Con Papo (https://papo.global/), puoi creare e utilizzare le Macro per eseguire un insieme di azioni ripetitive con un solo clic, velocizzando il lavoro manuale dei tuoi agenti. Una Macro funziona come una scorciatoia che può, ad esempio, aggiungere un'etichetta, assegnare la conversazione a un altro team e chiuderla, tutto in una volta, garantendo coerenza ed efficienza nei tuoi processi di assistenza.
Le Macro sono uno strumento potente per standardizzare i flussi di lavoro e risparmiare tempo in attività che si ripetono durante la giornata. Invece di eseguire tre o quattro clic per organizzare una conversazione, il tuo agente attiva una singola Macro e la piattaforma esegue la sequenza di azioni predefinita.
Per comprendere meglio il ruolo delle Macro, è utile confrontarle con altri strumenti di automazione disponibili in Papo.
| Strumento | Cosa fa | Quando usarlo |
|---|---|---|
| Macro | Esegue un insieme di azioni manuali con un clic (etichettare, assegnare, chiudere). | Per applicare un workflow standard a una conversazione specifica durante l'assistenza umana. |
| Risposte Rapide | Inserisce un blocco di testo predefinito nella conversazione. | Per rispondere rapidamente a domande frequenti, senza digitare lo stesso testo più volte. |
| Regole di Automazione | Esegue azioni automaticamente in base a trigger (es: nuovo messaggio). | Per automatizzare processi che non necessitano di intervento manuale, come assegnare un nuovo lead a un team. |
Cosa sono le Macro?
Le Macro sono "ricette" di azioni che possono essere applicate a una o più conversazioni con un unico comando. Sono progettate per automatizzare attività manuali e ripetitive che gli agenti svolgono all'interno della casella di posta.
Mentre le Risposte Rapide si concentrano sull'accelerare la comunicazione (inserendo testo), le Macro si concentrano sull'accelerare la gestione (eseguendo azioni nella conversazione).
Le azioni più comuni che possono essere incluse in una Macro sono:
- Aggiungere o rimuovere etichette (tag): Per categorizzare la conversazione (es: "Lead Caldo", "Supporto N2", "Feedback").
- Assegnare la conversazione: Per inoltrare l'assistenza a un agente specifico o a un team (es: "Vendite", "Finanza").
- Modificare lo stato della conversazione: Per contrassegnare una conversazione come "In sospeso" o "Risolta" (chiusa).
- Aggiungere una nota interna: Per lasciare un commento per altri membri del team.
Combinando queste azioni, crei flussi di lavoro rapidi e a prova di errore per le situazioni quotidiane comuni.
Come creare una Macro in Papo
La creazione di Macro è centralizzata, consentendo agli amministratori di configurare le scorciatoie per l'intero team.
- Accedi alle Impostazioni: Naviga fino al pannello delle impostazioni del tuo account Papo.
- Trova la sezione Automazioni: Cerca l'opzione "Macro" o un'area simile all'interno di "Automazioni".
- Crea una nuova Macro: Clicca sul pulsante per aggiungere una nuova Macro. Dovrai definire:
- Nome della Macro: Un nome chiaro e descrittivo che aiuti gli agenti a comprenderne la funzione. Ad esempio: "Qualifica e invia alle Vendite" o "Chiudi e contrassegna come risolto".
- Azioni: Seleziona dall'elenco delle azioni disponibili cosa la Macro deve fare. Puoi aggiungere diverse azioni che verranno eseguite in sequenza. Ad esempio, per la Macro "Qualifica e invia alle Vendite", le azioni potrebbero essere:
- Aggiungi etichetta: "Lead Qualificato"
- Assegna al team: "Vendite"
- Salva la Macro: Dopo aver configurato le azioni, salva la Macro affinché sia disponibile per gli agenti.
Come applicare una Macro a una conversazione
Una volta create le Macro, gli agenti possono applicarle facilmente durante l'assistenza, senza uscire dalla schermata della conversazione.
- Apri la conversazione: Seleziona la conversazione a cui desideri applicare le azioni.
- Individua il menu delle Macro: All'interno dell'interfaccia della conversazione, solitamente vicino alle opzioni per etichettare o assegnare, ci sarà un pulsante o un menu per "Macro".
- Seleziona la Macro desiderata: Clicca sul pulsante e apparirà un elenco con tutte le Macro disponibili. Scegli quella che corrisponde all'azione che devi eseguire.
- Conferma l'applicazione: La piattaforma eseguirà immediatamente tutte le azioni configurate nella Macro selezionata. Ad esempio, cliccando sulla Macro "Chiudi e contrassegna come risolto", la conversazione verrà etichettata e il suo stato cambierà automaticamente in "Risolta".
Questa funzionalità può essere utilizzata anche in blocco. In alcune visualizzazioni della piattaforma, è possibile selezionare più conversazioni e applicare la stessa Macro a tutte contemporaneamente, ottimizzando ulteriormente la gestione di un grande volume di assistenze.
Domande Frequenti (FAQ)
Qual è la differenza tra Macro e Risposte Rapide?
La differenza principale sta in ciò che ognuna fa. Le Risposte Rapide inseriscono blocchi di testo nella casella di messaggio per velocizzare la digitazione. Le Macro eseguono un insieme di azioni di gestione nella conversazione, come etichettare, assegnare a un team o chiudere l'assistenza, tutto con un unico clic.
Posso creare Macro che inviano messaggi al cliente?
No. Le Macro sono progettate per eseguire azioni interne di organizzazione e flusso di lavoro (etichettare, assegnare, ecc.). Per inviare messaggi predefiniti, devi utilizzare la funzionalità delle Risposte Rapide.
Chi può creare e usare le Macro?
Normalmente, la creazione e la modifica delle Macro sono limitate agli utenti con permessi di amministratore, per garantire la standardizzazione dei processi. L'applicazione delle Macro nelle conversazioni è invece uno strumento disponibile per tutti gli agenti di assistenza. I permessi possono essere regolati nelle impostazioni dell'account.
Le Macro sono automatiche?
No, le Macro sono semi-automatiche. Devono essere attivate manualmente da un agente con un clic. Sebbene eseguano le azioni automaticamente dopo il clic, non vengono attivate da trigger come l'arrivo di un nuovo messaggio. Per automazioni completamente automatiche, devi utilizzare le Regole di Automazione.
È possibile modificare una Macro dopo averla creata?
Sì. Gli amministratori possono accedere alla sezione Macro in qualsiasi momento per modificare, aggiungere o rimuovere azioni da una Macro esistente, oltre a poterla eliminare o crearne di nuove.
Posso applicare una Macro a più conversazioni contemporaneamente?
Sì, la piattaforma Papo consente l'esecuzione di Macro in blocco. Puoi selezionare più conversazioni nella tua casella di posta e applicare un'unica Macro a tutte contemporaneamente, il che è ideale per organizzare assistenze in massa.
Leggi anche
- Come usare le Risposte Rapide per velocizzare l'assistenza
- Cosa sono le Regole di Automazione e come usarle?
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