Benutzerdefinierte Rollen sind ein wichtiges Werkzeug für Kontoadministratoren, die gezielte Zugriffsebenen für ihre Agenten festlegen möchten – so sieht jeder Agent nur die Module und Konversationen, die für seine Aufgaben relevant sind.
Schritt für Schritt: eine benutzerdefinierte Rolle erstellen
1. Einstellungen öffnen
Gehen Sie in der linken Seitenleiste zum Bereich „Einstellungen“.
2. Benutzerdefinierte Rollen auswählen
Scrollen Sie in den Einstellungen nach unten und klicken Sie auf „Custom Roles“ (benutzerdefinierte Rollen; die Oberfläche zeigt diesen Menüpunkt auf Englisch).
3. Neue benutzerdefinierte Rolle hinzufügen
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Add custom role“, um eine neue Rolle anzulegen.
4. Name und Beschreibung festlegen
- Name: Geben Sie einen Namen für die Rolle ein, zum Beispiel „Nur Vertrieb“.
- Beschreibung: Fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu, die den Zweck der Rolle erklärt.
5. Berechtigungen für Konversationen festlegen
In diesem Abschnitt legen Sie die Berechtigungen für Konversationen fest. Sie können dem Agenten zum Beispiel erlauben:
- Ihm zugewiesene Konversationen zu verwalten.
- Kontakte zu verwalten.
- Berichte zu verwalten.
6. Zugängliche Module auswählen
Wählen Sie, auf welche Module der Agent zugreifen darf. Beispiele für auswählbare Module (so auf dem Bildschirm angezeigt):
- Kanban
- Email Marketing
- Flows / Chatbot
- Projects (Projekte)
- Internal Chat (interner Chat)
7. Anrufberechtigungen festlegen (optional)
Entscheiden Sie, ob der Agent Anrufe (zum Beispiel über WappUp oder PapCall) oder WhatsApp-Anrufe empfangen darf. Wenn der Agent keine Anrufe erhalten soll, lassen Sie diese Optionen deaktiviert.
8. Benutzerdefinierte Rolle speichern
Nachdem Sie alle Berechtigungen und Module konfiguriert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche zum Speichern. Die benutzerdefinierte Rolle wird der Liste hinzugefügt.
9. Rolle den Agenten zuweisen
Sobald die benutzerdefinierte Rolle erstellt und gespeichert ist, können Sie sie den gewünschten Agenten zuweisen, damit diese die festgelegten Zugriffsebenen erhalten. Gehen Sie dazu in der Seitenleiste zum Bereich „Agenten“ und nehmen Sie die Zuweisung vor.
Das Wichtigste in Kürze
- Mit benutzerdefinierten Rollen legen Sie gezielte Zugriffsebenen für verschiedene Arten von Agenten fest.
- Sie können den Zugriff auf Konversationen (zugewiesene, Kontakte, Berichte) und auf Module (Kanban, Email Marketing, Flows, Projekte, interner Chat usw.) steuern.
- Sie entscheiden, ob Agenten Anrufe empfangen dürfen oder nicht.
- Nach dem Erstellen müssen die Rollen den Agenten im Bereich „Agenten“ zugewiesen werden.
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