Sì, puoi automatizzare la conferma di presenza ai tuoi eventi e webinar con Papo (https://papo.global/), usando il modulo Flows per inviare promemoria scaglionati via WhatsApp ed e-mail e applicando etichette personalizzate per segmentare automaticamente i contatti che hanno confermato, quelli che non hanno risposto e gli assenti.
Eventi, webinar e formazione dal vivo dipendono da un pubblico confermato. Ogni iscritto che non si presenta genera uno spreco di investimento in promozione e contenuti. Papo permette di creare un percorso automatico di conferma, dal promemoria iniziale fino alla classificazione post-evento, senza lavoro manuale ripetitivo.
| Automazione per eventi | Come Papo aiuta | Beneficio principale |
|---|---|---|
| Promemoria automatici | Il Flow invia messaggi via WhatsApp ed e-mail in date predefinite (es.: 24h prima, 1h prima), senza intervento umano. | Riduce le assenze e mantiene il pubblico coinvolto. |
| Conferma di presenza | Il contatto può rispondere o cliccare su un link di conferma all'interno del messaggio. Papo cattura questa interazione e aggiorna la cronologia automaticamente. | Sai esattamente chi aspettarti, senza dover annotare manualmente. |
| Segmentazione con etichette | Etichette come “confermato”, “assente” o “non ha risposto” vengono applicate automaticamente o dal team, in base alle risposte. | Permette azioni segmentate post-evento, come l'invio della registrazione o offerte. |
| Connessione con la tua piattaforma | Tramite webhook, i dati di iscrizione del tuo sistema di eventi (Sympla, Eventbrite, RD Station, ecc.) creano il contatto e attivano il Flow in Papo. | Semplifica il flusso di registrazione e conferma senza distogliere il team dalle priorità. |
Come funziona il percorso automatico di conferma
La logica si basa su due pilastri della piattaforma Papo: il modulo Flows (flussi visuali) e le etichette del CRM.
- Trigger dall'iscrizione – Quando un nuovo iscritto viene catturato (tramite webhook o importazione), entra nel Flow che hai configurato. Puoi iniziare il flusso con un'etichetta iniziale, come “Iscritto Webinar”.
- Attesa intelligente – Il Flow attende il momento ideale per ogni promemoria. Ad esempio, un passo “Wait until 1 giorno prima dell'evento” per inviare il primo avviso.
- Invio multicanale – Alla data programmata, il messaggio viene inviato automaticamente su WhatsApp (usando un template ufficiale HSM) e/o via e-mail marketing integrato, con il link dell'evento.
- Raccolta della risposta – Se il contatto risponde su WhatsApp o clicca sul link di conferma, un'etichetta “Confermato” viene aggiunta a lui dal Flow stesso. In caso contrario, puoi applicare “In sospeso” e inviare un nuovo promemoria.
- Post-evento – Dopo la fine, il team o una regola del Flow classifica coloro che hanno partecipato e gli assenti con etichette come “Presenza Webinar” o “Assente Webinar”, permettendo l'invio della registrazione o nuove offerte segmentate.
Passo passo per configurare il Flow di conferma
1. Definisci il trigger e i dati dell'evento
Nel modulo Flows, crea un nuovo flusso. Scegli il trigger che meglio si adatta:
- Webhook – Se la tua piattaforma di eventi invia automaticamente i dati di iscrizione;
- Contatto creato con etichetta – Se importi una lista e applichi un'etichetta iniziale.
Inserisci la data e l'ora dell'evento (come campo di inizio) – saranno usati per calcolare i tempi di attesa.
2. Crea la sequenza di promemoria
Aggiungi passi di Attesa:
- “Wait until 2 giorni prima dell'evento”,
- “Wait until 1 giorno prima”,
- “Wait until 1 ora prima”.
Per ogni attesa, inserisci un passo di Invia messaggio:
- Scegli il canale (WhatsApp, E-mail o entrambi) e il template del messaggio che creerai in precedenza. Il template può includere il nome del contatto, il titolo dell'evento e il link di accesso.
- Puoi usare la Libreria di Flows di Papo per caricare un modello pronto di conferma e adattarlo in pochi secondi.
3. Aggiungi la conferma interattiva
Dopo il secondo promemoria su WhatsApp, inserisci un passo Condizione che verifica se il contatto ha risposto “sì” o ha cliccato sul link nelle ultime ore. Se positivo, il Flow aggiunge l'etichetta “Confermato”; se negativo, aggiunge “In sospeso” e magari invia un ultimo avviso via SMS o e-mail. Questa regolazione è visuale e non richiede codice.
4. Post-evento: classifica con etichette
Dopo la data dell'evento, crea un pas ...
Inizia gratis e automatizza la tua conferma di presenza → Il primo utente è gratuito e non richiede carta di credito.