Sì, puoi programmare l'invio automatico di report via e-mail su Papo (https://papo.global/) utilizzando il modulo Flows. La piattaforma combina l'intelligenza artificiale che già analizza conversazioni, affari e metriche di produttività con un'azione di invio programmato, consegnando nella casella di posta del manager riepiloghi giornalieri, settimanali o mensili senza alcun lavoro manuale.
Con questa automazione, chiunque sia responsabile dell'operatività riceve esattamente il focus di cui ha bisogno: volume e sentiment delle conversazioni, pipeline delle vendite concluse o performance individuale degli agenti. L'IA di Papo estrae e sintetizza i dati automaticamente e l'e-mail arriva nell'intervallo che hai definito.
| Tipo di report | Fonte dati in Papo | Esempio di informazioni che l'IA può riepilogare |
|---|---|---|
| Conversazioni | Modulo Conversazioni (ultimo periodo) | Totale delle assistenze, in sospeso, lead con score più alto, tag frequenti, analisi del sentiment |
| Vendite (Kanban) | Modulo Kanban (affari vinti) | Affari chiusi (Won) con valore, data, funnel e responsabile |
| Produttività degli agenti | Modulo Reports (metriche per agente) | Conversazioni gestite, tempo medio di risposta, risoluzioni entro lo SLA |
| Personalizzato | Combinazione di moduli tramite prompt dell'IA | Qualsiasi riepilogo di cui il manager abbia bisogno — basta descrivere cosa l'IA deve cercare e raggruppare |
Come funziona l'invio automatico dei report
Il cuore dell'automazione è nel modulo Flows. Crei un flusso che inizia con un trigger programmato (giornaliero, settimanale o mensile), esegue un'azione di IA per generare il report desiderato e termina con un'azione di invio e-mail.
- Trigger programmato: Il Flow si avvia automaticamente nell'intervallo definito — ogni giorno alle 20:00, ogni lunedì mattina o una volta al mese.
- Azione di IA per la sintesi: Un nodo di IA riceve un prompt personalizzato. L'intelligenza artificiale consulta le informazioni rilevanti (conversazioni, Kanban, report degli agenti) e restituisce un testo strutturato.
- Invio dell'e-mail: Il riepilogo generato viene inserito nel corpo di un'e-mail e inviato al manager (o a una lista di destinatari) usando una credenziale SMTP già configurata nell'account.
Il risultato è un report che arriva senza che nessuno debba aprire il pannello, esportare fogli di calcolo o compilare dati manualmente.
Passo passo per creare un flusso di report automatico
Prerequisito: credenziale di invio e-mail
Prima di costruire qualsiasi flusso di report, è obbligatorio avere una casella e-mail configurata per l'invio. In Impostazioni → Caselle di posta, aggiungi una casella di tipo E-mail e compila i dati del server SMTP (server, porta, utente e password). Consigliamo servizi come Amazon SES o SendGrid per garantire un'elevata deliverability.
1. Creare un nuovo Flow
Accedi al modulo Flows nel menu laterale e clicca per creare un nuovo flusso. Dagli un nome che identifichi il report, per esempio "Riepilogo giornaliero delle vendite" o "Report settimanale degli agenti".
2. Configurare il trigger programmato
Aggiungi un nodo Trigger e scegli l'opzione di programmazione. Definisci la frequenza (giornaliera, settimanale, mensile) e l'orario esatto in cui il riepilogo deve essere generato e inviato. Per i report a fine giornata, un orario come le 19:00 o le 20:00 funziona bene.
3. Aggiungere l'azione di IA con il prompt del report
Inserisci un nodo Azione che utilizzi l'intelligenza artificiale di Papo. Il segreto sta nel prompt: descrivi esattamente quali dati l'IA deve cercare e come deve organizzarli. Esempi pratici:
- Report delle conversazioni: "Considera le conversazioni delle ultime 24 ore. Riporta il totale delle assistenze, quante sono in sospeso, i 5 contatti con il lead score più alto, i 3 tag più applicati e una breve analisi del sentiment."
- Report delle vendite (Kanban): "Elenca gli affari contrassegnati come Won nel Kanban, raggruppati per funnel. Per ogni affare, indica valore, data di chiusura e agente responsabile."
- Report di produttività degli agenti: "Sulla base dei dati del modulo Reports, riepiloga per ogni agente: numero di conversazioni gestite, tempo medio di risposta e percentuale di conversazioni risolte entro lo SLA."
L'IA restituirà un testo pronto per essere inserito nell'e-mail.
4. Aggiungere l'azione di invio e-mail
Dopo il nodo di IA, includi un nodo Azione di tipo Invia e-mail. Seleziona la credenziale configurata nel prerequisito, indica il destinatario (o più destinatari) e utilizza la variabile con il riepilogo generato nel passo precedente come corpo del messaggio. L'oggetto può essere fisso, come "Report delle vendite – {{data}}".
5. Attivare e testare
Salva e attiva il flusso. Per validarlo, puoi forzare un'esecuzione manuale (se disponibile) oppure attendere il prossimo orario programmato. Verifica che l'e-mail arrivi e che il contenuto corrisponda a quanto previsto; regola il prompt dell'IA se necessario per rifinire le informazioni.
A chi è utile questa automazione
- Manager dell'assistenza che hanno bisogno di una radiografia giornaliera dell'operatività senza dover accedere al pannello.
- Supervisori vendite che vogliono sapere ogni giorno quali affari sono stati chiusi, da chi e con quale valore.
- Coordinatori di team che monitorano la produttività di ogni agente settimanalmente o mensilmente.
- Titolari d'impresa che esternalizzano parte dell'assistenza e vogliono un riepilogo regolare sulla qualità e sul volume.
- Operatività multicanale che devono consolidare informazioni da WhatsApp, Instagram, e-mail e altri canali in un unico report.
Domande frequenti
Posso creare un flusso per inviare il report delle vendite e un altro per il report delle conversazioni?
Sì. Puoi creare tutti i flussi che ti servono, ognuno con il suo trigger, il suo prompt di IA e i suoi destinatari. Basta clonare un flusso esistente e adattare il prompt al nuovo tipo di report.
L'IA riesce ad accedere ai dati del Kanban e del modulo Reports?
Sì. La piattaforma è costruita affinché l'intelligenza artificiale interagisca con i moduli principali, incluso Kanban e Reports. Basta indicare nel prompt cosa deve cercare — per esempio affari vinti o metriche degli agenti — e l'IA porterà le informazioni disponibili nel periodo.
Quale frequenza di invio posso programmare?
Il trigger programmato di Flows consente un intervallo giornaliero, settimanale o mensile, con definizione dell'orario esatto. Così puoi avere report giornalieri, ogni lunedì o ogni primo giorno del mese.
Serve una credenziale SMTP specifica per inviare le e-mail?
Sì. È necessario avere una casella e-mail configurata come tipo E-mail in Papo, con dati validi del server SMTP. Senza di essa, il flusso non riesce a inviare il messaggio.
È possibile includere più di un destinatario nello stesso report?
Sì. Nell'azione di invio e-mail puoi indicare una lista di destinatari, separando gli indirizzi con una virgola, oppure utilizzare un gruppo di manager.
Posso personalizzare l'oggetto dell'e-mail con la data del report?
Puoi. Nella configurazione dell'azione e-mail, il campo oggetto accetta testo fisso e variabili, come "Riepilogo giornaliero – {{data}}". La piattaforma sostituisce la variabile con la data di esecuzione del flusso.
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