Come configurare orari di servizio specifici per inbox

Per configurare orari di servizio specifici per inbox su Papo (https://papo.global/), accedi alle impostazioni dell'inbox desiderata e definisci i giorni e gli orari di funzionamento, oltre al messaggio di assenza personalizzato. Ogni inbox opera con il proprio orario, senza interferire con l'orario globale della piattaforma.

Quando la tua azienda utilizza più canali — come WhatsApp per le vendite, Instagram per il supporto e e-mail per l'amministrazione — ogni team può avere orari diversi. Papo ti permette di creare inbox indipendenti e, in ciascuna, configurare l'orario in cui il servizio umano è attivo. Al di fuori di questo periodo, il sistema invia automaticamente un messaggio di assenza e mantiene la conversazione in coda, senza assegnarla a nessun agente, fino all'inizio del turno successivo.

Funzionalità	Cosa fa	Vantaggio per operazioni multicanale
Orario di servizio per inbox	Definisce i giorni e gli orari di funzionamento di una inbox specifica.	Ogni canale (WhatsApp, Instagram, e-mail) può avere il proprio orario, senza conflitti con gli altri.
Messaggio di assenza personalizzato	Testo automatico inviato al cliente quando il messaggio arriva fuori dall'orario di quella inbox.	Comunica chiaramente l'orario del reparto, gestendo le aspettative e riducendo l'ansia del cliente.
Associazione di team all'inbox	Limita l'accesso all'inbox solo ai collaboratori del team scelto.	Garantisce che le conversazioni arrivino agli specialisti giusti e che agenti di altri reparti non vengano notificati inutilmente.
Controllo di assegnazione	Le conversazioni fuori orario non vengono distribuite agli agenti; rimangono in coda fino al prossimo orario di servizio.	Evita che il SLA venga influenzato e che il team riceva notifiche durante il riposo.

Come funzionano gli orari di servizio per inbox

Ogni inbox che crei su Papo (WhatsApp, Instagram, e-mail, ecc.) può avere il proprio orario di funzionamento. Quando arriva un nuovo messaggio, la piattaforma verifica l'orario di quella specifica inbox.

Dentro l'orario: La conversazione segue il flusso normale di distribuzione — viene assegnata a un agente del team associato, secondo le regole di rotazione o manualmente.
Fuori orario: Il sistema invia immediatamente il messaggio di assenza configurato per quella inbox e mantiene la conversazione come "non letta" nella coda generale. Verrà assegnata a un agente solo quando ricomincia l'orario di servizio dell'inbox.

In questo modo, se il team Vendite lavora dalle 9 alle 18 su WhatsApp e il Supporto risponde dalle 8 alle 20 su Instagram, ciascuno avrà il proprio flusso, senza che uno interferisca con l'altro.

Passo passo per configurare orari diversi per inbox

Segui questi passaggi per creare inbox con orari indipendenti e collegarle ai team corretti.

1. Crea inbox separate per ogni canale o team

Accedi a Impostazioni → Inbox e aggiungi una nuova inbox per ogni canale che desideri gestire con orario proprio (es.: "WhatsApp Vendite", "Instagram Supporto"). Durante la creazione, puoi scegliere il canale e, successivamente, associare gli agenti o i team. Se non hai ancora creato i team, puoi farlo in seguito.

2. Definisci l'orario di servizio dell'inbox

Nella lista delle inbox, individua quella che desideri configurare e accedi alle sue impostazioni. Cerca la sezione Orario di Servizio. Qui potrai:

Selezionare i giorni della settimana in cui il team è operativo.
Per ogni giorno, definire l'orario di inizio e fine del servizio.
Lasciare deselezionati i giorni (es.: sabato e domenica) per indicare che non c'è servizio.

3. Personalizza il messaggio di assenza

Nella stessa sezione, c'è un campo per il messaggio automatico che verrà inviato ai clienti fuori orario. Crea un testo che includa:

Ringraziamento per il contatto.
Informazione che il team è fuori dall'orario di servizio.
L'orario di funzionamento di quel reparto.
Un'aspettativa di risposta (es.: "Risponderemo non appena torneremo, a partire dalle 9 di lunedì.").

Esempio per il WhatsApp Vendite:

"Ciao! Grazie per aver contattato il nostro team Vendite. Il nostro orario di servizio è dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 18. Il tuo messaggio è stato ricevuto e ti risponderemo appena possibile. A presto!"

Salva le modifiche.

4. Associa il team all'inbox

Sempre nelle impostazioni dell'inbox, vai alla scheda Collaboratori. Seleziona il team desiderato (es.: "Team Vendite") o aggiungi gli agenti individualmente. Solo questi collaboratori avranno accesso alle conversazioni di questa inbox. Per creare e gestire i team, utilizza la sezione specifica Team nelle impostazioni dell'account.

5. Ripeti il processo per gli altri canali

Crea tutte le inbox necessarie, ciascuna con il proprio orario e messaggio di assenza. Così, il Supporto può avere un orario esteso, mentre l'Amministrazione opera solo nei giorni feriali, tutto in modo indipendente.

Domande frequenti

Posso avere orari diversi per WhatsApp e Instagram?

Sì. Basta creare una inbox per ogni canale e configurare l'orario di servizio individualmente. WhatsApp può funzionare dalle 8 alle 18, mentre Instagram può operare dalle 10 alle 22, per esempio.

Il messaggio di assenza viene inviato automaticamente?

Sì. Quando un messaggio arriva fuori dall'orario configurato per quella inbox, il sistema invia immediatamente il testo di assenza personalizzato che hai definito.

Cosa succede alle conversazioni che arrivano fuori orario?

Rimangono in coda nell'inbox come "non lette" e non vengono assegnate a nessun agente fino all'inizio del prossimo orario di servizio di quella inbox.

Devo configurare anche l'orario globale?

No. L'orario globale della piattaforma è indipendente. Puoi lasciare l'orario globale predefinito e definire orari specifici solo per le inbox che desideri.

Posso definire orari diversi per ogni giorno della settimana?

Sì. Nella configurazione dell'orario dell'inbox, selezioni i giorni di servizio e, per ogni giorno, puoi stabilire un intervallo di ore diverso (es.: dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 18, sabato dalle 9 alle 13).

Questa configurazione influisce sulle notifiche?

Fuori dall'orario di servizio, le notifiche di nuove conversazioni per quella inbox non vengono inviate agli agenti, evitando interruzioni al di fuori dell'orario di lavoro.