Totul despre CRM-ul Kanban din Papo Global

Tutorial Papo Global – CRM și centru de asistență

Obiectivele tutorialului

• Centralizarea tuturor canalelor și a datelor despre clienți.

• Organizarea lead-urilor, persoanelor, companiilor, oportunităților, sarcinilor și notițelor.

• Automatizarea clasificărilor și a mesajelor în funcție de etapele pâlniei de vânzări.

Pilonii subliniați în video: centralizare, organizare și automatizare.

Cerințe preliminare

1. Acces la Papo Global cu permisiune de administrator al spațiului/organizației.

2. Acces la modulul CRM.

3. (Opțional) Un cont Google pentru a conecta Calendarul și E-mailul.

Prezentare generală (ce vei vedea)

• Centru de asistență multi-agent: reunește toate inbox-urile într-un singur loc.

• CRM: obiecte principale (Persoane, Companii, Oportunități, Sarcini, Notițe) + obiecte personalizate.

• Pâlnie în vizualizare Kanban sau Tabel, cu etichete și etape.

• Webhook-uri și mesaje automate la mutarea cardurilor între coloane.

• Workflow-uri (ex.: când un lead este adăugat manual, se trimite un formular și se creează Companie/Persoană).

• Calendar/Auto-programare cu IA și integrare cu Google Calendar.

• Membri și Roluri (Admin vs. Membru) și invitații prin link sau e-mail.

Pas cu pas

1) Centru de asistență multi-agent

1. Accesează Centrul de asistență multi-agent.

2. Adaugă/gestionează inbox-urile (ex.: canalele pe care le folosești).

3. Verifică dacă totul apare în același panou – astfel centralizezi asistența și istoricul.

Beneficiu: o singură vizualizare pentru a distribui conversațiile și a alimenta CRM-ul.

2) Structura CRM-ului

1. Deschide CRM → verifică obiectele Persoane, Companii, Oportunități, Sarcini, Notițe.

2. Mergi la Model de date pentru a crea obiecte suplimentare, dacă este nevoie (ex.: Sondaje).

3. Ajustează câmpurile după procesul tău. Poți afișa/ascunde și reordona câmpurile.

Sfat: stabilește de la început denumirile câmpurilor și ale etapelor ca să eviți munca refăcută.

3) Calificarea lead-urilor (IA sau manual)

1. În CRM, activează Inteligența Artificială pentru a categoriza automat lead-urile (ex.: identificarea clienților fierbinți).

2. Alternativ, fă categorizarea manual.

3. Folosește Etichete pentru a marca contextul (sursă, prioritate, persona, etapă etc.).

Important: păstrează consecvența etichetelor/etapelor – așa cum se spune în video, anumite valori trebuie să fie exact la fel ca denumirile folosite în pâlnie („același hashtag este valoarea coloanei”).

4) Pâlnia în Kanban (sau Tabel)

1. În modulul Oportunități, alege vizualizarea Kanban sau Tabel.

2. Trage cardurile de la stânga la dreapta pentru a reflecta progresul în procesul tău.

3. Configurează textul/mesajul care trebuie trimis când cardul este mutat (vezi Pasul 5 – Webhook).

Practică obișnuită: Nou → Contactat → Ofertă → Închidere, adaptând denumirile la etapele tale.

5) Automatizare la schimbarea etapei (Webhook general al Kanban-ului)

Obiectiv: când muți un card în coloana următoare, trimiți un mesaj automat și actualizezi datele.

1. Pe ecranul Kanban, copiază Webhook-ul general furnizat.

2. Mergi la CRM → Setări → Webhook.

3. Dă clic pe Creează (chiar dacă există deja unul, creează unul de test) și lipește URL-ul webhook-ului.

4. Definește evenimentul legat de mutarea între etape (când cardul este tras).

5. Configurează mesajul predefinit care trebuie trimis când cardul avansează.

6. Asigură-te că valorile/hashtag-urile folosite în webhook corespund exact cu denumirile coloanelor din Kanban.

7. Salvează și testează mutând un card de la stânga la dreapta – mesajul trebuie să fie trimis.

Dacă nu se declanșează: verifică URL-ul, evenimentul ales, permisiunile și dacă valoarea coloanei/hashtag-ului este 100% identică cu cea din Kanban.

6) Câmpuri vizibile și scurtături utile

1. Personalizează câmpurile vizibile din Oportunități (ex.: elimină Companie sau Data închiderii dacă nu au sens pentru tine).

2. În Câmpuri ascunse, adaugă un câmp scurtătură precum „Link către chat”.

3. Rezultat: cu un clic, deschizi instantaneu chatul asociat acelui lead/client.

7) Campanii continue și prioritate

1. Lasă campaniile să ruleze 24/7 pentru atragere și nurturing.

2. Cu IA + etichete, identifică cine este fierbinte și prioritizează contactul.

3. Ghidează echipa de vânzări cu vizualizări/filtre care arată clar pașii următori.

8) Sarcini, atașamente și notificări

1. În Sarcini, dă clic pe Adaugă sarcină (ex.: Ședință).

2. Atribuie un responsabil (ex.: Marcos). Responsabilul primește o notificare.

3. Atașează fișierele relevante pentru sarcină.

4. Urmărește în Sarcini ce este scadent, finalizat și în așteptare.

5. Folosește Notițele pentru a consemna lecții învățate și decizii.

9) Calendar și auto-programare cu IA

1. În modulul Companii (și/sau în calendarul sistemului), conectează Google Calendar.

2. Activează Auto-programarea cu IA (sistemul sugerează și rezervă automat intervale orare).

3. Cu Calendarul conectat, programările apar automat în CRM.

Nu uita să autorizezi accesul la contul Google în timpul conectării.

10) Workflow-uri (exemplu practic din video)

Creează un flux ca cel prezentat:

1. Declanșator: lead manual nou.

2. Acțiune: trimite un formular lead-ului.

3. Acțiune: creează o Companie pentru acest lead.

4. Acțiune: creează o Persoană asociată Companiei.

5. Ajustează pașii următori după operațiunea ta (trimiterea ofertei, sarcini etc.).

Poți orchestra acest lucru prin Workflow-uri și/sau folosind n8n prin API, așa cum s-a arătat.

11) Setări de Profil și Experiență

1. În Profil, actualizează fotografia, numele, e-mailul și parola.

2. În Experiență, ajustează tema (luminoasă/întunecată), fusul orar și limba.

12) Conturi și e-mail

1. În Conturi, autentifică-te cu Google.

2. Finalizează conectarea e-mailului pentru ca mesajele să ajungă direct în sistem.

13) Membri, roluri și permisiuni

1. În Membri, dă clic pe Invită pentru a genera un link de invitație sau a-l trimite prin e-mail.

2. Definește Rolurile: Administrator (acces larg) sau Membru (acces restricționat).

3. Ajustează regulile/permisiunile privind ce poate sau nu poate face fiecare profil.

Bune practici

• Denumește cu grijă coloanele/etapele din Kanban și standardizează-le.

• Păstrează etichete scurte și consecvente (sursă, segment, prioritate, etapă).

• Testează webhook-urile într-un mediu de test înainte de a trece în producție.

• Folosește câmpurile ascunse pentru scurtături (ex.: deschiderea chatului) și date auxiliare.

• Ține campaniile mereu active și filtrează lead-urile fierbinți pentru acțiune rapidă.

• Centralizează toată comunicarea în Papo pentru un istoric complet.

Depanare (FAQ rapid)

Mesajul nu se trimite când muți cardul în Kanban?

• Verifică URL-ul webhook-ului, evenimentul și permisiunile.

• Confirmă că valoarea/hashtag-ul etapei este identic cu numele coloanei.

Eticheta nu categorizează corect?

• Verifică ortografia și majusculele/minusculele. Aliniaz-o la standardul pâlniei.

Calendarul nu se sincronizează?

• Reconectează Google Calendar și asigură-te că permisiunile sunt acordate.

Responsabilul nu a primit notificarea sarcinii?

• Verifică responsabilul, e-mailul înregistrat și permisiunile rolului.

E-mailurile nu apar în CRM?

• Autentifică-te din nou cu Google în Conturi și verifică autorizațiile de acces.

Checklist de implementare

Harta videoclipului (pentru consultare rapidă)

• 00:00–00:40 Introducere și prezentare generală a ceea ce va fi arătat.

• 00:42–01:00 Centru de asistență multi-agent (inbox-uri unificate).

• 01:03–01:43 CRM și categorizare (IA sau manual).

• 03:01–05:29 Kanban + Webhook general + mesaj automat la mutare.

• 06:00–06:29 Campanii 24/7, lead-uri fierbinți și imaginea procesului.

• 09:02–09:41 Câmpuri vizibile/ascunse; scurtătura „Link către chat”.

• 12:09–12:46 Sarcini (creare, responsabil, atașamente) + Notițe.

• 14:39–15:16 Companii: e-mailuri și Calendar.

• 15:01–15:11 Auto-programare cu IA + conectarea Google Calendar.

• 16:11–16:29 Workflow-uri (lead manual → formular → Companie → Persoană).

• 17:02–17:20 Profil/Experiență (temă, fus orar, limbă).

• 17:26–17:37 Conturi: conectare Google pentru e-mailuri.

• 18:03–18:51 Membri: invitație prin link/e-mail; Roluri și permisiuni.

• 21:03–21:17 Încheiere și piloni: Centralizare, Organizare, Automatizare.

Concluzie

Cu acești pași reproduci exact fluxul din video în format de documentație: de la asistența centralizată la automatizarea pâlniei, trecând prin sarcini, notițe, calendar, workflow-uri și gestionarea echipei. Adaptează denumirile/etapele la regulile tale și standardizează etichetele pentru a obține predictibilitate și scalabilitate în procesul de vânzări.

Începe gratuit pe Papo Global →

Primul utilizator 0 $, fără card. Află mai multe pe papo.global.