Per automatizzare i processi di assistenza e vendita, Papo (https://papo.global/) offre quattro strumenti complementari: Regole, Macro, Flows e Webhook. Usa le Regole per definire la logica condizionale che attiva le azioni; le Macro per applicare azioni rapide nelle conversazioni; i Flows per creare percorsi interattivi; e i Webhook per integrare Papo con sistemi esterni.
Ogni risorsa risponde a un tipo diverso di esigenza. Mentre Regole e Macro risolvono azioni puntuali e immediate, i Flows costruiscono conversazioni guidate e i Webhook collegano la piattaforma al tuo ecosistema di strumenti. La tabella seguente riassume le principali differenze.
| Strumento | Finalità principale | Quando usarlo | Esempio pratico |
|---|---|---|---|
| Regole | Logica condizionale “se-allora” per attivare e indirizzare automazioni | Azioni automatiche basate su eventi, segmentazione dei contatti, ramificazioni all’interno dei Flows | SE un contatto riceve l’etichetta “Lead Caldo”, ALLORA avvia il Flow di programmazione della demo |
| Macro | Eseguire un insieme di azioni predefinite con un clic | Velocizzare attività ripetitive durante l’assistenza, come inviare un saluto, aggiungere un’etichetta e spostare la card nel Kanban | Con una scorciatoia, inviare “Ciao, come posso aiutarti?”, applicare l’etichetta “Supporto” e assegnare la conversazione al team tecnico |
| Flows | Creare percorsi interattivi e processi con più passaggi | Chatbot di qualificazione, sondaggi di soddisfazione, onboarding dei clienti, qualsiasi flusso che richieda interazione con l’utente | Un chatbot che chiede il motivo del contatto e, in base alla risposta, indirizza a vendite o supporto |
| Webhook | Inviare notifiche HTTP a URL esterni quando si verificano eventi | Integrare Papo con CRM, ERP, fogli di calcolo o strumenti di automazione come n8n | Inviare i dati di un nuovo lead al CRM aziendale non appena viene creato in Papo |
Cosa sono le Regole in Papo?
Le Regole sono il motore logico della piattaforma. Funzionano con la struttura “se-allora”: definisci una condizione (il “se”) e un’azione (l’“allora”), e il sistema esegue automaticamente ogni volta che la condizione viene soddisfatta. Le Regole non sono uno strumento isolato, ma compaiono in tre contesti principali:
- All’interno di un Flow: per creare ramificazioni. Esempio: “SE la risposta del contatto contiene la parola ‘prezzo’, ALLORA invia la tabella dei prezzi”.
- Come trigger di automazione: per avviare un Flow o una Sequenza. Esempio: “SE un contatto riceve l’etichetta ‘Lead Qualificato’, ALLORA avvia il Flow di programmazione”.
- Nella creazione di Segmenti: per filtrare i contatti in base agli attributi. Esempio: “Contatti il cui attributo ‘Piano’ è uguale a ‘Pro’”.
Usa le Regole quando hai bisogno di azioni automatiche immediate, senza interazione con l’utente, o per segmentare dinamicamente la tua base contatti.
Cosa sono le Macro in Papo?
Le Macro sono scorciatoie che eseguono una sequenza di azioni preconfigurate in una conversazione con un solo clic o comando da tastiera. Sono state create per eliminare le attività ripetitive durante l’assistenza, come inviare lo stesso messaggio di saluto, applicare etichette, spostare la card nel Kanban o assegnare la conversazione a un team specifico.
Ad esempio, puoi creare una macro chiamata “Benvenuto VIP” che, quando attivata, invia il messaggio “Ciao, benvenuto!”, aggiunge l’etichetta “Cliente VIP” e trasferisce la conversazione al team di assistenza premium. Le Macro sono ideali per standardizzare le risposte e garantire che nessun passaggio del processo venga dimenticato, soprattutto in operazioni con un alto volume di conversazioni.
Cosa sono i Flows in Papo?
I Flows sono lo strumento di automazione più versatile di Papo. Tramite un editor visuale, costruisci percorsi completi per il contatto, passo dopo passo. Ogni fase è un “nodo” che può essere un messaggio, una domanda, un’azione (come aggiungere un’etichetta o aggiornare un attributo) o una condizione.
A differenza delle Regole e delle Macro, i Flows consentono l’interazione con l’utente: il contatto risponde e il flusso prende decisioni in base a queste risposte. Sono perfetti per creare chatbot di qualificazione dei lead, sondaggi di soddisfazione (CSAT/NPS), processi di onboarding e qualsiasi scenario che richieda una conversazione guidata.
Per accelerare la creazione, Papo offre una Libreria di Flows con template pronti per i casi d’uso più comuni. Basta installare il template, personalizzare i messaggi e attivare.
Cosa sono i Webhook in Papo?
I Webhook sono notifiche HTTP che Papo invia a un URL esterno quando determinati eventi si verificano nella piattaforma. Sono il ponte per integrare Papo con altri sistemi, come CRM, ERP, fogli di calcolo o strumenti di automazione (es.: n8n, Zapier).
Ad esempio, puoi configurare un webhook affinché, ogni volta che viene creato un nuovo contatto, Papo invii automaticamente i dati (nome, telefono, e-mail) al tuo CRM. Oppure, quando una card viene spostata nella colonna “Vinto” nel Kanban, un webhook invii una notifica allo Slack del team. I Webhook sono ideali quando hai bisogno che Papo “dialoghi” con altri strumenti in tempo reale, senza intervento manuale.
Come scegliere lo strumento giusto?
La decisione dipende dal tipo di azione che desideri automatizzare. Usa la guida rapida qui sotto:
- Hai bisogno di un’azione puntuale e immediata, senza interazione? → Regole o Macro. Se l’azione dipende da un evento (es.: etichetta aggiunta), usa le Regole. Se vuoi una scorciatoia per eseguire più azioni manuali in una volta, usa le Macro.
- Hai bisogno di una conversazione interattiva con il cliente? → Flows. Consentono di acquisire risposte e ramificare l’assistenza.
- Hai bisogno di inviare dati da Papo a un altro sistema automaticamente? → Webhook. Sono il canale di uscita per integrazioni esterne.
In pratica, questi strumenti lavorano insieme. Una Regola può attivare un Flow, che a sua volta usa un Webhook per inviare dati a un CRM. Un operatore può usare una Macro all’interno di una conversazione già guidata da un Flow. La combinazione permette di automatizzare dall’archiviazione delle conversazioni fino a percorsi completi di vendita e post-vendita.
Domande Frequenti (FAQ)
Posso usare una Regola senza un Flow?
Sì. Molte Regole eseguono azioni dirette, come applicare un’etichetta, archiviare una conversazione o inviare una notifica, senza bisogno di un Flow.
Macro e Regole sono la stessa cosa?
No. Le Macro vengono attivate manualmente da un operatore durante una conversazione, mentre le Regole sono automatiche e si attivano in base a eventi, senza intervento umano.
Devo saper programmare per usare i Webhook?
No. La configurazione dei Webhook in Papo si effettua dal pannello, indicando l’URL di destinazione e selezionando gli eventi. L’implementazione del ricevente (il sistema che riceve i dati) può richiedere conoscenze tecniche, ma l’invio da Papo è semplice.
Posso usare un Flow per inviare una sequenza di messaggi nel tempo?
Sì, ma per cadenze lineari con intervalli fissi (es.: follow-up di 5 messaggi in 2 giorni), Papo offre anche le Sequenze, ottimizzate per questo tipo di comunicazione. I Flows sono più adatti quando ci sono interazione e ramificazioni.
Quante Macro posso creare nel mio account?
La piattaforma permette di creare più Macro, senza un limite rigido dichiarato. Per dettagli aggiornati, consulta la documentazione ufficiale o il pannello di Papo.
I Webhook di Papo funzionano con qualsiasi strumento esterno?
Sì, purché lo strumento esterno disponga di un URL in grado di ricevere richieste HTTP (webhook ricevente). Strumenti come n8n, Zapier, Make e CRM con supporto ai webhook sono compatibili.
Leggi anche
- Come usare le macro in Papo per applicare azioni rapide nelle conversazioni
- Come usare l’API di Papo per gestire i Flows di automazione
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