Papo Global CRM Kanban hakkında her şey

Papo Global Eğitimi – CRM ve Müşteri Hizmetleri Merkezi

Eğitimin hedefleri

• Tüm kanalları ve müşteri verilerini merkezileştirmek.

• Potansiyel müşterileri, kişileri, şirketleri, fırsatları, görevleri ve notları düzenlemek.

• Satış hunisinin aşamalarına göre sınıflandırmaları ve mesajları otomatikleştirmek.

Videoda vurgulanan temel ilkeler: merkezileştirme, düzen ve otomasyon.

Ön koşullar

1. Çalışma alanı/organizasyon için yönetici yetkisiyle Papo Global erişimi.

2. CRM modülüne erişim.

3. (İsteğe bağlı) Takvim ve E-posta bağlamak için bir Google hesabı.

Genel bakış (neler göreceksiniz)

• Çok temsilcili müşteri hizmetleri merkezi: tüm gelen kutularını tek bir yerde toplar.

• CRM: temel nesneler (Kişiler, Şirketler, Fırsatlar, Görevler, Notlar) + özel nesneler.

• Etiketler ve aşamalarla birlikte Kanban veya Tablo görünümünde satış hunisi.

• Kartları sütunlar arasında taşırken çalışan webhook'lar ve otomatik mesajlar.

• İş akışları (ör.: bir potansiyel müşteri elle eklendiğinde form göndermek ve Şirket/Kişi oluşturmak).

• Yapay zekâ ile Takvim/Otomatik randevu ve Google Takvim entegrasyonu.

• Üyeler ve Roller (Yönetici ve Üye) ile bağlantı veya e-posta üzerinden davetler.

Adım adım

1) Çok temsilcili müşteri hizmetleri merkezi

1. Çok temsilcili müşteri hizmetleri merkezini açın.

2. Gelen kutularınızı ekleyin/yönetin (ör.: kullandığınız kanallar).

3. Her şeyin aynı panelde göründüğünü doğrulayın; böylece hizmeti ve geçmişi merkezileştirirsiniz.

Fayda: konuşmaları dağıtmak ve CRM'i beslemek için tek bir görünüm.

2) CRM yapısı

1. CRM'i açın → Kişiler, Şirketler, Fırsatlar, Görevler, Notlar nesnelerini inceleyin.

2. Gerekirse ek nesneler oluşturmak için Veri Modeli'ne gidin (ör.: Anketler).

3. Alanları sürecinize göre ayarlayın. Alanları gösterebilir/gizleyebilir ve yeniden sıralayabilirsiniz.

İpucu: Yeniden iş yapmamak için alan ve aşama adlarını en baştan belirleyin.

3) Potansiyel müşteri nitelendirme (yapay zekâ veya manuel)

1. CRM'de, potansiyel müşterilerinizi otomatik olarak kategorize etmek için Yapay Zekâ'yı etkinleştirin (ör.: sıcak müşterileri belirlemek).

2. Alternatif olarak kategorizasyonu elle yapın.

3. Bağlamı işaretlemek için Etiketler kullanın (kaynak, öncelik, persona, aşama vb.).

Önemli: Etiketleri/aşamaları tutarlı tutun; videoda belirtildiği gibi bazı değerlerin hunide kullanılan adlarla birebir aynı olması gerekir ("aynı hashtag sütunun değeridir").

4) Kanban (veya Tablo) görünümünde huni

1. Fırsatlar modülünde Kanban veya Tablo görünümünü seçin.

2. Sürecinizdeki ilerlemeyi yansıtmak için kartları soldan sağa sürükleyin.

3. Kart taşındığında gönderilecek metni/mesajı yapılandırın (bkz. Adım 5 – Webhook).

Yaygın uygulama: Yeni → İletişime Geçildi → Teklif → Kapanış; adları kendi aşamalarınıza göre uyarlayın.

5) Aşama değişiminde otomasyon (Kanban Genel Webhook'u)

Amaç: bir kartı sonraki sütuna taşıdığınızda otomatik bir mesaj göndermek ve verileri güncellemek.

1. Kanban ekranında sağlanan Genel Webhook'u kopyalayın.

2. CRM → Ayarlar → Webhook bölümüne gidin.

3. Oluştur'a tıklayın (zaten bir tane olsa bile test için örnek bir tane oluşturun) ve webhook URL'sini yapıştırın.

4. Aşama değişimiyle ilgili olayı tanımlayın (kart sürüklendiğinde).

5. Kart ilerlediğinde gönderilecek önceden tanımlı mesajı yapılandırın.

6. Webhook'ta kullanılan değerlerin/hashtag'lerin Kanban'ınızdaki sütun adlarıyla birebir eşleştiğinden emin olun.

7. Kaydedin ve bir kartı soldan sağa taşıyarak test edin; mesaj gönderilmelidir.

Tetiklenmiyorsa: URL'yi, seçilen olayı, izinleri ve sütun/hashtag değerinin Kanban'dakiyle %100 aynı olup olmadığını kontrol edin.

6) Görünür alanlar ve kullanışlı kısayollar

1. Fırsatlardaki görünür alanları özelleştirin (ör.: sizin için anlamlı değilse Şirket veya Kapanış Tarihi alanını kaldırın).

2. Gizli Alanlar bölümünde "Sohbet Bağlantısı" gibi bir kısayol alanı ekleyin.

3. Sonuç: tıkladığınızda o potansiyel müşteriyle/müşteriyle ilgili sohbet anında açılır.

7) Sürekli kampanyalar ve öncelik

1. Müşteri kazanımı ve besleme için kampanyalarınızı 7/24 çalışır durumda tutun.

2. Yapay zekâ + etiketlerle kimin sıcak olduğunu belirleyin ve iletişimde önceliklendirin.

3. Satış ekibini, sonraki adımları net gösteren görünümler/filtrelerle yönlendirin.

8) Görevler, ekler ve bildirimler

1. Görevler bölümünde Görev Ekle'ye tıklayın (ör.: Toplantı).

2. Bir sorumlu atayın (ör.: Marcos). Sorumlu kişi bir bildirim alır.

3. Görevle ilgili dosyaları ekleyin.

4. Görevler'de vadesi gelen, tamamlanan ve bekleyen işleri takip edin.

5. Öğrenilenleri ve kararları kaydetmek için Notlar'ı kullanın.

9) Takvim ve yapay zekâ ile otomatik randevu

1. Şirketler modülünde (ve/veya sistem takviminde) Google Takviminizi bağlayın.

2. Yapay zekâ ile otomatik randevuyu etkinleştirin (sistem saatleri otomatik olarak önerir ve ayırır).

3. Takvim bağlandığında randevular CRM'de otomatik olarak görünür.

Bağlantı sırasında Google hesabınıza erişim izni vermeyi unutmayın.

10) İş akışları (videodaki pratik örnek)

Gösterilene benzer bir akış oluşturun:

1. Tetikleyici: yeni manuel potansiyel müşteri.

2. Eylem: potansiyel müşteriye form gönder.

3. Eylem: bu potansiyel müşteri için Şirket oluştur.

4. Eylem: Şirkete bağlı Kişi oluştur.

5. Sonraki adımları operasyonunuza göre ayarlayın (teklif gönderimi, görevler vb.).

Bunu gösterildiği gibi İş akışları üzerinden ve/veya API ile n8n kullanarak yönetebilirsiniz.

11) Profil ve Deneyim ayarları

1. Profil bölümünde fotoğraf, ad, e-posta ve şifrenizi güncelleyin.

2. Deneyim bölümünde temayı (açık/koyu), saat dilimini ve dili ayarlayın.

12) Hesaplar ve e-posta

1. Hesaplar bölümünde Google ile giriş yapın.

2. Mesajların doğrudan sisteme düşmesi için e-posta bağlantısını tamamlayın.

13) Üyeler, roller ve izinler

1. Üyeler bölümünde Davet Et'e tıklayarak bir davet bağlantısı oluşturun veya e-posta ile gönderin.

2. Rolleri belirleyin: Yönetici (geniş erişim) veya Üye (kısıtlı erişim).

3. Her profilin neleri yapabileceğine veya yapamayacağına dair kuralları/izinleri ayarlayın.

İyi uygulamalar

• Kanban sütunlarını/aşamalarını dikkatle adlandırın ve standartlaştırın.

• Etiketleri kısa ve tutarlı tutun (kaynak, segment, öncelik, aşama).

• Canlıya geçmeden önce webhook'ları örnek bir ortamda test edin.

• Kısayollar (ör.: sohbeti açmak) ve yardımcı veriler için gizli alanları kullanın.

• Kampanyaları sürekli açık tutun ve hızlı aksiyon için sıcak potansiyel müşterileri filtreleyin.

• Eksiksiz bir geçmiş için tüm iletişimi Papo'da toplayın.

Sorun giderme (hızlı SSS)

Kanban'da kart taşınınca mesaj gönderilmiyor mu?

• Webhook URL'sini, olayı ve izinleri kontrol edin.

• Aşamanın değerinin/hashtag'inin sütun adıyla aynı olduğunu doğrulayın.

Etiket doğru kategorize etmiyor mu?

• Yazımı ve büyük/küçük harfleri kontrol edin. Huninin standardıyla uyumlu hale getirin.

Takvim senkronize olmuyor mu?

• Google Takvim bağlantısını yeniden kurun ve izinlerin verildiğinden emin olun.

Sorumlu kişi görev bildirimini almadı mı?

• Sorumluyu, kayıtlı e-postayı ve rolün izinlerini kontrol edin.

E-postalar CRM'de görünmüyor mu?

• Hesaplar bölümünde yeniden Google ile giriş yapın ve erişim izinlerini gözden geçirin.

Uygulama kontrol listesi

Video haritası (hızlı başvuru için)

• 00:00–00:40 Giriş ve gösterilecek konulara genel bakış.

• 00:42–01:00 Çok temsilcili müşteri hizmetleri merkezi (birleşik gelen kutuları).

• 01:03–01:43 CRM ve kategorizasyon (yapay zekâ veya manuel).

• 03:01–05:29 Kanban + Genel Webhook + taşırken otomatik mesaj.

• 06:00–06:29 7/24 kampanyalar, sıcak potansiyel müşteriler ve süreç görünümü.

• 09:02–09:41 Görünür/gizli alanlar; "Sohbet Bağlantısı" kısayolu.

• 12:09–12:46 Görevler (oluşturma, sorumlu, ekler) + Notlar.

• 14:39–15:16 Şirketler: e-postalar ve Takvim.

• 15:01–15:11 Yapay zekâ ile otomatik randevu + Google Takvim bağlama.

• 16:11–16:29 İş akışları (manuel potansiyel müşteri → form → Şirket → Kişi).

• 17:02–17:20 Profil/Deneyim (tema, saat dilimi, dil).

• 17:26–17:37 Hesaplar: e-postalar için Google bağlantısı.

• 18:03–18:51 Üyeler: bağlantı/e-posta ile davet; Roller ve izinler.

• 21:03–21:17 Kapanış ve temel ilkeler: Merkezileştirme, Düzen, Otomasyon.

Sonuç

Bu adımlarla videodaki akışı birebir dokümantasyon biçiminde yeniden oluşturursunuz: merkezi müşteri hizmetlerinden huni otomasyonuna kadar; görevler, notlar, takvim, iş akışları ve ekip yönetimi dahil. Satış sürecinizde öngörülebilirlik ve ölçeklenebilirlik elde etmek için adları/aşamaları kendi kurallarınıza göre uyarlayın ve etiketleri standartlaştırın.

Papo Global'de ücretsiz başlayın →

İlk kullanıcı 0 $, kredi kartı gerekmez. Daha fazlası için papo.global.