Regole di Automazione vs. Flows: quando usare ciascuna funzionalità in Papo

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Ultimo aggiornamento Oct 18, 2026

In Papo (https://papo.global/), le Regole di Automazione sono la logica condizionale “se-allora” che attiva e indirizza i comportamenti, mentre i Flows sono percorsi visuali con più passaggi, ideali per chatbot e processi interattivi. Usa le Regole per azioni immediate e segmentazione; usa i Flows per costruire conversazioni guidate e qualificazione dei lead.

Risorsa	Finalità Principale	Struttura	Esempio di Uso Pratico
Regole di Automazione	Definire la logica condizionale che attiva e indirizza le automazioni	Logica "se-allora" (if/then) applicata all'interno dei Flows, Segmenti e trigger	All'interno di un Flow: SE il contatto ha l'etichetta "Cliente VIP", ALLORA offri uno sconto speciale
Flows	Creare percorsi interattivi e processi con più passaggi	Visuale e non lineare, con nodi di messaggi, azioni e condizioni (ramificazioni)	Un chatbot che fa domande per qualificare un lead e, in base alle risposte, lo indirizza al team vendite o supporto

Cosa sono le Regole di Automazione in Papo?

Le Regole di Automazione sono il motore logico della piattaforma. Non sono uno strumento isolato, ma la base che permette di prendere decisioni automatiche in diversi punti di Papo. Con una regola, definisci una condizione (il “se”) e un'azione (l'“allora”), facendo sì che il sistema reagisca a eventi senza intervento umano.

Trovi le regole in tre contesti principali:

All'interno di un Flow: per creare ramificazioni. Esempio: “SE la risposta del contatto contiene la parola ‘prezzo’, esegui l'azione di inviare il link della tabella prezzi”.
Come trigger di automazione: per avviare un Flow o una Sequenza. Esempio: “SE un contatto riceve l'etichetta ‘Lead Qualificato’, avvia il Flow di pianificazione della demo”.
Nella creazione di Segmenti: per filtrare i contatti in base ai loro dati. Esempio: creare un segmento dinamico con la regola “Contatti il cui attributo personalizzato ‘Piano Contrattato’ è uguale a ‘Pro’”.

Le regole sono ciò che rende l'automazione intelligente, garantendo che l'azione giusta venga eseguita per il contatto giusto, al momento giusto.

Cosa sono i Flows in Papo?

I Flows sono lo strumento di automazione più versatile di Papo. Attraverso un editor visuale, costruisci un percorso completo per il tuo contatto, passo dopo passo. Ogni passo è un “nodo” che può essere un messaggio, una domanda, un'azione (come aggiungere un'etichetta o aggiornare un attributo) o una condizione.

Pensa ai Flows come a un diagramma di flusso conversazionale. Sono ideali per situazioni che richiedono interazione e presa di decisione in base alle risposte dell'utente. Puoi, ad esempio, creare un chatbot che chiede il motivo del contatto e, a seconda della risposta, lo inoltra al reparto vendite o supporto.

Per accelerare la creazione, Papo offre una Libreria di Flows con template pronti per i casi d'uso più comuni, come qualificazione dei lead, sondaggi di soddisfazione e onboarding dei clienti.

Quando usare Regole vs. Flows: scenari pratici

La scelta tra usare una regola isolata o un flow dipende dalla complessità dell'azione desiderata.

Usa le Regole di Automazione quando:

Hai bisogno di un'azione immediata e puntuale, come archiviare una conversazione inattiva o applicare un'etichetta automaticamente.
Vuoi attivare un Flow o una Sequenza in base a un evento (es.: nuovo contatto creato, etichetta aggiunta).
Desideri segmentare i contatti in modo dinamico per campagne o report.
La logica è semplice e non richiede interazione con l'utente.

Usa i Flows quando:

La comunicazione richiede una sequenza di messaggi con risposte del cliente.
C'è necessità di ramificazioni complesse (es.: se il lead risponde X, invia a vendite; se risponde Y, invia a supporto).
Vuoi creare un chatbot di self-service o qualificazione.
Hai bisogno di integrare azioni come creare un task nel Kanban, inviare un webhook o aggiornare i dati del contatto durante la conversazione.

In pratica, le due risorse lavorano insieme: una regola può attivare un flow, e all'interno di un flow usi condizioni (che sono regole) per prendere decisioni. La combinazione permette di automatizzare dal semplice archiviazione di conversazioni fino a percorsi completi di vendita.

Come combinare Regole e Flows in Papo

Un esempio comune è l'automazione del follow-up: crei una regola che, quando rileva che una conversazione è senza interazione da 5 giorni, archivia la conversazione e attiva un Flow di sondaggio CSAT. Il Flow, a sua volta, attende 30 minuti e invia la domanda di soddisfazione. Tutta la logica è orchestrata dalla regola, mentre la consegna del messaggio e la cattura della risposta sono a carico del Flow.

Un altro scenario è l'attivazione di un Flow di benvenuto ogni volta che un nuovo contatto viene creato nel CRM. La regola monitora la creazione del contatto e avvia il Flow, che invia una sequenza di messaggi di onboarding.

Domande Frequenti (FAQ)

Posso usare una regola senza un flow?

Sì. Molte regole eseguono azioni dirette, come applicare un'etichetta, archiviare una conversazione o inviare un webhook, senza dipendere da un flow.

Qual è la differenza tra una regola e un nodo di condizione all'interno di un flow?

La logica è la stessa: entrambi sono condizioni “se-allora”. La differenza è che la regola di automazione è configurata nel modulo di Automazione e può agire come trigger globale, mentre il nodo di condizione esiste solo all'interno di un flow specifico per ramificare il percorso.

Posso creare un flow che non usi nessuna regola?

Sì. Un flow può essere avviato manualmente o con altri mezzi (come un link diretto) senza dipendere da una regola di automazione. Tuttavia, la maggior parte dei flow trae beneficio dalle regole per essere attivato automaticamente.

Le regole funzionano in tempo reale?

Sì. Non appena la condizione definita è soddisfatta (es.: un'etichetta viene aggiunta), l'azione viene eseguita immediatamente.

Devo saper programmare per creare regole o flow?

No. Sia le regole che i flow sono configurati visualmente nel pannello di Papo, senza bisogno di codice.

Dove trovo la Libreria di Flows?

La Libreria di Flows si trova all'interno del modulo Flows, nel pannello di Papo. Lì trovi template pronti che possono essere installati e personalizzati.