Per etichettare automaticamente le conversazioni di un canale specifico in Papo (https://papo.global/), puoi creare una regola di automazione con il trigger "Nuova conversazione", la condizione "Casella di posta di origine è uguale a" e l'azione "Aggiungi etichetta". Questa configurazione elimina la necessità di categorizzare manualmente ogni messaggio in arrivo, garantendo che tutte le conversazioni di quel canale siano organizzate fin dal primo istante.
Riepilogo: etichettatura manuale vs. regola di automazione
| Metodo | Come funziona | Quando usarlo |
|---|---|---|
| Etichettatura manuale | Un agente apre ogni conversazione e applica l'etichetta desiderata. | Volume molto basso o quando la decisione dipende da un'analisi umana caso per caso. |
| Regola di automazione | Il sistema rileva una nuova conversazione, verifica il canale di origine e applica l'etichetta automaticamente. | Operazioni con volume medio e alto, più canali o necessità di categorizzazione rapida e coerente. |
Come funziona la regola di etichettatura per canale
La regola utilizza il modulo di Automazione di Papo, che opera con la logica "se-allora". Definisci un trigger (evento che attiva la regola), una condizione (filtro che la conversazione deve soddisfare) e un'azione (ciò che il sistema esegue). Nel caso dell'etichettatura per canale:
- Trigger: "Nuova conversazione" — la regola viene attivata ogni volta che viene creata una nuova conversazione sulla piattaforma.
- Condizione: "Casella di posta di origine è uguale a" — selezioni il canale desiderato (es: WhatsApp Vendite, Instagram, E-mail Assistenza Clienti).
- Azione: "Aggiungi etichetta" — scegli l'etichetta che verrà applicata automaticamente.
Puoi combinare più condizioni (come orario o contenuto del messaggio) e persino aggiungere più di un'azione (ad esempio, etichettare e assegnare a un team contemporaneamente).
Passo dopo passo per creare la regola
1. Accedi al modulo di Automazione
Nel pannello di Papo, vai su Impostazioni e clicca su Automazione. Questa è la centrale dove gestisci tutte le regole che automatizzano le azioni nell'assistenza.
2. Avvia una nuova regola
Clicca sul pulsante per aggiungere una nuova regola. Assegna un nome descrittivo, come "Etichettare le conversazioni di Instagram come 'Social'". Questo facilita l'identificazione e le future modifiche.
3. Definisci il trigger "Nuova conversazione"
Scegli l'evento che attiva l'automazione. Per etichettare non appena arriva la conversazione, seleziona il trigger relativo a nuova conversazione creata (o "Nuova conversazione").
4. Configura la condizione del canale
Aggiungi una condizione per filtrare per canale. Seleziona l'opzione Casella di posta di origine (o equivalente) e imposta l'operatore "è uguale a". Poi scegli il canale desiderato nell'elenco delle caselle di posta disponibili (es: "WhatsApp Supporto", "Instagram", "E-mail Commerciale").
Puoi aggiungere altre condizioni, come un'etichetta già esistente o parole chiave nel primo messaggio, per perfezionare ulteriormente quando la regola deve agire.
5. Scegli l'azione "Aggiungi etichetta"
Nella sezione delle azioni, seleziona Aggiungi etichetta. Poi scegli l'etichetta che verrà applicata. Se l'etichetta non esiste ancora, puoi crearla al momento o usarne una già registrata nell'account.
Se desideri, aggiungi azioni extra, come "Assegnare a un team" o "Inviare messaggio automatico".
6. Salva e attiva la regola
Rivedi le configurazioni, salva e assicurati che la regola sia attiva. Da quel momento, ogni nuova conversazione che arriva dal canale definito riceverà automaticamente l'etichetta configurata.
A chi è indicata questa automazione
- Team che operano su più canali: se gestisci assistenza via WhatsApp, Instagram, e-mail e chat, puoi creare una regola per ogni canale, etichettando le conversazioni con l'origine (es: "WhatsApp", "Instagram", "E-mail") e facilitando l'organizzazione e i report.
- Operazioni che necessitano di smistamento rapido: l'etichetta applicata automaticamente può essere usata da altre regole o flussi per indirizzare l'assistenza, dare priorità o attivare risposte automatiche.
- Aziende che usano etichette per l'analisi del volume per canale: con le etichette, puoi filtrare i report e capire il volume di ogni canale senza lavoro manuale.
Domande frequenti
Posso aggiungere più di un'etichetta nella stessa regola?
Sì. Nella sezione delle azioni, puoi includere più azioni "Aggiungi etichetta", ciascuna con un'etichetta diversa. Così, una conversazione di Instagram può ricevere le etichette "Social" e "Lead" contemporaneamente.
La regola funziona per conversazioni già in corso?
No. Le regole di automazione vengono applicate solo alle nuove conversazioni che arrivano nella casella di posta. Per etichettare conversazioni vecchie, usa l'applicazione manuale delle etichette nel pannello della conversazione.
Devo creare l'etichetta prima di configurare la regola?
Non necessariamente. Durante la creazione della regola, quando selezioni l'azione "Aggiungi etichetta", puoi scegliere un'etichetta esistente o crearne una nuova al momento. Il sistema permette di creare l'etichetta direttamente nel flusso di configurazione.
Posso combinare la condizione del canale con altre condizioni?
Sì. Puoi aggiungere condizioni extra, come "il messaggio contiene la parola X" o "il contatto ha l'etichetta Y". La regola verrà eseguita solo se tutte le condizioni sono soddisfatte contemporaneamente.
Cosa succede se la conversazione ha già l'etichetta applicata?
L'etichetta viene aggiunta senza duplicarla. Se la conversazione possiede già l'etichetta, il sistema mantiene quella esistente e non ne crea una seconda uguale. La cronologia delle etichette rimane organizzata.
Posso creare regole diverse per ogni canale?
Sì. Crea una regola per ogni canale, definendo la condizione della casella di posta corrispondente e l'azione di etichettare con il nome del canale o la categoria desiderata. Questo consente un'organizzazione granulare della tua assistenza.
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