Come limitare l'accesso di un agente ai contatti di un'azienda specifica

Q: Come faccio a collegare i contatti a un'azienda nel CRM?

Nel modulo Contatti, quando crei o modifichi un contatto, puoi associarlo a un'azienda già registrata nel modulo Aziende. In questo modo, il contatto entra a far parte della base di quell'azienda e eredita le restrizioni di accesso configurate.

Per limitare l'accesso di un agente ai contatti di un'azienda specifica in Papo (https://papo.global/), devi creare un ruolo personalizzato che consenta l'accesso ai moduli Contatti e Aziende, associare l'agente a un team dedicato e configurare l'azienda in modo che solo quel team visualizzi i suoi contatti nel CRM.

Questa configurazione è ideale quando hai bisogno che un operatore esterno, un partner o un team in outsourcing acceda solo ai dati di un cliente aziendale, senza vedere i contatti di altre aziende nella base.

Riepilogo della configurazione

Fase	Cosa fare
Ruolo personalizzato	Creare un profilo che conceda l'accesso ai moduli Contatti e Aziende, bloccando moduli come Report, Impostazioni o Kanban.
Team dedicato	Creare un team che conterrà solo gli agenti che devono visualizzare l'azienda.
Associazione all'azienda	Nel modulo Aziende, modificare l'azienda desiderata e limitare l'accesso solo al team creato.
Invito dell'agente	Invitare l'agente con il ruolo personalizzato e includerlo nel team dedicato.
(Opzionale) Casella di posta	Collegare il team alla casella di posta dell'azienda per limitare anche le conversazioni visibili.

Come funziona la restrizione per azienda nel CRM

Papo organizza l'accesso ai contatti tramite team, ruoli e il modulo Aziende. Per limitare un agente a visualizzare solo i contatti collegati a un'azienda specifica, combini queste tre risorse:

Ruolo personalizzato – definisce quali moduli l'agente può accedere (es.: Contatti e Aziende, senza accesso a Report o Impostazioni).
Team dedicato – l'agente viene inserito in un team che avrà accesso esclusivo all'azienda nel CRM.
Restrizione nel modulo Aziende – quando modifichi l'azienda, indichi quali team possono visualizzarla. Solo i membri di questi team vedranno l'azienda e, di conseguenza, i contatti a essa collegati.

Così, anche se nell'account esistono altre aziende e contatti, l'agente vedrà solo l'azienda per cui è stato autorizzato e i contatti associati.

Passo a passo

1. Creare un ruolo personalizzato con accesso ai moduli necessari

Il ruolo personalizzato controlla quali moduli della piattaforma l'agente vede. Per un accesso minimo focalizzato sui contatti di un'azienda:

Vai su Impostazioni nel menu laterale.
Scorri fino a Ruoli personalizzati e clicca su Aggiungi ruolo personalizzato.
Assegna un nome (es.: “Agente Azienda X”).
Nelle autorizzazioni, seleziona solo i moduli Contatti e Aziende. Lascia deselezionati moduli come Report, Impostazioni, Kanban o Conversazioni, secondo necessità.
Salva il ruolo.

Importante: Il ruolo personalizzato controlla la visibilità dei moduli, ma non limita quali aziende o contatti compaiono al loro interno. La restrizione per azienda si effettua nel passaggio 3.

2. Creare un team dedicato per l'azienda

Sempre in Impostazioni, vai alla sezione Team (o Gruppi).
Crea un nuovo team con un nome che identifichi l'azienda (es.: “Team Cliente ABC”).
Aggiungi al team solo gli agenti che devono accedere ai contatti di questa azienda. Se l'agente non è ancora presente nell'account, puoi invitarlo in seguito.

3. Limitare l'accesso all'azienda nel modulo Aziende

Nel menu principale, vai al modulo Aziende.
Individua l'azienda i cui contatti devono essere isolati e clicca per modificare.
Nella schermata di modifica, cerca la sezione Accesso o Team autorizzati. Seleziona il team creato nel passaggio 2.
Salva la modifica.

Da quel momento in poi, solo i membri del team selezionato potranno visualizzare questa azienda e tutti i contatti a essa collegati nel CRM. Gli agenti di altri team non vedranno né l'azienda né i suoi contatti.

4. Invitare l'agente con il ruolo e il team corretti

Se l'agente non è ancora nell'account, vai su Impostazioni → Agenti (o Utenti) e usa l'opzione Invita agente.
Nell'invito, seleziona il ruolo personalizzato creato nel passaggio 1.
Dopo che l'agente ha accettato l'invito, vai alla gestione dei team e aggiungilo al team dedicato del passaggio 2.

Se l'agente esiste già nell'account, modifica il suo profilo per cambiare il ruolo e assicurati che sia solo nel team dell'azienda desiderata.

5. (Opzionale) Limitare anche le conversazioni alla casella di posta dell'azienda

Per fare in modo che l'agente veda solo le conversazioni dei contatti di quell'azienda, puoi associare il team a una casella di posta specifica:

Vai su Impostazioni → Caselle di posta.
Individua la casella collegata al canale dell'azienda (es.: WhatsApp aziendale).
Clicca su Impostazioni della casella e vai su Collaboratori.
Seleziona il team creato invece dei singoli agenti.
Salva.

Così l'agente avrà accesso solo ai contatti dell'azienda nel CRM e alle conversazioni che arrivano dal canale designato.

A chi è utile questa configurazione

Rivenditori white label che devono dare agli agenti di ciascun cliente finale accesso solo ai contatti della propria azienda, senza esporre i dati di altri clienti.
Operazioni con dati sensibili (finanziario, legale) che richiedono una segregazione totale tra aziende.
Team in outsourcing che lavorano per un cliente aziendale specifico e non devono accedere al resto della base.
Franchising o unità che condividono lo stesso account Papo, ma necessitano di isolamento tra i contatti di ciascun CNPJ.

Domande frequenti

L'agente può comunque cercare contatti di altre aziende nel CRM?

No. Poiché l'azienda è configurata per essere accessibile solo dal team dell'agente, egli non vede altre aziende nel modulo Aziende. Di conseguenza, i contatti collegati ad altre aziende non gli compaiono, anche se usa la ricerca nel modulo Contatti.

Devo creare un ruolo personalizzato per ogni azienda?

No. Puoi riutilizzare lo stesso ruolo personalizzato per più agenti, purché conceda l'accesso ai moduli Contatti e Aziende. La restrizione per azienda avviene esclusivamente tramite l'associazione del team all'azienda, non tramite il ruolo.

Posso limitare l'agente a un'azienda ma consentirgli di vedere più caselle di posta?

Sì. La restrizione dei contatti per azienda è indipendente dalle caselle di posta. Puoi associare il team a più caselle, se desideri, senza influire sulla limitazione della visualizzazione dei contatti nel CRM.

Cosa succede se l'agente appartiene a più di un team?

Se l'agente è in più di un team, vedrà tutte le aziende e i contatti associati a uno qualsiasi di questi team. Per mantenere l'isolamento, mantieni l'agente in un unico team.

È possibile limitare l'agente alla sola lettura dei contatti, senza modifica?

Il ruolo personalizzato consente di controllare i moduli, ma le autorizzazioni granulari di lettura/scrittura all'interno di un modulo non sono coperte dai ruoli standard. Per questo livello di dettaglio, consulta le opzioni disponibili direttamente nella piattaforma.

Come faccio a collegare i contatti a un'azienda nel CRM?

Nel modulo Contatti, quando crei o modifichi un contatto, puoi associarlo a un'azienda già registrata nel modulo Aziende. In questo modo, il contatto entra a far parte della base di quell'azienda e eredita le restrizioni di accesso configurate.