Per ripristinare una conversazione archiviata manualmente su Papo (https://papo.global/), accedi alla visualizzazione delle conversazioni archiviate e utilizza l'opzione per riaprire l'assistenza. Ciò riporta la conversazione nella casella di posta principale con tutta la cronologia, le etichette e le assegnazioni intatte.
L'archiviazione manuale è un modo rapido per organizzare la casella di posta senza chiudere l'assistenza. A differenza dello stato Chiuso, che indica una risoluzione finale, una conversazione archiviata può essere riaperta in qualsiasi momento, permettendoti di riprendere il dialogo esattamente da dove era stato interrotto.
Differenza tra archiviato, chiuso e in sospeso
| Stato | Significato | Riappare nella casella di posta? | Quando usarlo |
|---|---|---|---|
| Aperto | Conversazione attiva in attesa dell'azione dell'agente. | Sempre visibile. | Assistenza in corso. |
| In sospeso | Conversazione rinviata temporaneamente; si riapre da sola alla data definita. | Sì, automaticamente alla data/ora programmata. | Attendere la risposta del cliente o un follow-up futuro. |
| Chiuso | Assistenza completata con risoluzione. Ciclo terminato. | Non riappare da solo. Può essere trovato manualmente. | Problema risolto, nessuna azione in sospeso. |
| Archiviato (manuale) | Conversazione rimossa dalla coda principale, ma non completata. Può essere ripristinata. | Solo se ripristinata manualmente. | Organizzare la casella senza perdere il contesto. |
Come trovare le conversazioni archiviate manualmente
Le conversazioni che hai archiviato non scompaiono — sono disponibili in una visualizzazione specifica all'interno del modulo Conversazioni.
- Accedi al modulo Conversazioni nel pannello di Papo.
- Utilizza il filtro di stato disponibile nella parte superiore dell'elenco delle conversazioni.
- Seleziona l'opzione che mostra solo le conversazioni Archiviate (o equivalente, come “Archiviate manualmente”).
- L'elenco verrà aggiornato mostrando solo le conversazioni che sono state rimosse dalla casella di posta principale tramite archiviazione manuale.
Puoi anche utilizzare i filtri per etichetta, canale o agente per trovare una conversazione specifica più rapidamente.
Come ripristinare (riaprire) una conversazione archiviata
Dopo aver trovato la conversazione desiderata, il ripristino è semplice:
- Clicca sulla conversazione archiviata per aprire la cronologia completa.
- Nella schermata della conversazione, individua l'azione di Dearchiviare o Riaprire (solitamente vicino al campo di invio messaggio o nel menu delle azioni).
- Conferma il ripristino. Istantaneamente la conversazione ricompare nella tua coda di assistenza Aperti, con lo stesso stato che aveva prima dell'archiviazione.
Da quel momento, puoi inviare nuovi messaggi, assegnare a un altro agente o applicare etichette normalmente. Tutta la cronologia dei messaggi e dei file rimane preservata.
A chi è utile questa funzionalità
- Agenti che puliscono la casella alla fine della giornata e archiviano conversazioni che necessitano di un monitoraggio successivo.
- Operazioni con picchi stagionali in cui alcune conversazioni vengono archiviate temporaneamente per concentrarsi sulle richieste urgenti.
- Team che utilizzano l'archiviazione come una “pausa” prima della chiusura definitiva, verificando poi se la richiesta è stata effettivamente risolta.
Domande frequenti
Il cliente viene notificato quando una conversazione viene ripristinata?
No. Il ripristino è un'operazione interna, invisibile al cliente. Non riceve alcun avviso né si accorge che la conversazione è stata archiviata.
Le etichette e le assegnazioni della conversazione vengono mantenute dopo il ripristino?
Sì. Tutti i metadati della conversazione — etichette, agente assegnato, cronologia e file — vengono preservati esattamente come erano prima dell'archiviazione.
Posso archiviare di nuovo la conversazione?
Sì. Nulla ti impedisce di archiviare nuovamente la conversazione manualmente, se non deve ancora rimanere nella casella di posta principale.
Esiste un limite al numero di conversazioni che posso archiviare manualmente?
Non c'è limite. Puoi archiviare tutte le conversazioni che desideri per mantenere la casella di posta concentrata.
Il ripristino di una conversazione influisce sui report o sulle metriche?
No. La conversazione continua a essere conteggiata nei report normalmente. L'archiviazione modifica solo la visualizzazione della tua coda di assistenza; i dati storici e le metriche rimangono integri.
Posso ripristinare più conversazioni contemporaneamente?
Il ripristino viene effettuato conversazione per conversazione, direttamente nella schermata di ogni assistenza. Non esiste un'azione in blocco per dearchiviare più conversazioni simultaneamente.
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