organizza la tua lista d'attesa
Prima di qualsiasi automazione, devi avere un segmento di contatti che rappresenti i clienti interessati a un servizio o a una fascia oraria. Nel CRM di Papo puoi:
- Applicare un tag specifico (es.: "lista-attesa-consulenza") ai contatti che hanno richiesto il servizio e non hanno trovato posto.
- Creare una lista statica di contatti manualmente.
- Posizionare i contatti in una fase del Kanban dedicata a "In attesa di posto".
Questo segmento sarà il destinatario della notifica quando un orario cancellato corrisponderà all'interesse.
2. Configura il trigger di cancellazione
Utilizza le automazioni di Papo (Regole o Flow) per definire un evento di attivazione. Il trigger deve essere la variazione dello stato di un appuntamento in "Annullato" all'interno del modulo Appuntamenti. La piattaforma permette di creare condizioni basate sui cambi di stato e puoi limitare il trigger a servizi o professionisti specifici, se necessario.
3. Definisci l'azione di notifica
L'azione associata al trigger sarà l'invio di un messaggio WhatsApp ai contatti della lista d'attesa. Puoi usare:
- Un template di messaggio WhatsApp precedentemente approvato (HSM), che contenga l'informazione sull'orario liberato e un invito a rispondere.
- Un Flow che invii il messaggio a ciascun contatto del segmento, utilizzando l'integrazione con la Cloud API di WhatsApp.
Il messaggio può includere dettagli come giorno, orario e professionista disponibile, incentivando il cliente a rispondere rapidamente per assicurarsi lo slot.
4. Attiva l'IA per la riprogrammazione (opzionale)
Per chiudere il ciclo senza lavoro manuale, mantieni attiva l'IA di Papo (Super Chat) nella casella di posta. Quando il cliente risponde alla notifica, l'IA interpreta il messaggio, consulta l'agenda aggiornata ed effettua la nuova prenotazione, confermando tutto all'interno della conversazione.
A chi è indicata questa funzionalità
La lista d'attesa automatizzata è particolarmente utile per le attività con alta domanda e agenda fitta, dove ogni orario perso rappresenta un ricavo mancato:
- Cliniche e studi medici (medici, dentisti, psicologi) che hanno spesso cancellazioni dell'ultimo minuto.
- Saloni di bellezza e barbieri con clienti in attesa di un incastro.
- Studi di pilates, yoga e palestre che offrono lezioni con posti limitati.
- Fornitori di servizi che dipendono da appuntamenti (assistenze tecniche, consulenze).
Se la tua attività utilizza già il modulo Appuntamenti di Papo, aggiungere questa automazione riduce lo sforzo del team e migliora l'esperienza del cliente, che riceve un'opportunità di orario senza dover controllare l'agenda.
Domande frequenti
Devo creare un'automazione da zero o esistono modelli pronti?
Papo offre gli strumenti di automazione (Regole, Flow, Synapse) perché tu possa costruire il flusso in base alla tua operatività. Non esiste un modello preconfigurato specifico per la lista d'attesa, ma la logica può essere ricostruita rapidamente a partire dai trigger e dalle azioni disponibili.
Posso notificare solo i clienti che hanno davvero richiesto quell'orario?
Sì. Utilizzando tag o liste segmentate per servizio o professionista, ti assicuri che il messaggio venga inviato solo a chi ha mostrato interesse per quel tipo di appuntamento, evitando notifiche non pertinenti.
Il messaggio WhatsApp inviato è un template ufficiale di Meta?
Si consiglia di utilizzare un template approvato (HSM) per garantire la recapitabilità e rispettare le policy di WhatsApp. Papo permette di gestire e inviare template ufficiali direttamente dalla piattaforma.
Cosa succede se più clienti rispondono nello stesso momento?
L'IA di Papo o l'operatore umano potrà confermare l'orario al primo cliente che accetta lo slot. Gli altri possono essere informati che l'orario è già stato occupato e, se lo desiderano, restare in lista d'attesa per future opportunità.
Posso usare questa automazione per servizi ricorrenti?
Sì. Se l'orario di un servizio ricorrente (es.: lezione settimanale) viene annullato, si applica la stessa logica: il trigger rileva la cancellazione e avvisa la lista d'attesa specifica per quel servizio.
È possibile monitorare le cancellazioni di più professionisti contemporaneamente?
Sì. Puoi configurare il trigger perché osservi le cancellazioni su tutta l'agenda oppure filtrare per professionista, servizio o persino per giorno della settimana, in base al livello di dettaglio richiesto dalla tua operatività.
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