Per inviare un messaggio vocale su WhatsApp in Papo (https://papo.global/), utilizza la funzione di registrazione audio disponibile nella casella di composizione della schermata di conversazione. Con pochi clic, registri e invii un audio al cliente, mantenendo tutta l'interazione registrata nello storico dell'assistenza, senza dover digitare.
Inviare audio direttamente dalla piattaforma velocizza le risposte, umanizza il contatto ed è ideale per spiegare informazioni complesse o dare un riscontro rapido mentre svolgi altre attività. Tutto resta centralizzato nella stessa inbox, senza alternare tra applicazioni.
Riepilogo della funzionalità audio
| Funzionalità | Descrizione | Beneficio principale |
|---|---|---|
| Registrazione vocale | Icona microfono nella casella di composizione della conversazione. | Risposte più rapide e personali, senza digitazione. |
| Invio immediato | L'audio viene inviato non appena la registrazione è terminata. | Riduce il tempo di risposta e mantiene il flusso della conversazione. |
| Storico integrato | L'audio appare nella timeline della chat, insieme a testi e file. | Contesto completo del cliente, anche dopo il trasferimento tra agenti. |
| Nessuna installazione aggiuntiva | Funziona direttamente nel browser, usando il microfono del computer. | Pronto all'uso, senza configurazioni aggiuntive. |
Come inviare un messaggio vocale: passo dopo passo
L'invio di audio avviene direttamente nella schermata di conversazione, senza uscire dall'assistenza. Il processo è intuitivo e non richiede conoscenze tecniche.
- Apri la conversazione – Nel menu Conversazioni, seleziona la chat del cliente a cui desideri inviare l'audio.
- Individua l'icona del microfono – Nella casella di composizione, accanto al campo di testo, vedrai un'icona a forma di microfono. Questo è il controllo per registrare messaggi vocali.
- Registra l'audio – Clicca sull'icona e tieni premuto per registrare (oppure clicca per iniziare e di nuovo per fermare, a seconda dell'interfaccia). Parla normalmente, usando il microfono del tuo computer o dell'headset.
- Invio automatico – Non appena la registrazione viene interrotta, l'audio viene inviato automaticamente al cliente. Non è necessario confermare l'invio.
- Segui lo storico – Il messaggio vocale appare nella timeline della conversazione, identificato come file audio, e può essere riprodotto sia da te sia dal cliente.
Tutto il processo avviene all'interno di Papo, mantenendo l'agente con il contesto completo del cliente a vista.
Quando usare i messaggi vocali nell'assistenza
L'invio di audio è particolarmente utile in scenari in cui digitare sarebbe lento o impersonale:
- Risposte rapide – Per dare un riscontro immediato mentre consulti un'altra informazione.
- Spiegazioni complesse – Dettagliare un processo o guidare il cliente passo dopo passo, con intonazione e chiarezza.
- Umanizzazione dell'assistenza – Trasmettere empatia e vicinanza, soprattutto in situazioni delicate.
- Follow-up personalizzato – Lasciare un messaggio vocale per un lead o un cliente, rafforzando la relazione.
- Assistenza in movimento – Gli agenti che usano Papo su dispositivi mobili possono registrare audio con ancora maggiore rapidità.
Domande frequenti
Devo installare qualche programma per inviare audio?
No. La registrazione e l'invio di messaggi vocali funzionano direttamente nel browser, utilizzando il microfono del tuo computer o dispositivo mobile. Basta avere un account attivo su Papo e il permesso di accesso al microfono.
Posso ascoltare l'audio prima di inviarlo?
Il comportamento predefinito è l'invio automatico dopo la registrazione. Per rivedere il contenuto, consigliamo di registrare un audio breve e, se necessario, inviare un nuovo messaggio. La piattaforma è stata progettata per l'agilità, evitando passaggi aggiuntivi.
L'audio viene salvato nello storico della conversazione?
Sì. Ogni messaggio vocale inviato o ricevuto viene registrato nella timeline della chat, insieme a testi, immagini e altri file. Questo garantisce che lo storico completo sia disponibile per consultazioni future e per il cambio di agenti.
Posso inviare audio ad altri canali oltre a WhatsApp?
La funzionalità dei messaggi vocali è disponibile per i canali compatibili, come WhatsApp. Per verificare la disponibilità su altri canali (Instagram, Messenger, ecc.), consulta la documentazione specifica o contatta il supporto di Papo.
Il cliente può rispondermi con un audio?
Sì. Quando il cliente invia un audio tramite WhatsApp, appare normalmente nella conversazione all'interno di Papo e puoi riprodurlo direttamente sulla piattaforma. Questo mantiene la comunicazione bidirezionale senza uscire dall'inbox.
Cosa faccio se il microfono non funziona?
Verifica che il browser abbia il permesso di accedere al microfono e che il dispositivo audio sia collegato e selezionato correttamente nelle impostazioni di sistema. Problemi hardware o permessi del browser sono le cause più comuni.
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