Come creare un flusso di benvenuto automatico per nuovi contatti su WhatsApp

Per creare un flusso di benvenuto automatico per nuovi contatti su WhatsApp, utilizza il modulo Flows di Papo. Crea un flusso con un’azione di invio di un messaggio di presentazione e qualificazione e configura Synapse per iscrivere automaticamente ogni contatto che avvia una conversazione.

Con questa struttura, il tuo team non deve inviare messaggi di benvenuto manuali. Il flusso entra in azione non appena il lead invia il primo "ciao" su WhatsApp, coinvolgendolo con una risposta immediata e indirizzandolo al passo successivo.

Riassunto del flusso di benvenuto automatico

Come funziona: passo dopo passo

1. Crea il Flow di benvenuto Nel menu laterale di Papo, vai su Flows / Chatbot. Clicca sul pulsante per aggiungere un nuovo Flow e assegnagli un nome indicativo, come "Benvenuto WhatsApp". L'editor si aprirà con il nodo iniziale ("Start").

2. Crea il messaggio di presentazione e qualificazione Clicca sul segno "+" dopo Start e scegli l'azione Invia messaggio. Nel campo di testo, scrivi un messaggio chiaro e personalizzabile. Usa le variabili disponibili per includere il nome del contatto, come {{ contact.first_name }}. Esempio:

   Ciao, {{ contact.first_name }}! Siamo di [Tua Azienda]. Come possiamo aiutarti oggi? Per indirizzarti meglio, stai cercando informazioni sui nostri piani, supporto tecnico o una demo?

   Puoi anche aggiungere pulsanti di risposta rapida (quando disponibili) per facilitare l'interazione.

3. Aggiungi passaggi di qualificazione (opzionale) Dopo il primo messaggio, inserisci un nodo Fai una domanda per acquisire la risposta del contatto. Poi, usa un nodo Condizione per dividere il percorso:

   • Se il contatto risponde con una parola chiave come "piani" → invia a un venditore (azione "Invia messaggio" con link di pianificazione).
   • Se risponde "supporto" → inoltra alla casella di posta del supporto (azione "Trasferisci a un agente" o "Aggiungi tag"). Queste ramificazioni rendono il flusso interattivo e riducono il lavoro manuale.

4. Attiva il Flow Dopo aver creato la sequenza, clicca su salva e, subito dopo, imposta lo stato del Flow su Attivo. Il flusso verrà elaborato solo quando sarà attivo.

5. Configura l'iscrizione automatica con Synapse Per far sì che il Flow si attivi non appena un nuovo contatto avvia una conversazione su WhatsApp, devi fare in modo che il contatto venga iscritto automaticamente. Papo offre il modulo Synapse per creare connessioni tra moduli.

   • Accedi a Synapse e crea una nuova automazione.
   • Definisci il trigger: Quando viene creata una nuova conversazione (selezionando la casella di posta WhatsApp desiderata).
   • Scegli l'azione: Iscrivi contatto a Flow e seleziona il Flow "Benvenuto WhatsApp". In questo modo, ogni volta che un nuovo numero invia un messaggio, il contatto sarà iscritto istantaneamente al flusso di benvenuto.

A partire da quel momento, l'assistenza iniziale sarà standardizzata, anche fuori dall'orario lavorativo, senza intervento manuale.

A chi è indicato questo flusso?

• Attività che ricevono un alto volume di primi contatti su WhatsApp e non riescono a rispondere a tutti manualmente.
• E-commerce, fornitori di servizi e SaaS che vogliono qualificare il lead prima di coinvolgere un venditore.
• Team di vendita che devono risparmiare tempo: il flusso fornisce già informazioni di base e filtra l'interesse, lasciando gli operatori concentrati sui lead più caldi.
• Aziende che assistono i clienti fuori dall'orario lavorativo: il messaggio di benvenuto viene inviato immediatamente, mantenendo il lead coinvolto finché un operatore umano prende in carico la conversazione.

Domande frequenti

Serve un modello di messaggio approvato (HSM) per il flusso di benvenuto?

Non necessariamente. Poiché il flusso viene attivato non appena il contatto avvia una conversazione (all'interno della finestra di 24 ore di assistenza al cliente), il messaggio rientra come risposta e non richiede un HSM approvato. Tuttavia, se desideri includere pulsanti o contenuti multimediali, è consigliabile usare un template per garantire la consegna.

Posso usare il flusso per inviare un'immagine o un video di presentazione?

Sì. Nel nodo Invia messaggio, puoi allegare un'immagine, un video o un documento, oltre al testo. È utile per inviare un catalogo, un biglietto da visita virtuale o un breve video di benvenuto.

Come personalizzare il messaggio con il nome del contatto che ha avviato la conversazione?

L'editor del Flow permette di inserire variabili dinamiche. Digitando {{ contact. vedrai opzioni come first_name, last_name o campi personalizzati. Scegli quella desiderata e il sistema la sostituirà con il valore reale del contatto al momento dell'invio.

E se il contatto ha già una conversazione precedente? Il flusso verrà attivato di nuovo?

No. L'automazione in Synapse può essere configurata per iscrivere solo i contatti che stanno avviando la prima conversazione. Così, i lead che hanno già parlato con l'azienda non riceveranno ripetutamente il messaggio di benvenuto.

Posso aggiungere un ritardo prima di inviare il messaggio di benvenuto?

Sì. Tra il nodo Start e l'azione di invio, inserisci un nodo Attesa (delay) e imposta il tempo desiderato (ad esempio, 10 secondi). Questo dà una sensazione di risposta "naturale" prima che il bot si presenti.

Cosa succede se il contatto non risponde al messaggio di qualificazione?

Puoi terminare il flusso in quel punto oppure configurare una nuova automazione per inviare un follow-up dopo un periodo senza risposta, o iscriverlo a un altro flusso di nurturing.

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