Come configurare un flusso di approvazione dei preventivi nel Kanban prima dell'invio al cliente

Per configurare un flusso di approvazione dei preventivi nel Kanban prima dell'invio al cliente, Papo offre una potente combinazione di Kanban, Synapse e Flows. Si crea una pipeline visiva con fasi come "Bozza", "In revisione" e "Approvato", e si automatizza la notifica al manager non appena un preventivo viene spostato nella colonna di revisione. Il manager approva o rifiuta con un semplice clic, e la card viene aggiornata automaticamente — senza dipendere da fogli di calcolo o scambi di messaggi al di fuori della piattaforma.

Questo processo garantisce che ogni preventivo inviato al cliente sia passato attraverso una validazione di qualità, allineamento dei prezzi e delle condizioni commerciali, riducendo gli errori e aumentando la fiducia del team di vendita.

Riepilogo del flusso di approvazione

Come funziona: passo dopo passo

1. Crea la pipeline di approvazione nel Kanban

Accedi al modulo Kanban e crea un nuovo funnel chiamato "Approvazione Preventivi". Definisci le colonne che rappresentano il flusso di revisione, come:

• Bozza – preventivo in fase di creazione da parte del venditore.
• In revisione – in attesa di analisi del manager.
• Approvato – rilasciato per l'invio al cliente.
• Rifiutato – restituito per modifiche.

Puoi personalizzare i nomi e l'ordine delle colonne in base alla tua operazione. L'importante è che la sequenza rifletta il percorso che il preventivo segue fino all'approvazione finale.

2. Crea il preventivo come una card

All'interno della pipeline, crea una card per ogni preventivo. Compila il nome del cliente, aggiungi gli articoli (prodotti o servizi) con i relativi valori e, se desideri, includi un valore stimato. Il totale della card sarà la somma degli articoli, facilitando la visualizzazione dell'importo che sarà inviato al cliente. Lascia la card nella colonna "Bozza" mentre il preventivo è in fase di elaborazione.

3. Configura Synapse per notificare il manager

Nel modulo Synapse, crea una nuova automazione. Definisci il trigger: Quando una card viene spostata nella colonna "In revisione" (seleziona la pipeline "Approvazione Preventivi" e la colonna corrispondente). Come azione, scegli Iscrivi contatto a Flow e seleziona un Flow che creerai per notificare il manager.

In questo modo, ogni volta che un venditore finalizza il preventivo e sposta la card in "In revisione", il manager viene automaticamente attivato.

4. Crea il Flow di notifica e decisione

Nel modulo Flows, crea un nuovo Flow chiamato "Approvazione Preventivo". La struttura di base è:

• Nodo Invia Messaggio: invia un messaggio al WhatsApp del manager (avrai bisogno del suo contact_id). Includi un riepilogo del preventivo, come nome del cliente, valore totale e link alla card. Esempio:

  Ciao, {{ manager.first_name }}! Il preventivo per l'Azienda X (R$ 4.200) è pronto per la revisione. Vuoi approvare o rifiutare? [Approva] [Rifiuta]

• Nodo Fai una Domanda: cattura la risposta del manager con le opzioni "Approva" e "Rifiuta".

• Nodo Condizione: ramifica il flusso:

  • Se la risposta è "Approva" → aggiungi l'etichetta "approvato" alla card (azione Aggiungi Tag alla Card) e sposta la card nella colonna "Approvato" (azione Sposta Card).
  • Se la risposta è "Rifiuta" → aggiungi l'etichetta "rifiutato" e sposta la card in "Rifiutato". Puoi, opzionalmente, inviare un messaggio al venditore con il motivo del rifiuto.

Salva e attiva il Flow.

5. Avvia il processo di revisione

Quando il venditore termina di creare il preventivo, basta spostare la card da "Bozza" a "In revisione". Synapse attiverà il Flow e il manager riceverà la notifica su WhatsApp. Con un tocco, approva o rifiuta, e la card viene spostata automaticamente nella colonna corrispondente, ottenendo l'etichetta della decisione.

6. Invia il preventivo approvato al cliente

Con la card nella colonna "Approvato", il venditore ha la sicurezza che il preventivo è stato validato. Può quindi copiare i dati dalla card e inviare il preventivo al cliente tramite il canale preferito (WhatsApp, e-mail, ecc.) direttamente da Papo, oppure utilizzare la card come riferimento per generare un documento esterno. La piattaforma non invia automaticamente il preventivo — questa fase rimane sotto controllo umano, garantendo un'ultima verifica.

A chi è indicato questo flusso

• Team di vendita B2B che necessitano dell'approvazione di un coordinatore o manager prima di inviare proposte commerciali.
• Agenzie e consulenze che elaborano preventivi personalizzati e desiderano un controllo di qualità prima della consegna al cliente.
• Operazioni con politiche di sconto o margine che richiedono la validazione di valori e condizioni da parte di un responsabile.
• Rivendite white label che gestiscono più clienti e vogliono standardizzare l'approvazione dei preventivi all'interno della piattaforma con il proprio marchio.

Domande frequenti

Posso usare l'e-mail invece di WhatsApp per notificare il manager?

Sì. Il Flow può essere adattato per inviare la notifica via e-mail, utilizzando il modulo Email Marketing o un nodo di invio e-mail, se disponibile. Il concetto rimane lo stesso: il manager riceve la richiesta e può rispondere per approvare o rifiutare.

Come aggiungo articoli e valori al preventivo nella card?

All'interno della card del Kanban, puoi aggiungere articoli (prodotti o servizi) con i rispettivi prezzi. Il totale della card sarà la somma di questi articoli. È anche possibile compilare il campo del valore stimato, ma l'ideale è utilizzare gli articoli per avere un dettaglio preciso del preventivo.

Il manager può rifiutare il preventivo con un commento?

Sì. Nel Flow, dopo il rifiuto, puoi includere un nodo Fai una Domanda per raccogliere il motivo del rifiuto e poi inviare un messaggio al venditore con questo commento. Così il venditore sa esattamente cosa modificare.

Il flusso invia automaticamente il preventivo al cliente dopo l'approvazione?

No. Papo mantiene l'invio sotto controllo umano. Dopo l'approvazione, la card rimane nella colonna "Approvato" come un segnale verde per il venditore, che decide il momento e il canale di invio. Questo aggiunge un ulteriore livello di sicurezza.

Posso avere più pipeline di approvazione per diversi tipi di preventivo?

Sì. Puoi creare tutte le pipeline che desideri nel Kanban. Ad esempio, una per "Preventivi di Servizi" e un'altra per "Preventivi di Prodotti", ciascuna con le proprie colonne e automazioni. Basta configurare Synapse e Flow indipendenti per ogni pipeline.

Ho bisogno di un piano specifico per usare Kanban, Synapse e Flows insieme?

I moduli Kanban, Synapse e Flows sono disponibili nella piattaforma Papo. Per dettagli su piani e funzionalità, consulta il sito ufficiale.

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