Per monitorare i follow-up delle proposte inviate nel Kanban di Papo (https://papo.global/), configura una fase chiamata “Proposta” o “Proposta inviata” nel funnel e crea attività con scadenza e responsabile all'interno di ogni card. Così, la proposta inviata diventa una fase visibile della pipeline e ogni follow-up viene registrato come attività tracciabile nella cronologia dell'affare.
Dopo che una proposta commerciale è stata inviata, il rischio maggiore è dimenticare di ricontattare il cliente. Papo riunisce l'invio del file, il funnel Kanban e le attività nella stessa dashboard, così che il follow-up non dipenda da annotazioni esterne alla piattaforma.
Riepilogo del flusso di follow-up
| Fase | Azione | Dove |
|---|---|---|
| Organizzare il funnel | Definire o usare una fase di proposta nel funnel Kanban | Modulo Kanban |
| Inviare la proposta | Allegare PDF, immagine o documento nella conversazione WhatsApp | Casella di composizione della conversazione |
| Spostare la card | Posizionare l'affare nella fase di proposta inviata | Card trascinata tra le colonne |
| Pianificare il follow-up | Creare un'attività con titolo, responsabile e scadenza | All'interno della card dell'affare |
| Registrare il completamento | Contrassegnare l'attività come completata | Card dell'affare |
Come funziona
1. Prevedi una fase di proposta nel funnel
Nel Kanban, le colonne rappresentano le fasi del processo di vendita. Quando configuri il funnel, puoi usare una fase come Proposta inviata o Proposta. Questo permette di raggruppare tutte le card che hanno già ricevuto una proposta e separare questi affari dai lead in qualificazione o in gestione.
Quando la fase è visibile, il venditore e il manager identificano rapidamente il volume di proposte in attesa di follow-up e la conversione tra proposta e chiusura.
2. Sposta la card dopo aver inviato la proposta
Non appena il file della proposta viene inviato tramite WhatsApp, sposta la card nella fase di proposta. L'invio del documento viene registrato nella cronologia della conversazione; la card viene registrata nella pipeline. Questa combinazione mantiene il contesto della trattativa in un unico posto.
3. Crea un'attività di follow-up nella card
Apri la card dell'affare e aggiungi un'attività. Compila:
- Titolo: descrivi l'azione, ad esempio “Chiamare il cliente e confermare la proposta”.
- Descrizione: includi dettagli come valore, scadenza della proposta o osservazioni della conversazione.
- Responsabile: seleziona il membro del team che effettuerà il contatto.
- Scadenza: imposta la data e l'ora limite per eseguire il follow-up.
L'attività rimane collegata alla card, visibile al team e registrata nella cronologia dell'affare.
4. Completa l'attività dopo il contatto
Dopo il follow-up, contrassegna l'attività come completata nella card. Il record viene inserito automaticamente nella cronologia, mantenendo la sequenza delle attività chiara per chiunque segua l'affare.
A chi è utile
- Venditori che inviano proposte ogni giorno e devono ricordarsi di ricontattare ogni cliente al momento giusto.
- Manager commerciali che desiderano vedere quante proposte sono ferme e quali follow-up sono in ritardo.
- Operazioni B2B con ciclo lungo, in cui una proposta può richiedere giorni o settimane prima della risposta e richiede più di un punto di contatto.
Domande frequenti
Devo creare una fase specifica per le proposte?
Non è obbligatorio, ma è consigliato. Se il funnel ha già una fase che rappresenta l'invio della proposta, usala. Se non ce l'ha, puoi configurare il funnel con una fase chiamata Proposta inviata per raggruppare queste card.
Le attività di follow-up attivano promemoria automatici?
Attualmente, le attività del Kanban non attivano promemoria automatici. Se hai bisogno di avvisi di scadenza, il modulo Progetti di Papo offre promemoria per le attività con data.
Posso assegnare il follow-up a un altro venditore?
Sì. Quando crei l'attività, definisci il responsabile. È sufficiente che la persona abbia accesso al funnel di vendita.
Come vedo tutti i follow-up in sospeso delle proposte?
Le attività si trovano all'interno di ogni card. Per una visione consolidata di tutte le attività del team, usa il modulo Progetti di Papo.
Il follow-up automatico del Kanban sostituisce le attività?
Il Kanban di Papo dispone di follow-up automatico e metriche per colonna, ma ogni opportunità può avere particolarità. L'attività manuale funziona bene per un'azione puntuale con responsabile e scadenza; per cadenze programmate, puoi usare le Sequenze nel modulo Flows.
Posso creare l'attività senza aprire la card?
Sì. Con Super Chat, puoi digitare un comando come crea attività 'Chiamare il cliente' per domani associato all'affare in contesto.
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