Come usare il Kanban per gestire i rinnovi contrattuali

Per gestire i rinnovi contrattuali nel Kanban di Papo (https://papo.global/), adatta una pipeline con fasi che riflettano il ciclo del contratto — come "Contratto attivo", "Rinnovo proposto" e "Rinnovato" — e crea attività nelle card con date di scadenza. Così ogni contratto diventa una card tracciabile e i promemoria automatici evitano che tu perda la scadenza del rinnovo.

Invece di spargere date in fogli di calcolo, riunisci contratti, responsabili e follow-up nella stessa pipeline visuale con cui già gestisci le vendite. Papo integra il Kanban al CRM e al Super Chat, permettendoti di programmare avvisi e spostare le card in base allo stato del rinnovo.

Riepilogo del flusso di rinnovo tramite Kanban

Come funziona

1. Crea una pipeline dedicata ai contratti

Crea una pipeline Kanban chiamata “Rinnovo contratti” e definisci fasi che rispecchino il ciclo di vita del tuo servizio. Esempi di colonne:

• Contratto attivo – contratti attivi senza azione immediata.
• In scadenza entro 30 giorni – avviso visivo per dare priorità al contatto.
• Proposta di rinnovo inviata – dopo aver contattato il cliente.
• Rinnovato – affare vinto (contrassegnato come won).
• Perso – cliente che non ha rinnovato (contrassegnato come lost).

Con questa struttura, vedi a schermo quanti contratti sono in ogni fase e dove agire prima.

2. Registra ogni contratto come una card

Ogni card rappresenta un contratto. In fase di creazione, compila il nome del cliente, il valore stimato (il canone mensile o il ticket) e, nella descrizione o in una nota, la data di scadenza. Se il cliente è già nella base contatti, collega la card al contatto per mantenere lo storico unificato.

Sposta la card nella fase corrispondente al momento attuale del contratto. Per i contratti già attivi, la colonna iniziale sarà “Contratto attivo” o “In scadenza entro X giorni”.

3. Programma promemoria con attività e scadenze

Apri la card e crea un’attività per il rinnovo. Compila:

• Titolo – es.: “Rinnovare il contratto dell’Azienda X”.
• Responsabile – chi effettuerà il contatto.
• Scadenza – imposta una data vicina alla scadenza o un intervallo prima (es.: 30 giorni prima).

L’attività resta collegata alla card e appare nel modulo Progetti, dove puoi vedere tutte le attività del team con le date. Quando la scadenza si avvicina, la piattaforma segnala — e se usi il modulo Progetti per attività con data, i promemoria vengono generati automaticamente.

Il Kanban di Papo dispone anche di follow-up automatico. Puoi configurare la pipeline per avvisare il team ogni volta che una card resta ferma troppo a lungo nella fase “In scadenza entro 30 giorni”, per esempio. Così nessun contratto rimane senza azione.

4. Usa il Super Chat per velocizzare la creazione e il monitoraggio

Con il Super Chat, non devi navigare fino alla card. Digita comandi come:

• crea attività 'Rinnovare contratto della Clinica Vida' per 15/07
• sposta affare di [contatto] alla fase Rinnovo inviato
• elenca tutti i vinti del Kanban per vedere il totale rinnovato in R$

Questo riduce il tempo operativo e mantiene il focus sul servizio al cliente.

5. Sposta le card man mano che il rinnovo avanza

Quando effettui il contatto e invii la proposta, trascina la card su “Proposta di rinnovo inviata”. Se il cliente accetta, spostala su “Rinnovato”; se rifiuta, su “Perso”. Questo movimento registra l’esito e alimenta i report di conversione della pipeline.

6. Misura il successo dei rinnovi

Per conoscere il volume finanziario rinnovato, usa il Super Chat con il comando Wow del mese o vendite chiuse. Il sistema restituisce il totale in R$ delle card contrassegnate come won. Nel modulo Report, il riepilogo della pipeline mostra quanti contratti sono in ogni fase e permette di calcolare il tasso di rinnovo — essenziale per pianificazione finanziaria e provvigioni.

A chi è utile

• Aziende con abbonamenti, contratti di prestazione di servizi o licenze ricorrenti che necessitano di un controllo chiaro delle scadenze e dei follow-up.
• Responsabili commerciali o di customer success che vogliono una visione centralizzata dei contratti attivi e delle attività di rinnovo, senza dipendere da fogli di calcolo o promemoria manuali.
• Operazioni B2B con cicli contrattuali lunghi in cui il valore rinnovato è una metrica critica di ricavo.

Domande frequenti

Come configuro avvisi automatici di scadenza?

Il Kanban di Papo ha un follow-up automatico regolabile — puoi impostare che il sistema notifichi quando una card resta molti giorni nella stessa fase (es.: “In scadenza entro 30 giorni” senza movimenti). Per promemoria alla data esatta, crea un’attività con scadenza dentro la card. Le attività sono consolidate nel modulo Progetti, che invia notifiche in base alla scadenza.

Posso importare più contratti in una volta?

La creazione delle card può essere velocizzata tramite Super Chat, ma l’importazione in blocco da un foglio di calcolo non è una funzionalità nativa del Kanban. Puoi creare le card manualmente o usare comandi ripetuti tramite Super Chat. Per dettagli sulle opzioni di importazione in altri moduli, consulta Papo.

Il Kanban invia un messaggio automatico al cliente il giorno della scadenza?

Non direttamente, ma puoi combinare il Kanban con altri moduli. Per esempio, crea un Flow o una Sequenza per inviare un messaggio automatico su WhatsApp quando il cliente entra in una fase specifica. In questo modo, la card nella pipeline attiva la comunicazione e lo storico resta nella conversazione.

Come vedo tutti i contratti che scadono la prossima settimana?

Basta accedere alla pipeline dei contratti e guardare la colonna “In scadenza entro 30 giorni” (o un intervallo più breve, se crei fasi come “Scadenza entro 7 giorni”). Le card sono raggruppate e puoi vedere le attività in sospeso in ciascuna. Per una panoramica di tutte le attività del team, usa il modulo Progetti.

L’attività di rinnovo può essere ricorrente?

Le attività nella card sono puntuali. Per rinnovare il promemoria a ogni ciclo, crea una nuova attività dopo il completamento della precedente. Se hai bisogno di ripetizioni programmate, puoi usare le Sequenze del modulo Flows per inviare promemoria interni o azioni automatiche a intervalli regolari.

In che modo il Kanban aiuta ad aumentare il tasso di rinnovo?

Centralizzando le date di scadenza e generando avvisi, elimini le dimenticanze e contatti il cliente al momento giusto. Lo spostamento visuale delle card facilita la prioritizzazione e il manager monitora lo stato di ogni contratto senza dipendere da aggiornamenti manuali.

Leggi anche

• Come creare e gestire attività collegate a un affare nel Kanban
• Come usare il Kanban per monitorare il valore finanziario di ogni fase della pipeline

Inizia gratis e gestisci i rinnovi contrattuali con visibilità totale →

Con il Kanban di Papo, ogni data di scadenza diventa un’azione tracciabile e non perdi rinnovi per mancanza di avvisi.