Come aggiungere un nuovo agente alla tua squadra su Papo

Su Papo Global (https://papo.global/), puoi aggiungere un nuovo agente al tuo team dalla sezione Impostazioni > Agenti. Un amministratore inserisce nome, ruolo e e-mail del collaboratore; l'invitato riceve un link per creare la password e accede immediatamente alla piattaforma. La stessa schermata permette di modificare i dati, reimpostare la password, regolare la disponibilità e rimuovere agenti, mantenendo il controllo centralizzato dell'operazione.

Riepilogo del processo

Fase	Cosa fare	Dettaglio
1. Accedere alle impostazioni	Clicca sull'icona a ingranaggio e vai su Agenti	Il menu appare solo agli utenti con il ruolo Amministratore.
2. Avviare la registrazione	Clicca sul pulsante Aggiungi Agente	Verrà visualizzato il modulo.
3. Compilare i dati	Inserisci Nome Agente, Ruolo e Indirizzo e-mail	Il ruolo definisce cosa la persona può vedere e fare nell'account.
4. Finalizzare	Clicca su Aggiungi agente	L'agente riceverà un'e-mail di invito. Fino all'accettazione, lo stato nella lista sarà Verifica in sospeso; poi, Verificato.

Come aggiungere un agente – passo passo

Nel menu laterale, clicca su Impostazioni e poi sulla scheda Agenti.
Clicca su Aggiungi Agente (angolo in alto a destra).
Nel campo Nome Agente, digita il nome che apparirà al team — per esempio, “Ana Maria”.
In Ruolo, scegli una delle opzioni:
- Agente: gestisce le conversazioni delle caselle di posta a cui ha accesso. Ideale per la maggior parte del team.
- Amministratore: accesso completo, incluse impostazioni, canali, agenti e fatturazione. Usalo solo per leader e gestori dell'account.
- Ruoli personalizzati: appaiono qui se il tuo account ha già creato profili specifici.
In Indirizzo e-mail, inserisci l'e-mail di lavoro del collaboratore.
Clicca su Aggiungi agente. Il messaggio “Agente aggiunto con successo” conferma l'azione.
Il collaboratore riceverà un invito via e-mail. Accettando, creerà una password e potrà effettuare il login. Fino ad allora, la lista mostra Verifica in sospeso.
Se l'e-mail ha già un account Papo Global (per esempio, la persona lavora in un'altra azienda che usa la piattaforma), viene aggiunta automaticamente, senza nuovo invito, e accede con la password che già possiede.

Gestire agenti esistenti

Nella lista degli agenti, ogni riga mostra icone per azioni di gestione. Le principali sono:

Modifica: apre la schermata “Modifica Agente”. Puoi cambiare il Nome Agente, il Ruolo e il campo Disponibilità (opzioni: Online, Occupato o Offline). Dopo la modifica, salva cliccando su Modifica agente. La disponibilità può essere modificata anche dall'agente stesso.
Reimposta la password: all'interno della schermata di modifica, questa opzione invia all'agente un'e-mail con le istruzioni per creare una nuova password. Tu non visualizzi né definisci la password.
Elimina: rimuove l'agente dall'account. Le conversazioni che ha gestito non vengono cancellate; viene revocato solo l'accesso. È necessario confermare l'eliminazione.

Restrizioni importanti:

Non puoi modificare né eliminare il tuo stesso utente da questa schermata.
L'ultimo amministratore verificato dell'account non può essere eliminato, garantendo che l'account non rimanga mai senza un amministratore.

Organizzare agenti in team e caselle di posta

Dopo aver aggiunto gli agenti, è il momento di organizzare chi gestisce cosa. Gli amministratori possono creare team e includere gli agenti in essi. Poi associano questi team a caselle di posta specifiche (WhatsApp, Instagram, Telegram, e-mail, chat del sito ecc.). In questo modo, ogni gruppo vede solo le conversazioni di sua competenza, evitando confusione e sovrapposizioni nelle risposte.

Quanto costa ogni agente?

Nel piano Silver di Papo, il primo utente è gratis per sempre. Ogni utente aggiuntivo costa R$ 97/mese. Se l'account raggiunge il limite contrattato, quando si tenta di aggiungere un nuovo agente apparirà un avviso e la registrazione non verrà creata. Per saperne di più, consulta la pagina dei prezzi sul sito.

Domande frequenti

Non vedo il menu “Agenti” in Impostazioni. Perché?

La schermata è disponibile solo per gli utenti con il ruolo Amministratore. Chiedi a un amministratore dell'account di aggiungere il nuovo agente o di modificare il tuo ruolo.

È apparso “L'e-mail inserito è già in uso”. Cosa fare?

Significa che questa e-mail è già registrata nel tuo account. Usa la ricerca “Cerca agenti…” per trovarla nella lista.

Posso impostare la disponibilità dell'agente?

Sì. L'amministratore può modificare la disponibilità in “Modifica Agente”, scegliendo tra Online, Occupato o Offline. Anche l'agente stesso può cambiare la propria disponibilità dal pannello.

Se elimino un agente, le sue conversazioni scompaiono?

No. Le conversazioni rimangono nell'account. L'agente perde solo l'accesso alla piattaforma.

L'agente ha ricevuto l'invito, ma non riesce a creare la password. E adesso?

Chiedi all'agente di controllare la casella spam o posta indesiderata. Conferma anche che l'e-mail inserito sia corretto. Se il problema persiste, un amministratore può reinviare l'invito tramite l'opzione di reimpostazione della password nella modifica dell'agente.

Posso limitare un agente a una sola casella di posta?

Sì. Per farlo, è necessario creare un ruolo personalizzato che limiti i moduli visibili e associare l'agente esclusivamente al team responsabile di quella casella. Consulta l'articolo sull'accesso limitato per la procedura completa.