Come usare il Chat Interno per conversazioni di gruppo su Papo

Il Chat Interno di Papo (https://papo.global/) permette di creare conversazioni di gruppo con più agenti, centralizzando la comunicazione del team in un unico luogo. In questo modo, i team di vendite, supporto e marketing possono allineare strategie, chiarire dubbi e discutere casi in tempo reale, senza dover passare da app esterne.

Con le conversazioni di gruppo, mantieni il contesto delle assistenze a portata di tutti i coinvolti, riduci i rumori e garantisci che le informazioni giuste arrivino alle persone giuste. Tutto questo all'interno della stessa piattaforma dove avvengono le assistenze ai clienti.

Funzionalità	Descrizione
Creazione di gruppi	Avvia una chat con più agenti in una sola volta, definendo un nome e i partecipanti.
Cronologia permanente	Tutti i messaggi del gruppo restano salvati e possono essere consultati in qualsiasi momento, anche dai nuovi membri aggiunti in seguito.
Separazione delle assistenze	Le conversazioni di gruppo sono totalmente indipendenti dalle conversazioni con i clienti, evitando confusione tra i canali.
Centralizzazione	Comunicazione interna ed esterna nello stesso pannello, senza dipendere da WhatsApp personale, Telegram o email.

Come funzionano le conversazioni di gruppo nel Chat Interno

Il Chat Interno è un sistema di messaggistica istantanea integrato nel pannello di Papo. Funziona in modo indipendente dalle caselle di assistenza, cioè i messaggi scambiati nei gruppi non sono mai visibili ai clienti.

Quando crei un gruppo, scegli quali agenti parteciperanno. Solo questi membri possono vedere e inviare messaggi in quello spazio. Questo permette, per esempio, di creare un gruppo "Pre-vendite" per gli SDR che scambiano informazioni sui lead, o un gruppo "Supporto tecnico" per il supporto che discute incidenti in tempo reale.

Ogni gruppo appare nell'elenco delle conversazioni interne, e puoi passare rapidamente tra le chat del team e le assistenze ai clienti senza perdere il focus.

Passo dopo passo per creare una conversazione di gruppo

1. Assicurati che gli agenti siano registrati

Prima di creare qualsiasi gruppo, tutti i partecipanti devono avere accesso alla piattaforma. Un amministratore deve:

Accedere a Impostazioni (icona ingranaggio).
Andare alla sezione Agenti.
Cliccare su "Aggiungi nuovo agente".
Compilare nome, email e definire il ruolo (Agente di assistenza o Amministratore di team).
Cliccare su "Aggiungi agente". Il collaboratore riceverà un'email per creare la password e accedere alla piattaforma.

2. (Opzionale) Organizza i team

Creare team facilita la gestione, ma non è obbligatorio per usare la chat di gruppo. Se desideri, vai su Impostazioni > Team, crea un team e aggiungi gli agenti. Questo aiuta al momento di selezionare i partecipanti del gruppo, perché puoi filtrare per team.

3. Crea il gruppo nel Chat Interno

Nel modulo Chat Interno, avvia una nuova conversazione di gruppo.
Assegna al gruppo un nome che ne identifichi lo scopo (es.: "Vendite SP", "Supporto N2", "Campagna Black Friday").
Seleziona gli agenti che faranno parte del gruppo. Solo questi membri avranno accesso ai messaggi.
Invia il primo messaggio per attivare il gruppo. Da quel momento, tutti i partecipanti possono conversare, condividere link e consultare la cronologia.

4. Usa il gruppo nella quotidianità

Il gruppo resta disponibile nell'elenco delle conversazioni interne. Puoi inviare messaggi di testo, discutere casi e allineare azioni senza uscire dalla piattaforma. La cronologia completa è preservata, permettendo ai nuovi membri di contestualizzarsi automaticamente quando vengono aggiunti.

Chi trae beneficio dalle conversazioni di gruppo

Team di vendite che devono allineare argomentazioni, scambiare feedback sui lead e seguire trattative in corso senza esporre informazioni ad altri reparti.
Team di supporto che desiderano un canale rapido per escalare dubbi tecnici, condividere soluzioni e mantenere un registro delle discussioni più ricorrenti.
Marketing che vuole discutere campagne, approvare creativi e condividere briefing in un ambiente privato, con tutto il contesto centralizzato.
Operazioni con più reparti che cercano di eliminare il disordine di gruppi WhatsApp o email parallele, mantenendo la comunicazione professionale all'interno dello stesso strumento di assistenza.

Domande frequenti

Posso creare più gruppi contemporaneamente?

Sì. Non c'è limite al numero di gruppi che puoi creare. È possibile avere gruppi diversi per ogni team, progetto o argomento, tutti attivi contemporaneamente.

Come aggiungo un nuovo membro a un gruppo già esistente?

Basta accedere al gruppo, andare alle opzioni di gestione dei partecipanti e selezionare l'agente che desideri includere. Il nuovo membro avrà accesso immediato alla cronologia completa della conversazione.

La cronologia delle conversazioni di gruppo resta salvata?

Sì. Tutti i messaggi scambiati nei gruppi sono archiviati e possono essere consultati in qualsiasi momento dai partecipanti, anche da chi entra dopo.

Le conversazioni di gruppo appaiono ai clienti?

No. Il Chat Interno è totalmente separato dalle conversazioni con i clienti. Nessun messaggio di gruppo è visibile fuori dal team.

Qual è la differenza tra una conversazione di gruppo e un canale privato per team?

In pratica, entrambi sono conversazioni di gruppo nel Chat Interno. La differenza sta nell'organizzazione: puoi creare un gruppo per un team specifico (come "Vendite") e trattarlo come un canale privato di quel team, oppure creare gruppi temporanei per progetti puntuali. La funzionalità di creazione è la stessa.

Devo avere team configurati per creare un gruppo?

No. La creazione di team è opzionale e serve a facilitare la gestione. Puoi selezionare gli agenti individualmente al momento di comporre il gruppo, indipendentemente dal fatto che siano o meno in un team.