Come usare il modulo Progetti per pianificare attività e progetti interni

Il modulo Progetti di Papo è lo strumento ideale per pianificare attività e progetti interni, centralizzando consegne, scadenze e responsabili in bacheche visive integrate al CRM e alle conversazioni. Con esso, smetti di usare fogli di calcolo o strumenti esterni per gestire la quotidianità del team. Ogni progetto ottiene colonne predefinite (In sospeso, In corso, Completato) e puoi creare quante attività desideri, definendo titolo, descrizione, livello di priorità e data di consegna.

Riepilogo del modulo Progetti

Funzionalità	Cosa fa
Elenca progetti attivi	Visualizza tutti i progetti con nome, stato, scadenza e numero di attività aperte
Crea progetto	Avvia una nuova bacheca con le colonne predefinite e l'utente corrente come responsabile
Elenca attività di un progetto	Apre tutte le attività di un progetto specifico
Attività più importanti	Mostra le attività prioritarie dell'utente corrente in tutti i progetti
Crea attività	Aggiunge una nuova attività con titolo, descrizione, priorità e data di scadenza

Come pianificare progetti interni passo dopo passo

1. Crea un progetto per ogni iniziativa

Quando crei un progetto, Papo genera automaticamente una bacheca con tre colonne: In sospeso, In corso e Completato. L'utente che crea il progetto diventa il responsabile iniziale. Usa un progetto per ogni iniziativa — dal lancio di una campagna di marketing alle attività ricorrenti del team di supporto o all'organizzazione di una formazione interna.

2. Aggiungi attività con priorità e scadenza

All'interno di ogni progetto, inserisci attività specificando titolo, descrizione, livello di priorità (urgente, alta, media o bassa) e data di scadenza nel formato ISO8601. Questo aiuta il team a sapere cosa è urgente e quando ogni elemento deve essere completato. Puoi creare quante attività desideri per dettagliare tutte le fasi della consegna.

3. Collega le attività al contesto di clienti o affari

Sebbene il modulo Progetti non abbia un campo specifico per collegare direttamente i contatti, puoi usare il contesto delle conversazioni WhatsApp o del CRM per creare attività relative a un cliente o a una richiesta specifica. Ad esempio, quando identifichi un'esigenza durante un'assistenza, crea un'attività nel progetto "Miglioramenti" con la descrizione di quanto richiesto, mantenendo la tracciabilità all'interno della piattaforma.

4. Monitora i progressi spostando le attività tra le colonne

Man mano che il lavoro procede, trascina le attività da In sospeso a In corso e poi a Completato. Questo spostamento offre una visibilità totale sullo stato di avanzamento a manager e colleghi, eliminando la necessità di riunioni di status solo per sapere cosa si sta facendo.

5. Usa l'elenco delle attività più importanti per concentrarti sulle priorità

Papo elenca automaticamente le attività più importanti dell'utente corrente, considerando tutti i progetti. Così, ogni membro del team vede le proprie priorità senza dover navigare progetto per progetto, guadagnando agilità nella quotidianità.

6. Monitora l'andamento generale tramite l'elenco dei progetti

La schermata dei progetti attivi mostra nome, stato, scadenza e numero di attività aperte. I manager possono identificare rapidamente i colli di bottiglia e ridistribuire gli sforzi prima che le scadenze scadano.

A chi è indicato questo modulo

Team di marketing che devono coordinare campagne, creazione di contenuti e revisioni.
Team di vendita che vogliono monitorare attività amministrative parallele alla pipeline di affari.
Supporto e Customer Success che desiderano organizzare miglioramenti interni, formazioni o progetti di qualità.
Manager che cercano una visione rapida di ciò che è in sospeso e di ciò che è già stato consegnato, senza dipendere da fogli di calcolo o strumenti esterni.

Domande frequenti

Posso assegnare un'attività a un altro membro del team?

La creazione di attività permette di definire titolo, descrizione, priorità e data. L'assegnazione dei responsabili può essere gestita tramite i permessi e l'organizzazione del progetto, ma la piattaforma non espone un campo specifico di "responsabile" nell'attività. Il progetto stesso è collegato all'utente che lo ha creato.

Come si collegano i Progetti alle conversazioni WhatsApp?

Sebbene siano moduli indipendenti, puoi usare il contesto delle conversazioni per creare attività relative a un cliente o a una richiesta specifica, mantenendo la tracciabilità all'interno della piattaforma.

Riesco a vedere le attività di altri membri del team?

Sì. Quando elenchi le attività di un progetto, visualizzi tutte le attività di quella bacheca, indipendentemente da chi le ha create. L'elenco delle "attività più importanti" è invece personalizzato per l'utente loggato.

Le attività hanno promemoria o notifiche?

Il modulo Progetti non invia notifiche automatiche sulle scadenze. Per automatizzare i promemoria, puoi combinare i Progetti con altri moduli di Papo, come Flows o Synapse, e configurare comunicazioni basate sulle date.

Il modulo Progetti sostituisce un Kanban di vendita?

No. Il Kanban di vendita (CRM) è orientato agli affari e alla pipeline commerciale. Il modulo Progetti è focalizzato su attività interne e consegne del team. Puoi usare entrambi in modo complementare: il Kanban per le opportunità e i Progetti per le attività di supporto alle operazioni.

Devo pagare di più per usare il modulo Progetti?

Il modulo Progetti fa parte dell'insieme di funzionalità di Papo. Per dettagli su piani e disponibilità, consulta il sito ufficiale.